”Dzień dobry. Czy mógłbym rozmawiać z kimś decyzyjnym?”
Ile razy słyszałeś coś takiego w słuchawce? Ja na takie słowa dostaję gęsiej skórki. Według tego samego scenariusza rozmowę przeprowadza wiele firm i nie zdają sobie chyba sprawy z tego ile mogliby osiągnąć gdyby rozmowa zaczęła się w innym stylu i innymi słowami.
Jak więc przeprowadzać rozmowę telefoniczną?
Najpierw określ powód dlaczego dzwonisz. Czy chcesz przedstawić swoją ofertę? Czy chcesz umówić się na spotkanie? Czy chcesz poznać potrzeby klienta?
Jeśli już wiesz po co dzwonisz, przed wykonaniem telefonu pomyśl, kto w danej firmie mógłby się zajmować interesującą Cię sferą działalności.
W dużych firmach sytuacja jest prostsza o tyle, że można np. w Internecie znaleźć informacje na temat struktury organizacyjnej firmy i dowiedzieć się czy istnieje ktoś taki jak kierownik zaopatrzenia, czy dyrektor handlowy. Nie wiemy jednak kto faktycznie podejmuje decyzje odnośnie zakupów. W małych firmach zwykle decyduje szef, ale dobrze przekonać pracownika, który bezpośrednio wykorzystuje (zużywa czy odsprzedaje) Twój produkt, aby on był Twoim „adwokatem” i przekonał swojego szefa.
Rozmowa telefoniczna zaczyna się od powitania i przedstawienia.
Jeśli dzwonisz do sekretariatu firmy przedstaw się wyraźnie, powiedz z jakiej firmy dzwonisz. Twoim celem jest aby sekretarka przełączyła Cię dalej, musisz wzbudzić jej zainteresowanie. Możesz to zrobić sugerując korzyści jakie jej firma osiągnie, jeśli Ty skontaktujesz się z właściwą osobą. Nie pytaj się natomiast, czy używają takiego a nie innego produktu, być może używają substytutu i usłyszysz odpowiedź odmowną, a przecież całkiem możliwe, że przekonałbyś do swojej oferty osobę faktycznie znającą się na temacie.
Poproś od razu o imię i nazwisko oraz stanowisko osoby, z którą zostaniesz połączony.
Jeśli uda Ci się połączyć z osobą potencjalnie zainteresowaną Twoją ofertą (szefem, zaopatrzeniowcem, handlowcem) w ciągu kilku sekund musisz ją przekonać do siebie. Jeszcze raz przedstaw się, powiedz z jakiej firmy dzwonisz oraz czym się Twoja firma zajmuje (to ważne, bo sama nazwa może nic rozmówcy nie mówić) oraz jaki jest cel Twojej rozmowy. Koniecznie wpleć w to przedstawienie nazwisko (a najlepiej imię) lub stanowisko osoby, z którą rozmawiasz. Zmniejszy to dystans między Wami, a więc ułatwi dalszą rozmowę.
Może to zabrzmieć na przykład tak:
„Dzień dobry Panie Adamie, Jan Kowalski z tej strony. Dzwonię z firmy X. Zajmujemy się importem najnowocześniejszych urządzeń biurowych, które znacznie poprawiają komfort pracy i redukują koszty. Chciałbym się z Panem spotkać i przedstawić swoją ofertę przygotowaną specjalnie dla firm handlowych.”
Ważne, abyś przygotowany przez siebie wstęp miał przetrenowany na tyle, aby brzmiał naturalnie. Twój rozmówca ma mieć wrażenie, że dzwonisz specjalnie do niego (a nie że jest to Twój setny telefon).
Dalsze scenariusze...
Dalsza część rozmowy zależy od Twojego rozmówcy.
Może od razu zechcieć się spotkać – wtedy koniecznie umów się na konkretny termin.
Może poprosić Cię o ofertę pocztą lub faksem, wtedy przekonaj go, że rozmowa osobista pomoże Ci pełniej określić potrzeby jego firmy oraz dobrać najlepsze dla niego urządzenia.
Jeśli i to nie poskutkuje, powiedz, że prześlesz mu ofertę oraz że skontaktujesz się z nim w ciągu następnego tygodnia, aby poznać jego zdanie na jej temat.
Jeśli nie będzie zainteresowany i nie zaproponuje Ci przesłania oferty, sam wyjdź z tą inicjatywą. Prześlij mu informacje o swojej firmie i oferowanych przez siebie produktach i również skontaktuj się kilka dni później. Większość klientów potrzebuje czasu aby pozytywnie zareagować na Twoją ofertę.
Następne rozmowy...
Jeśli będziesz rozmawiał po raz kolejny z tą samą osobą, dobrze jeśli nawiążesz do poprzednich telefonów. Wykorzystaj wcześniej zapisane informacje, używając zwrotów: „Ostatnio wspominał Pan o...”, „Tak pamiętam, rozmawialiśmy już o tym i mówił Pan...”. Kilka zapamiętanych faktów da Twojemu rozmówcy poczucie, że jeśli wtedy był wysłuchany, będzie i teraz, a więc jego czas nie jest zmarnowany. Działasz więc profesjonalnie.
Podsumowując – chcąc profesjonalnie rozmawiać przez telefon:
- ustal cel rozmowy i właściwego rozmówcę
- przygotuj sobie powitanie, które zainteresuje Twojego rozmówcę
- brzmij naturalnie – mów spokojnie, niskim głosem, wyraźnie, mów z głowy i reaguj na pytania czy wtrącenia rozmówcy
- słuchaj aktywnie - kilka "aha", czy "tak, ma pan rację" mile widziane
- zapisz sobie wynik rozmowy oraz wszystkie istotne informacje jakie się w niej pojawią (dane osoby z którą rozmawiasz – zawsze możesz poprosić o ponowne powtórzenie nazwiska, stanowisko, potrzeby, itd)
- nie zrażaj się wynikiem pierwszej rozmowy (jeśli był negatywny) i spróbuj za jakiś czas znów wykorzystując informacje, które już masz
- nie wykonuj dwa razy tego samego telefonu do jednej firmy! Pilnuj aby Twój rozmówca nie usłyszał tego samego powitania i nie został potraktowany jako ten z którym rozmawiasz po raz pierwszy. Notuj rozmówców i firmy!
Powodzenia!
Ile razy słyszałeś coś takiego w słuchawce? Ja na takie słowa dostaję gęsiej skórki. Według tego samego scenariusza rozmowę przeprowadza wiele firm i nie zdają sobie chyba sprawy z tego ile mogliby osiągnąć gdyby rozmowa zaczęła się w innym stylu i innymi słowami.
Jak więc przeprowadzać rozmowę telefoniczną?
Najpierw określ powód dlaczego dzwonisz. Czy chcesz przedstawić swoją ofertę? Czy chcesz umówić się na spotkanie? Czy chcesz poznać potrzeby klienta?
Jeśli już wiesz po co dzwonisz, przed wykonaniem telefonu pomyśl, kto w danej firmie mógłby się zajmować interesującą Cię sferą działalności.
W dużych firmach sytuacja jest prostsza o tyle, że można np. w Internecie znaleźć informacje na temat struktury organizacyjnej firmy i dowiedzieć się czy istnieje ktoś taki jak kierownik zaopatrzenia, czy dyrektor handlowy. Nie wiemy jednak kto faktycznie podejmuje decyzje odnośnie zakupów. W małych firmach zwykle decyduje szef, ale dobrze przekonać pracownika, który bezpośrednio wykorzystuje (zużywa czy odsprzedaje) Twój produkt, aby on był Twoim „adwokatem” i przekonał swojego szefa.
Rozmowa telefoniczna zaczyna się od powitania i przedstawienia.
Jeśli dzwonisz do sekretariatu firmy przedstaw się wyraźnie, powiedz z jakiej firmy dzwonisz. Twoim celem jest aby sekretarka przełączyła Cię dalej, musisz wzbudzić jej zainteresowanie. Możesz to zrobić sugerując korzyści jakie jej firma osiągnie, jeśli Ty skontaktujesz się z właściwą osobą. Nie pytaj się natomiast, czy używają takiego a nie innego produktu, być może używają substytutu i usłyszysz odpowiedź odmowną, a przecież całkiem możliwe, że przekonałbyś do swojej oferty osobę faktycznie znającą się na temacie.
Poproś od razu o imię i nazwisko oraz stanowisko osoby, z którą zostaniesz połączony.
Jeśli uda Ci się połączyć z osobą potencjalnie zainteresowaną Twoją ofertą (szefem, zaopatrzeniowcem, handlowcem) w ciągu kilku sekund musisz ją przekonać do siebie. Jeszcze raz przedstaw się, powiedz z jakiej firmy dzwonisz oraz czym się Twoja firma zajmuje (to ważne, bo sama nazwa może nic rozmówcy nie mówić) oraz jaki jest cel Twojej rozmowy. Koniecznie wpleć w to przedstawienie nazwisko (a najlepiej imię) lub stanowisko osoby, z którą rozmawiasz. Zmniejszy to dystans między Wami, a więc ułatwi dalszą rozmowę.
Może to zabrzmieć na przykład tak:
„Dzień dobry Panie Adamie, Jan Kowalski z tej strony. Dzwonię z firmy X. Zajmujemy się importem najnowocześniejszych urządzeń biurowych, które znacznie poprawiają komfort pracy i redukują koszty. Chciałbym się z Panem spotkać i przedstawić swoją ofertę przygotowaną specjalnie dla firm handlowych.”
Ważne, abyś przygotowany przez siebie wstęp miał przetrenowany na tyle, aby brzmiał naturalnie. Twój rozmówca ma mieć wrażenie, że dzwonisz specjalnie do niego (a nie że jest to Twój setny telefon).
Dalsze scenariusze...
Dalsza część rozmowy zależy od Twojego rozmówcy.
Może od razu zechcieć się spotkać – wtedy koniecznie umów się na konkretny termin.
Może poprosić Cię o ofertę pocztą lub faksem, wtedy przekonaj go, że rozmowa osobista pomoże Ci pełniej określić potrzeby jego firmy oraz dobrać najlepsze dla niego urządzenia.
Jeśli i to nie poskutkuje, powiedz, że prześlesz mu ofertę oraz że skontaktujesz się z nim w ciągu następnego tygodnia, aby poznać jego zdanie na jej temat.
Jeśli nie będzie zainteresowany i nie zaproponuje Ci przesłania oferty, sam wyjdź z tą inicjatywą. Prześlij mu informacje o swojej firmie i oferowanych przez siebie produktach i również skontaktuj się kilka dni później. Większość klientów potrzebuje czasu aby pozytywnie zareagować na Twoją ofertę.
Następne rozmowy...
Jeśli będziesz rozmawiał po raz kolejny z tą samą osobą, dobrze jeśli nawiążesz do poprzednich telefonów. Wykorzystaj wcześniej zapisane informacje, używając zwrotów: „Ostatnio wspominał Pan o...”, „Tak pamiętam, rozmawialiśmy już o tym i mówił Pan...”. Kilka zapamiętanych faktów da Twojemu rozmówcy poczucie, że jeśli wtedy był wysłuchany, będzie i teraz, a więc jego czas nie jest zmarnowany. Działasz więc profesjonalnie.
Podsumowując – chcąc profesjonalnie rozmawiać przez telefon:
- ustal cel rozmowy i właściwego rozmówcę
- przygotuj sobie powitanie, które zainteresuje Twojego rozmówcę
- brzmij naturalnie – mów spokojnie, niskim głosem, wyraźnie, mów z głowy i reaguj na pytania czy wtrącenia rozmówcy
- słuchaj aktywnie - kilka "aha", czy "tak, ma pan rację" mile widziane
- zapisz sobie wynik rozmowy oraz wszystkie istotne informacje jakie się w niej pojawią (dane osoby z którą rozmawiasz – zawsze możesz poprosić o ponowne powtórzenie nazwiska, stanowisko, potrzeby, itd)
- nie zrażaj się wynikiem pierwszej rozmowy (jeśli był negatywny) i spróbuj za jakiś czas znów wykorzystując informacje, które już masz
- nie wykonuj dwa razy tego samego telefonu do jednej firmy! Pilnuj aby Twój rozmówca nie usłyszał tego samego powitania i nie został potraktowany jako ten z którym rozmawiasz po raz pierwszy. Notuj rozmówców i firmy!
Powodzenia!
Licencja: Creative Commons
