Niezależnie, w której roli jesteśmy, dylemat jest tak samo trudny. Kłopot zaczyna się już na poziomie definicji. Tłumaczenie z angielskiego słowa ‘free’ niesie za sobą pierwsze wątpliwości potencjalnego nabywcy. Znaczy ono zarówno ‘darmowy’, jak i ‘wolny’. Kontekst europejski, gdzie odsetek nielegalnych użytkowników jest dwa razy wyższy niż w USA, powoduje, że chętniej skłaniamy się w kierunku przymiotnika ‘darmowy’, nie odróżniając produktu wolnego od bezpłatnego. Free Software to licencja dająca prawo do swobodnego kopiowania i używania programu, bez możliwości modyfikacji i bez dostępu do kodu źródłowego. Inaczej niż w przypadku Open Source, gdzie w ramach licencji dostajemy także dostęp do kodu źródłowego. Udostępnienie kodu jest celowe, gdyż zwolennicy wolnego oprogramowania oczekują od użytkowników udoskonalania produktu, niezależnie od jego zastosowania, z zastrzeżeniem, że tylko jako wolny może być dalej udostępniany.
Ta różnica niesie za sobą pewne konsekwencje dla niezorientowanego klienta. Bezpłatność programu często oznacza, że jest on gratisowy tylko w wersji podstawowej. Sprawa komplikuje się na poziomie użytkowania. Dostosowanie go do indywidualnych potrzeb firmy bywa już obarczone opłatą, z czego nie zdają sobie sprawy niezorientowani przedsiębiorcy. W przypadku oprogramowania dla firm bardzo istotna jest również wiedza, czy dany program jest darmowy dla wszystkich użytkowników, w tym firm, które działają komercyjnie, czy jedynie do tzw. użytku domowego. To zasadnicza kwestia, gdyż stosując program niezgodnie z jego licencją narażamy się na poważne konsekwencje prawne. Taki program staje się nielegalny.
Zdarza się również, że decydując się na produkt bezpłatny nie zdajemy sobie sprawy, że może on należeć do kategorii Adware. Jest to oprogramowanie rozpowszechniane za darmo, ale zawierające funkcję wyświetlania reklam, zwykle w postaci banerów. Wydawca oprogramowania zarabia właśnie na tym, dając jednocześnie możliwość zakupu wersji bez reklam. Innym rodzajem oprogramowania Adware są programy, które bez zgody użytkownika (w przypadku licencji zgoda następuje automatycznie w zamian za bezpłatne udostępnienie), wyświetlają reklamy w sposób utrudniający obsługę komputera. Nie jest to jedyna konsekwencja zastosowania tego rodzaju oprogramowania. Ukryte moduły adware często są połączone z innymi kodami, np. modułami szpiegującymi.
Opisane wyżej zagrożenia związane z darmowym oprogramowaniem to oczywiście tylko jedna strona medalu. Na rynku są dostępne produkty, które w znakomity sposób radzą sobie z obsługą wielu funkcjonalności i są dobrym narzędziem do użytku ogólnego. Nie można jednak oczekiwać, że mając wysokie potrzeby zindywidualizowania programu w kontekście firmy, dostaniemy produkt, który temu sprosta. Równie istotny jest aspekt wsparcia technicznego, dodatków i aktualizacji. Komercyjne oprogramowanie dla firm oferuje darmowe wsparcie ekspertów i możliwość bezpłatnego szkolenia się. Wszystko zależy od priorytetów. Obecnie prawie każda firma ma w swoich zasobach dane poufne i chronione prawem, nie wspominając już o tajemnicach handlowych. W tym kontekście ryzyko utarty lub niekontrolowanego korzystania z informacji to, poza aspektem wizerunkowym, także kwestia odpowiedzialności prawnej.
Wybór pomiędzy darmowy a płatny jest tym trudniejszy, im mniejsza jest wiedza potencjalnego klienta. Nie każdy jest technicznym geniuszem, by móc bezbłędnie poruszać się w gąszczu komputerowego świata. Minimalizując ryzyko lepiej zdać się na profesjonalistów i spać spokojnie.
