W obecnej, bardzo trudnej rzeczywistości, wśród coraz większej liczby pracodawców panuje oczekiwanie, iż ich pracownicy będą wykonywać swoją pracę rzetelniej, sumienniej i dokładniej. Wzrasta rola wydajności oraz efektywnego wykorzystania czasu pracy. Znaczenia nabiera więc jego dokładna ewidencja i rejestracja czasu pracy.
W jaki sposób mogą to zrobić przedsiębiorcy działając zgodnie z przepisami obowiązującego prawa? Jak można zwiększyć ochronę w biurowcu oraz równolegle zatroszczyć się o to, żeby zatrudnieni bacznie przestrzegali ustalonego/normatywnego czasu pracy? Rozwiązaniem są nowoczesne technologie biometryczne lub zbliżeniowe, które pozwalają pracodawcom właściwie realizować ciążący na nich obowiązek rzetelnej ewidencji i rejestracji czasu pracy zapewniając przy tym 100% pewność co do tożsamości każdego z użytkowników systemu.
Postęp technologiczny w dziedzinie rejestrowania czasu pracy oraz kontroli dostępu powoduje, iż do lamusa odchodzą stosowane dotychczas w wielu firmach metody, takie jak stosowanie własnoręcznych podpisów, kart papierowych, kart magnetycznych czy kodach PIN. Dotyczy to także metody identyfikacji wizualnej. Metody te nie zapewniają 100% pewności co do tożsamości osoby – nieuprawniona osoba, np. terrorysta, może wszak posłużyć się cudzą kartą lub kodem PIN, w posiadanie których wszedł nielegalnie. W dzisiejszych czasach zapewnienie bezpieczeństwa poprzez ograniczenie dostępu do ważnych stref czy pomieszczeń tylko do grona wyselekcjonowanych osób jest ze wszech miar zasadne.
Problem ten występuje szczególnie w dużych korporacjach i urzędach. Zabezpiecza się albo wejścia do budynku lub na poszczególne kondygnacje. Zabezpiecza się także pomieszczenia szczególnie wrażliwe, jak np. serwerownie, pomieszczenie monitoringu, kasy, księgowość, kadry, archiwum, gabinet Prezesa/Dyrektora itp. Rozwiązaniem jest instalacja prostego lub zaawansowanego elektronicznego biometrycznego lub ewentualnie zbliżeniowego systemu kontroli dostępu na odcisk palca lub karty zbliżeniowe RFID. Zaimplementowane rozwiązanie pozwala na przypisanie określonym osobom uprawnień do poruszania się w uprzednio zdefiniowanych strefach lub do wejścia do określonych pomieszczeń. Uprawnienia te mogą nawet być ograniczone do wybranych godzin. Można np. tak skonfigurować system, by tylko wybrane osoby i to nawet tylko w wybranych godzinach mogły wejść przez zdefiniowane drzwi. Wpływa to niewątpliwe na podniesienie szeroko rozumianego bezpieczeństwa w firmie. A to przekłada się na poczucie bezpieczeństwa pracowników, którzy wiedzą, że podczas ich nieobecności nikt obcy nie dostanie się np. do szatni czy ich pokoju lub warsztatu i nic nie ukradnie. O zabezpieczeniu antyterrorystycznym nie wspominając. Udowodnione jest, iż pracownik mający zagwarantowane poczucie bezpieczeństwa pracuje lepiej i wydajniej.Więcej, należy zaakcentować, że współcześnie rozwiązania biometryczne używa się również w miejscach publicznych. Coraz częściej, zwłaszcza poza terytorium naszego kraju, stosowane są czytniki biometryczne do zabezpieczania boisk, na których odbywają się mecze, jak również miejsc do parkowania, a przede wszystkim portów lotniczych. Nie bez znaczenie jest tu fakt, iż stanowi to współcześnie najbardziej niezawodny i optymalny cenowo sposób na realizację zadań związanych z zagwarantowaniem bezpieczeństwa.
Stosowanie zamka biometrycznego lub dedykowanego rozwiązania kontroli dostępu w powiązaniu z systemem ewidencji obecności zatrudnionych osób i rejestracji czasu pracy w spółkach czy też instytucjach finansowych wiąże się tylko z jednorazowym nakładem pieniężnym. Trzeba podkreślić, że poniesiony wydatek zwraca się bardzo szybko - np. ze względu na wygenerowane poprzez precyzyjne rozliczanie realnego a nie nominalnego czasu pracy oszczędności na osobowym funduszu płac.
Zastosowanie rozwiązania biometrycznego pozwala wygenerować dodatkowe oszczędności dzięki braku konieczności kupowania dodatkowych kart RFID dla nowych pracowników (co szczególnie istotne przy dużej ich rotacji, np. przy pracach sezonowych) i wymianą zagubionych lub zniszczonych identyfikatorów. Nie trzeba też ponosić kosztów zakupu akcesoriów (smycze, etui, itp.), które były nieodzowne, aby możliwe było obsłużenie klasycznych systemów.
Wyeliminowane zostają również możliwe uchybienia czynnika ludzkiego przy identyfikacji wizualnej, co bardzo umożliwia poprawę bezpieczeństwa i - wbrew wszystkiemu - obniża duże koszty choćby naprawy poniesionych strat. Jak to możliwe? Rejestracja czasu pracy, w tym przypadku, wiąże się z wykorzystaniem indywidualnych atrybutów każdej osoby. Mowa o liniach papilarnych, geometrii twarzy lub siatkówce oka. Na skutek tego nie ma możliwości zalogowania się lub też wylogowania się z systemu IT, programu komputerowego lub systemu KD przez nieupoważnionego pracownika. Dalej, taka rejestracja czasu pracy to też doskonała ochrona przed ewentualną nieuczciwością i nierzetelnością zatrudnionych, która może być związana choćby z wydłużaniem przerw czy też zbyt częstym udawaniu się na papierosa. Pracodawca w prosty i szybki sposób może zweryfikować, ile godzin określona osoba spędziła w budynku czy biurze a także, o której godzinie zalogowała się oraz wylogowała z programu komputerowego lub systemu IT. Biometryczne rejestratory czasu pracy lub terminale kontroli dostępu to przyszłość tak dla małych przedsiębiorców jak i dużych korporacji, chcących realnie zwiększyć swój poziom bezpieczeństwa a przy okazji kontrolować koszty zatrudnienia.
Być może właśnie dlatego, coraz więcej firm i przedsiębiorców kładzie nacisk na to rozwiązanie rzetelnie rozliczając i kontrolując czas pracy a jednocześnie podnosząc poziom ochrony. Te dwa komponenty zaś nierozerwalnie wiążą się są z prestiżem i ufnością, jaką obdarowują daną firmę kontrahenci.
