Paradoksalnie zaletą „szytych na wymiar” aplikacji nie jest wcale możliwość dostosowania ich do potrzeb naszej organizacji. Realną przewagę konkurencyjną można uzyskać dopiero przy założeniu, że oprogramowanie ma być tylko jednym z aspektów wprowadzania większych zmian. Korzystając z mocy nowych technologii firma może pracować całkowicie inaczej (np. automatyzując pewne procesy, dotychczasowo wykonywane przez pracowników).
Analiza musi odpowiedzieć nie tylko na pytanie, jakie oprogramowanie chcemy zamówić, ale przede wszystkim, jak wyobrażamy sobie działalność firmy, gdy zaczniemy je wykorzystywać. Mądrze przemyślana zmiana może ograniczyć koszta organizacyjne w firmie, zoptymalizować procesy, uelastycznić nas na wahania rynku, otwierać nowe kanały sprzedaży, zwiększyć konkurencyjność itp.
Przykłady? - Wdrożenie dedykowanego sklepu on-line, integracja z oprogramowaniem księgowo-magazynowym i systemem firmy kurierskiej do drukowania listów przewozowych – to rozwiązanie, na które zdecydował się jeden z naszych klientów. Decyzja zapadła po ponad 2 latach używania pudełkowego, oprogramowania.
Ten krok, w połączeniu z modernizacją procesu realizacji zamówienia i zastosowaniem kodów kreskowych, wyeliminował większość pomyłek, zwiększył efektywność procesu a co za tym idzie, znacznie obniżył koszty. Zwiększenie satysfakcji klienta i drastyczny spadek liczby zapytań telefonicznych o status zamówienia uzyskano przez automatyczne informowanie klientów drogą mailową, o statusie prac nad ich zamówieniem.
- Kompletne, łatwe w użyciu, mechanizmy raportowania pozawalają na bieżąco prognozować przyszłą sprzedaż i reagować z wyprzedzeniem na potrzeby rynku. Zarząd ma do dyspozycji łatwe w użyciu i intuicyjne narzędzie, pomocne przy błyskawicznym podejmowaniu strategicznych decyzji.
Powyższy przykład pokazuje, że rozwiązania pudełkowe często są zbyt ogólne, niedopasowane do specyficznych potrzeb. Mogą być wystarczające i efektywne finansowo na początku działalności biznesu, jednak zazwyczaj nie nadążają za dynamicznym rozwojem przedsiębiorstwa.
Wypracowanie dobrego rozwiązania to odpowiedzialność wspólna: zleceniodawcy i wykonawcy oprogramowania. Wybór dobrego partnera do realizacji takich projektów, nie jest sprawą łatwą. Powinien on zapewnić wsparcie na każdym etapie cyklu życia produktu (od analizy aż po wsparcie w czasie i po wdrożeniu), mieć wysokie i potwierdzone kompetencje technologiczne oraz – co szalenie istotne – wysoką wiarygodność.
Pracownicy klienta dobrze znają dziedzinę swojego biznesu. Trudno jednakże wymagać od nich znajomości nowych technologii oraz sposobów ich wykorzystania w biznesie. Tutaj powinien wkroczyć wykonawca. To na barkach jego analityków spoczywa obowiązek wykrycia rzeczywistych potrzeb klienta i zaproponowania rozwiązań (informatyczno–organizacyjnych), aby te potrzeby spełnić. Wykonawca nie może zapominać o tym, że jego sukcesy to zawsze sukcesy jego klientów.
Czy więc firmy z sektora MSP stać na takie rozwiązania? Jak każda inwestycja wiąże się ona z ryzykiem, jednakże już po dobrze przeprowadzonej analizie, można będzie oszacować ile zyskamy wdrażając nowe technologie. Wtedy odpowiedź będzie już dość prosta.
