W organizacji system zarządzania pozwala zwiększyć skuteczność, uruchomić ustawiczne modyfikowanie procesów firmy, poprawić image, zwiększyć zadowolenie klientów, zredukować koszty funkcjonowania, zwiększyć zaangażowanie współpracowników, zlikwidować główne niezgodności, zapewnić odpowiednią jakość przeprowadzanych działań, umożliwić efektywny przepływ informacji oraz uporządkować zarządzanie przedsiębiorstwem.
Wdrożenie i zasięg systemu zarządzania winien być bezwzględnie strategiczną uchwałą całego zarządu. Zatwierdzony w organizacji system musi się udokumentować w formie księgi jakości, procedur i innych dokumentów. Wszystkie dokumenty powinny być opracowane przez biegłych w danej dziedzinie specjalizacji pracowników spółki. Systemy zarządzania przygotowywane są na bazie wymagań podanych w rozmaitych standardach, aczkolwiek częste jest projektowanie sprawnych systemów bez egzekwowania uregulowań zawartych w tych normach.
Systemy zarządzania obejmują w większości wypadków następujące obszary: wymagania ogólne, dokumentacja, zaangażowanie kierownictwa, ukierunkowanie na użytkownika, przegląd systemu jakości, zagwarantowanie zasobów, podnoszenie kompetencji, otoczenie pracy, konstruowanie, zakupy, kontrolowanie, monitorowanie spełnienia wymagań i oczekiwań klienta, bieżące doskonalenie, działania korygujące i prace zapobiegawcze. Polecane jest zastosowanie w zarządzaniu systemów komputerowych, które umożliwiają sprawne zarządzanie organizacją, śledzenie przepływu wiadomości, automatyzację wprowadzania danych, optymalizację zasobów, analizę procesów, redukcję kosztów zadań i synchronizację wszystkich czynności.
Dla potrzeb wydajnego zarządzania pomocne są właściwe informacje, które muszą być pewne, poprawne, obowiązujące a także obiektywne. Analiza to proces przetwarzania powyższych informacji w celu pozyskania praktycznych decyzji. W zależności od rodzaju informacji powinno to pociągać za sobą implementację odpowiednich narzędzi jakości, przykładowo diagram Ishikawy, wykres Pareto-Lorenza, karta kontrolna. Każde główne decyzje w spółce muszą być podejmowane na bazie analizy informacji generowanych z różnych źródeł.
Ustawiczne ulepszanie systemu zarządzania oznacza nieustanne oraz ciągłe działania na rzecz powiększenia zadowolenia końcowego odbiorcy. Dla ciągłego ulepszania procesów systemu zarządzania stosowane są zaprezentowane poniżej metody. Obowiązkowe metody takie jak: audity, przeglądy zarządzania, analizy działań zapobiegawczych i badanie zadowolenia klienta. Metody zalecane dodatkowo, których zastosowanie zależne jest od charakteru oraz potencjału techniczno-ekonomicznego konkretnej spółki, to na przykład: six sigma, Kaizen lub szczupła produkcja. Wynikiem ciągłego doskonalenia jest rozpoczynanie udoskonaleń celem poprawy skuteczności zarządzania, a także funkcjonowania przedsiębiorstwa.
