Oto podstawowe sprawy, które należy ustalić:
1. Dokładna specyfikacja towaru
Jak najdokładniej opisz towar i jego specyfikację, określ jak najwięcej szczegółów: kolor, rozmiar, użyte materiały, podzespoły - im więcej i dokładniej, tym lepiej.
Prześlij zdjęcia towarów, które cię interesują. Mogą to być zdjęcia takich samych lub podobnych produktów innych producentów. Jeśli widziałeś gdzieś interesujący cię produkt w internecie, wyślij linki jako wzór.
2. Ilość zamówienia oraz harmonogram przyszłych zamówień
Określ ilość zamówienia oraz ich częstotliwość. Napisz o tym, że w Polsce mieszka 40 milionów ludzi, że wg ciebie jest duże zapotrzebowanie rynkowe na produkty, o które pytasz. Pierwsze zamówienie, jakie złożysz to próbne zamówienie (tzw. trial order), żeby sprawdzić jakość produktów, ich usterkowość, potrzeby rynku. Jeśli jakość będzie w porządku to kolejne zamówienia będą większe i będą systematycznie rosły, że liczysz na stałą, długofalową współpracę. Dzięki temu uzyskasz ceny zbliżone do tych, jakie otrzymałbyś zamawiając ilości, jakie obiecujesz.
3. Warunki dostawy Incoterms
Ustal warunki dostawy Incoterms (czyli Międzynarodowe Reguły Handlu). To bardzo ważne, ponieważ bardzo wpływa na cenę towaru - taniej będzie jeśli dostawca dostarczy produkty do portu lub lotniska i pokryje wszelkie opłaty związane z eksportem (warunki FOB), jeśli natomiast oferta będzie na warunkach dostawy EXW wtedy towar będzie do odbioru z magazynu dostawcy więc ty będziesz musiał pokryć koszty dowozu do lotniska lub portu i pokryć koszty odprawy eksportowej. Więcej na temat warunków dostawy Incoterms przeczytasz na blogu autora.
4. Termin realizacji
Ustal, kiedy zamówienie zostanie wyprodukowane i dostarczone. Ile dni potrzebuje producent, aby wyprodukować towar, jeśli warunki są FOB to, którego konkretnie dnia zamówienie znajdzie się w porcie, jeśli warunki EXW, kiedy będzie gotowe do odbioru z magazynu.
5. Czy dostawca posiada wymagane Certyfikaty
Skontaktuj się z informacją celną lub jakąkolwiek agencją celną w Polsce i dowiedz się, jakie certyfikaty i licencje musi posiadać towar, który zamawiasz. Ustal z dostawcą czy posiada wymagane dokumenty, poproś o ich przesłanie, w niektórych przypadkach warto sprawdzić oryginalność danego certyfikatu w Jednostce Certyfikującej, która go wydała.
6. Wybierz dobrą firmę transportową.
Z doświadczenia wiem, że lepiej znaleźć dobrą polską firmę transportową i jej zlecać transport. Firmy polskie mają prawie takie same stawki jak Chińczycy, często nawet tańsze niż niektórzy producenci, którzy często zwiększają swój zysk na danej transakcji właśnie poprzez zastosowanie wyższych kosztów transportu.
Poza tym z Polakami łatwiej się pracuje, wykonują sumiennie swoje obowiązki, mają sprawdzonych partnerów w Chinach, łatwiej się porozumieć. Co bardzo ważne: jeśli transport zlecisz dostawcy to umieści on jego koszt na fakturze zakupu i będziesz musiał zapłacić od razu przy zakupie towaru, natomiast jeśli współpracujesz z firmą polską to fakturę za transport otrzymasz gdy towar dotrze do Polski, faktura będzie miała przeważnie termin płatności (możesz go negocjować). Ma to szczególnie duże znaczenie w przypadku transportu morskiego, który trwa powiedzmy ok. 45 dni od momentu odebrania towaru od dostawcy lub dostarczenia do portu.
7. Przeprowadź inspekcję towaru w trakcie lub po produkcji, dokonaj audytu dostawcy.
Szczególnie powinieneś tego dokonać, jeśli zamawiasz towar po raz pierwszy od nowego dostawcy, nie warto ryzykować – to gra w „rosyjską ruletkę”. W przypadku zamówień na kilkadziesiąt czy kilkaset tysięcy, dokonanie inspekcji to jedynie niewielki procent zamówienia.
Uważam, że warto zawsze dokonywać inspekcji towaru, bo nigdy nie wiadomo, kiedy dostawca chiński popełni błąd a niestety zdarza się to dość często i nawet po 2 latach współpracy może coś pójść nie tak i pojawi się problem, ponieważ otrzymasz towar z defektem. Zawsze należy kierować się ograniczonym zaufaniem i sprawdzać azjatyckich kontrahentów.
Import z Chin to złożone przedświęwzięcie, opisane zasady to jedynie część tematu ale stosując się do nich unikniesz wielu niespodzianek.
