Mam nadzieję, że zawarte tutaj informacje przydadzą się potencjalnym klientom usług SEM po to, by szybko i skutecznie wybrać odpowiedniego partnera do realizacji projektu (jeżeli oczywiście decyzja co do zlecenia go "na zewnątrz" już zapadła).
Po pierwsze - dobry brief SEM
Brzmi banalnie, ale jednak wciąż jest największą bolączką udanych procesów ofertowych - brak sprecyzowanych oczekiwań i - przede wszystkim - jasnego celu i kryterium sukcesu w projekcie skutecznie uniemożliwia określenie jego zakresu i co za tym idzie, również kosztów, harmonogramu, itd. Bardzo pożądanym jest również określenie budżetu projektu, oczekiwań czasowych co do osiągnięcia celów i wreszcie - podania liczby zaproszonych agencji. Po co? O tym dalej.
Po drugie - ograniczona ilość agencji SEM w przetargu
Ograniczona ilość agencji zaproszonych do przetargu / złożenia oferty, wbrew pozorom ma sens. Najbardziej prozaiczny powód do oszczędność czasu - mniej materiału do analizy (przecież i tak zwykle wybieramy jeden podmiot, z którym będziemy współpracować). Drugi, bardziej merytoryczny, to łatwiejsze dokonanie trafnej decyzji - dosyć często rozrzut koncepcji realizacji projektu jest na tyle duży, że zbytni natłok różnych wariantów tylko komplikuje podjęcie decyzji, wprowadzając nowe pomysły i dylematy.
Z punktu widzenia agencji SEM ta informacja również jest nie bez znaczenia - szansa na wygranie projektu, o który walczy 10 innych podmiotów jest dużo mniejsza niż w procesie, w którym uczestniczą 2-3 agencje. To z kolei rodzi ryzyko, że niektóre podmioty (zwłaszcza lepsze, bardziej "zapracowane") wycofają się ze złożenia oferty, ograniczając ryzyko nieefektywnej pracy po swojej stronie do minimum. Z kolei niekomunikowanie ilości podmiotów jest krótkowzroczne - brak transparentności po stronie Klienta od samego początku nie rodzi zaufania w długofalowej współpracy, a agencje, które "spalają" swoje zasoby czasu i pracy na szykowanie kolejnych ofert do tego typu przetargów - nie oszukujmy się - odrabiają te koszty na innych realizowanych projektach. Czyli na samym końcu i tak cierpi na tym klient...
Po trzecie - dobór agencji SEM "z tej samej półki"
Gorąco zachęcam do analizy i zdefiniowania listy agencji o podobnej wielkości, kompetencjach i - przede wszystkim - rozmiarze obsługiwanych klientów. Agencja SEM pracująca z dużymi korporacjami będzie ZAWSZE droższa od agencji SEM, która pracuje z klientami z obszaru SMB. Wynika to z wielu czynników, np: organizacji, kompetencji, doświadczenia, podejścia do projektu czy przywiązania do jakości a nie od "widzimisię" takiego podmiotu. Koniec końców stajemy przed dylematem przysłowiowego porównania jabłek z gruszkami, co znowu nie pomaga w podjęciu trafnej decyzji z punktu widzenia własnego biznesu.
Po czwarte - rzetelna komunikacja i weryfikacja ofert
Rzetelna komunikacja oznacza przejrzystość, dotrzymywanie terminów i przesyłanie ewentualnych dodatkowych informacji (np. zadanych przez jeden z podmiotów) do wszystkich zainteresowanych. Przecież chodzi o to, by dostać materiał, który DA SIĘ PORÓWNAĆ, prawda? Na tym etapie istotne jest również rzetelne porównanie ofert zgodnie z przyjętymi wcześniej i zakomunikowanymi kryteriami - niech agencje SEM od samego początku wiedzą, co jest najważniejsze z punktu widzenia Klienta (cena, szybkość osiągnięcia efektu, bezpieczeństwo, jakość, itd.)
Po piąte - finalne negocjacje z 2-3 agencjami SEM
Takie zamknięcie etapu doboru agencji daje luksus (z punktu widzenia Klienta, rzecz jasna) negocjowania umowy i próby uzyskania nieco lepszych warunków niż te, które zostały zaproponowane na poziomie oferty. I tutaj znowu - negocjowanie z wszystkimi podmiotami nie ma sensu - szkoda czasu, gdy współpracę podejmiemy tylko z jednym.
Z drugiej strony, mówiąc już w imieniu agencji SEM, mogę potwierdzić, że duży niesmak pozostawiają próby wywierania nacisku i istotnego "zbijania" kosztów np. o 50%. Agencja niezadowolona to agencja niezmotywowana - koszty zaprezentowane w ofercie nie wynikają z losowego rzutu kostką a estymacji rentowności projektu. Jeżeli agencja nie będzie w stanie na nim zarobić, to niestety nie należy spodziewać się wybitnych rezultatów - chociaż, oczywiście, po odpowiednio niższej cenie... Ale zależy nam na efektach, a nie samej niskiej cenie, prawda?
Proces doboru agencji SEM to proces, który z pewnością jeszcze długo będzie wyglądał inaczej od tego pożądanego, który spróbowałem opisać wyżej. Tym niemniej, drogi Kliencie, warto o tym mówić, zastanowić się a następnie wdrożyć chociaż małe zmiany poprawiające jakość i komfort współpracy, bo najzdrowszy układ to taki, w którym obie strony darzą się zaufaniem i są transparentne w swoich zamiarach w stosunku do siebie. Doświadczenie pokazuje, że tylko wtedy udaje się osiągnąć najlepsze rezultaty w długofalowej współpracy.
