Dlatego właśnie tak istotne jest, by zadbać o kopie zapasowe, które w przypadku różnych wypadków losowych, zagwarantują ciągłość działań.
„Złośliwość rzeczy martwych” - ten związek frazeologiczny idealnie opisuje to, co czasem dzieje się z komputerami. Psują się z różnych przyczyn, które nie do końca rozumiemy. W każdej jednak takiej sytuacji paraliżują pracę firmy, więc ciągłość nie jest zachowana. Potrzebna jest wtedy ingerencja informatyka, który będzie musiał poświęcić dużo czasu na naprawę. A co jeśli nadchodzi deadline? Czasem nie można sobie pozwolić na przerwanie takiej ciągłości.
Takie sytuacje należy przewidzieć i temu zapobiec. Dobrym rozwiązaniem okaże się oprogramowanie wykonujące regularny backup danych. Jednym z systemów, które taką funkcję umożliwiają jest Windows Essential Business Server (w przypadku firm posiadających do 25 stanowisk) lub Windows Server 2008. Tego typu programy automatycznie przechowują najważniejsze dane (dokumenty, zawartość pulpitu, historię przeglądarki itp.) na serwerze, dzięki czemu możliwy jest dostęp do nich z każdego miejsca podłączonego do internetu. Połączenie z nimi następuje z komputera.
Bezpieczeństwo w firmie to nie tylko ochrona przed utratą danych. To także zabezpieczenie swojego biznesu przed wydostaniem się tych danych na zewnątrz, na przykład za pomocą nadawania uprawnień swoim pracownikom do dostępu do poszczególnych informacji. Jest to możliwe na przykład dzięki systemom plików NTFS, które wykorzystuje najpopularniejszy system operacyjny. Znacznie łatwiejszym jednak rozwiązaniem będzie zastosowanie Windows SharePoint Services i Windows Rights Management Services. Dzięki tym programom możliwe będzie nadanie uprawnień bez ingerencji działu informatycznego firmy. Pozwalają one na tworzenie własnych podstron dla różnych projektów i typów danych. Każda aktywność użytkownika jest rejestrowana. Dzięki temu każdy pracownik będzie miał dostęp do tych danych, do których uprawni go pracodawca, a w razie wypływu danych, wiadomo będzie, kto był za nie odpowiedzialny.
Jak widać, istnieje wiele sposobów na zabezpieczenie danych firmy. Należy jednocześnie zauważyć, że niebezpieczeństwo to może czyhać w różnych miejscach – między innymi w awariach sprzętu i wycieku danych wyniesionych przez pracownika.
