Dostęp on-line i praca w chmurze w kliku słowach wyjaśnienia
Praca w chmurze, dostęp on-line – co to tak naprawdę jest? W ten sposób określa się współpracę, np. z księgowym, kiedy odpowiednie informacje są dostępne zdalnie, po zalogowaniu się poprzez przeglądarkę internetową do serwisu. Ma to wiele korzyści, główną z nich jest stały dostęp z każdego miejsca i o każdej porze. Jedynym warunkiem jest dostęp do internetu.
W odpowiedzi na potrzeby rynku powstały aplikacje umożliwiające elektroniczną komunikację pomiędzy księgowym a jego klientami. „Programy do komunikacji księgowości i jej klientów dostępne są na rynku od kilku lat, ale w ciągu ostatniego roku zainteresowanie takimi aplikacjami wzrosło niemal 4-krotnie” - mówi Krzysztof Wojtas z firmy produkującej innowacyjne oprogramowanie dla księgowości. Ten trend ma odzwierciedlenie w powstawianiu i rozwoju takich aplikacji.
Co można zrobić w chmurze?
Nasuwa się odpowiedź, że niemal wszystko. Platformy do komunikacji on-line najczęściej zawierają to, co dla przedsiębiorcy jest niezbędne, aby efektywnie i skutecznie rozwijać swoją działalność. Głównymi funkcjami, wykorzystywanymi w pracy on-line są: dostęp do rozliczeń księgowych, raporty i podsumowania, archiwa dokumentów czy program do fakturowania.
Wykorzystanie dostępnych możliwości zależy oczywiście od potrzeb firmy, ale bardzo często przedsiębiorcy, którzy na początku podchodzili z dystansem i korzystali tylko z podstawowych funkcji, np. programu do faktur czy rozliczeń, z biegiem czasu poszerzają zakres. „Najwięcej pytań o nowe funkcjonalności dotyczy raportów i podsumowań, zarówno z części dotyczącej rozliczeń księgowych, jak i dokumentów” - stwierdza Krzysztof Wojtas - „Wynika to ze zwiększenia się świadomości przedsiębiorców i chęci wykorzystania tych możliwości, które daje technologia” - dodaje. Warto też nadmienić, że różnego rodzaju raporty i podsumowania znakomicie sprawdzają się w analizie działalności i są bardzo pomoce w tworzeniu planów rozwoju firmy.
Pakiet wartości dodanych, czyli co zyskujemy dodatkowo
Oprócz bezpośrednich korzyści, które wynikają z tego typu współpracy z księgowością, dostęp on-line ma dodatkowe zyski, które znacząco wpływają na wzrost zainteresowania. Chodzi głównie o oszczędność czasu i wygodę, a także bezpieczeństwo. Są to cechy, które mają wymierny wpływ na prowadzenie działalności.
Wygody tłumaczyć nie trzeba, wszyscy wiemy jak ważny jest komfort pracy i możliwość wglądu w niezbędne informacje wtedy, gdy są one potrzebne. Bez względu na porę dnia czy dzień tygodnia. Czas to pieniądz jak mówi stara maksyma, więc po co tracić go na czekanie aż księgowy prześle skan potrzebnego dokumentu – elektroniczne archiwum z dokumentami księgowymi pozwala znacznie szybkiej go odszukać samodzielnie.
Bardzo ważnym i coraz bardziej docenianym aspektem jest bezpieczeństwo. Z jednej strony dostęp do danych jest szyfrowany kluczem SSL, z drugiej są one zabezpieczone przed zniszczeniem, np. w przypadku zniszczenia papierowego archiwum pozostaje dostęp do wszystkich dokumentów w postaci elektronicznej.
Jak osiągnąć sukces wykorzystując nowoczesne technologie?
Zmiany technologiczne i rozwój systemów informatycznych znacząco wpływają na prowadzenie działalności gospodarczej. Można powiedzieć, że w wielu przypadkach wymuszają na firmach ciągłe wprowadzanie zmian. Warto więc stały rozwój zamienić w swój sukces. Dostęp on-line do danych księgowych pozwala na zyskanie szerszej perspektywy w odniesieniu do prowadzonej działalności. Poza tym związane z nim korzyści umożliwiają optymalizację pracy i zwiększenie zysków. „Nowoczesne firmy są postrzegane jako bardziej konkurencyjne” - podsumowuje Krzysztof Wojtas.
