Usługą legalizacyjną objęte są różnego rodzaju dokumenty stosowane w handlu międzynarodowym, od dokumentów autorstwa wnioskodawcy, świadectw i zaświadczeń urzędów państwowych i samorządowych, do poświadczeń autentyczności kopii, kserokopii dokumentu na podstawie okazanego oryginału włącznie.
Rodzaje legalizowanych przez Krajową Izbę Gospodarczą dokumentów:
dokumenty autorstwa przedsiębiorcy, m.in. faktury, deklaracje, specyfikacje, umowy, pełnomocnictwa, tłumaczenia inne niż przysięgłe, dokumenty przewozowe, np. konosamenty, faktury transportowe i inne dokumenty związane z przewozem, świadectwa wydane przez urzędy weterynaryjne, sanitarne, inspekcję handlową, świadectwa i zaświadczenia wydane przez upoważnione jednostki administracji państwowej, samorządu terytorialnego, poświadczanie za zgodność z okazanymi oryginałami kopii i kserokopii dokumentów handlowych, poświadczanie świadectwa pochodzenia wystawionego przez urząd celny uwarunkowane wymogami kraju odbiorcy towaru, wystawianie, na podstawie świadectw pochodzenia wystawionych przez urząd celny, dodatkowych świadectw niepreferencyjnego pochodzenia towarów na formularzach Krajowej Izby Gospodarczej, jeśli zagraniczny odbiorca towaru żąda wystawienia takiego świadectwa, w związku z realizacją płatności za towar, wystawianie świadectw niepreferencyjnego pochodzenia towarów na dostawy finansowane z funduszy zewnętrznych, zaświadczenia o statusie prawnym podmiotu gospodarczego, jego przedmiocie działalności i zasadach reprezentacji oraz innych podstawowych okolicznościach związanych z prowadzoną działalnością, zaświadczenia o następstwie prawnym oraz wszelkich innych okolicznościach powodujących przejście praw i obowiązków, zaświadczenia/certyfikaty o zaistnieniu okoliczności mogących stanowić podstawę do zwolnienia od odpowiedzialności kontraktowej.
O legalizację dokumentów i świadectwa pochodzenia mogą ubiegać się przedsiębiorstwa zarejestrowane w Polsce.
Jakie wymogi należy spełnić, aby zalegalizować dokumenty?
Niezbędne jest dostarczenie do Krajowej Izby Gospodarczej dokumentów rejestracyjnych dotyczących firmy i dokumentów do legalizacji.
Dokumenty rejestracyjne
dokument z organów rejestrowych potwierdzający prowadzenie przez wnioskodawcę działalności gospodarczej, zaświadczenie o nadaniu statystycznego numeru identyfikacyjnego REGON,decyzja albo potwierdzenie faktu nadania numeru identyfikacji podatkowej (NIP),uwierzytelnione wzory podpisów osób uprawnionych do reprezentowania podmiotu wnioskującego.
Kserokopie powyższych dokumentów są potwierdzane za zgodność z okazanym oryginałem.
Dokumenty do legalizacji
Dokumenty do legalizacji są przedkładane przez przedsiębiorcę w określonej przez niego ilości egzemplarzy i jednego egzemplarza dodatkowego przeznaczonego do dokumentacji, który pozostaje w KIG. Wszystkie egzemplarze dokumentów przedłożonych do legalizacji powinny zawierać oryginalne podpisy osób uprawnionych do reprezentowania przedsiębiorstwa.
Przy składaniu dokumentów do legalizacji należy dołączyć wypełniony przez przedsiębiorcę wniosek o legalizację dostępny na stronie internetowej http://www.kig.pl/index.php/Legalizacja).
W zależności od dyspozycji zagranicznego klienta dokumenty zalegalizowane przez Krajową Izbę Gospodarczą mogą podlegać również legalizacji Ministerstwa Spraw Zagranicznych w Warszawie oraz placówek dyplomatycznych obcych państw w Polsce
