Krok 1: Przygotowanie się do rejestracji
Zanim przystąpisz do formalnej rejestracji firmy, powinieneś najpierw dokładnie określić, jakiego rodzaju działalność zamierzasz prowadzić. Ważne jest, abyś zastanowił się, jakie usługi lub produkty chcesz oferować swoim klientom. Warto również już na tym etapie wymyślić nazwę dla swojej firmy – najlepiej oryginalną, a jednocześnie zgodną z przepisami i dostępną w rejestrze Izby Handlowej (KvK). Dodatkowo, musisz ustalić, gdzie będzie znajdowała się siedziba działalności – może to być Twój adres domowy, o ile spełnia on odpowiednie wymogi.
Krok 2: Rejestracja w Izbie Handlowej (KvK)
Aby formalnie rozpocząć działalność, musisz udać się do KvK, czyli holenderskiej Izby Handlowej. Cały proces rejestracji rozpoczyna się od umówienia wizyty, co możesz wygodnie zrobić przez oficjalną stronę internetową KvK.nl. Podczas spotkania będziesz zobowiązany do przedstawienia swoich danych osobowych, dokumentu tożsamości oraz informacji na temat planowanej działalności. Rejestracja wiąże się z jednorazową opłatą administracyjną, która obecnie wynosi około 75 euro. Po zakończeniu procesu otrzymasz numer KvK, który jest oficjalnym numerem Twojej firmy, a w ciągu kilku dni zostanie Ci również przydzielony numer VAT (BTW), przesyłany przez urząd skarbowy.
Krok 3: Zgłoszenie do urzędu skarbowego (Belastingdienst)
Numer VAT nadawany jest automatycznie na podstawie danych przekazanych przez KvK do holenderskiego urzędu skarbowego, czyli Belastingdienst. Po jego otrzymaniu warto zarejestrować się na platformie internetowej Belastingdienst, dzięki czemu zyskasz dostęp do składania deklaracji podatkowych w formie elektronicznej oraz innych istotnych usług administracyjnych.
Krok 4: Księgowość i obowiązki administracyjne
Każdy ZZP-er zobowiązany jest do prowadzenia przejrzystej i dokładnej dokumentacji finansowej swojej działalności. W praktyce oznacza to, że musisz gromadzić i przechowywać wszystkie faktury sprzedaży i zakupu, prowadzić rejestr wydatków, a także zapewnić przechowywanie tych dokumentów przez co najmniej siedem lat. Faktury, które wystawiasz, powinny zawierać wszystkie wymagane informacje, takie jak nazwa firmy, numer KvK, numer VAT, daty oraz szczegóły kwot netto i brutto.
Aby ułatwić sobie prowadzenie księgowości, możesz skorzystać z jednego z dostępnych na rynku programów online, takich jak Moneybird, e-Boekhouden czy Exact. Alternatywnie, jeśli wolisz skupić się wyłącznie na swojej działalności, możesz zlecić prowadzenie księgowości zewnętrznemu biuru rachunkowemu, którego koszt zwykle waha się od 500 do 1500 euro rocznie.
Krok 5: Składanie deklaracji podatkowych jako ZZP
Jako ZZP-er masz obowiązek składania rocznej deklaracji podatku dochodowego. Twoje dochody z działalności traktowane są jako winst uit onderneming, czyli zysk z przedsiębiorstwa. Oprócz tego, jeśli jesteś podatnikiem VAT, musisz również składać kwartalne deklaracje VAT. Standardowa stawka VAT wynosi 21%, jednak niektóre usługi lub produkty mogą podlegać obniżonej stawce 9% lub nawet zerowej. Warto na bieżąco sprawdzać, do której kategorii należą Twoje usługi, aby prawidłowo rozliczać podatek.
Krok 6: Ulgi i odliczenia dla ZZP
Osoby prowadzące działalność gospodarczą w Holandii mogą skorzystać z wielu ulg podatkowych. Najważniejszą z nich jest tzw. zelfstandigenaftrek, czyli ulga dla przedsiębiorców, która może wynosić około 5 000 euro rocznie. Dodatkowo, jeśli jesteś początkującym przedsiębiorcą, przysługuje Ci również startersaftrek, czyli dodatkowa ulga dla nowych firm dostępna przez maksymalnie trzy z pięciu pierwszych lat działalności.
Aby móc skorzystać z powyższych ulg, musisz udokumentować, że poświęcasz na prowadzenie działalności co najmniej 1225 godzin rocznie. Poza tym masz prawo do odliczania wielu kosztów firmowych, takich jak zakup sprzętu, wynajem biura, koszty eksploatacji samochodu, czy też inwestycje powyżej określonego progu, które mogą uprawniać Cię do dodatkowych odliczeń inwestycyjnych (kleinschaligheidsinvesteringsaftrek).
Krok 7: Kontrole i obowiązki wobec instytucji
Urzędnicy z Belastingdienst mają prawo przeprowadzić kontrolę Twojej dokumentacji księgowej. Do kontroli może dojść w sytuacji, gdy zidentyfikują nieprawidłowości, takie jak brak deklaracji, niezgodności w fakturach, zbyt duże odliczenia czy podejrzenie o działalność fikcyjną. Dlatego tak istotne jest, abyś od początku prowadził rzetelną i kompletną dokumentację oraz przechowywał wszystkie ważne dokumenty przez wymagane siedem lat.
Krok 8: Kary za niedopełnienie obowiązków przez ZZP
Prowadzenie działalności ZZP wiąże się również z ryzykiem otrzymania kar, jeśli nie dopełnisz swoich obowiązków. Na przykład, jeśli nie zarejestrujesz swojej firmy w KvK w odpowiednim czasie, możesz otrzymać grzywnę, której wysokość może sięgać nawet kilku tysięcy euro. Spóźnienia w składaniu deklaracji podatkowych lub ich całkowity brak mogą skutkować karami administracyjnymi, a wystawianie nieprawidłowych faktur może skutkować odmową odliczenia VAT lub dodatkowymi opłatami. Co więcej, jeśli urząd skarbowy uzna, że Twoje działania miały charakter oszukańczy, może wszcząć postępowanie karne.
Czy założenie ZZP w Holandii jest trudne?
Założenie jednoosobowej działalności gospodarczej w Holandii nie należy do skomplikowanych, ale wymaga znajomości przepisów oraz dokładności w ich przestrzeganiu. Aby rozpocząć działalność jako ZZP, musisz najpierw zarejestrować firmę w KvK, a następnie zadbać o formalności związane z numerem VAT i obowiązkami podatkowymi. Regularne prowadzenie księgowości oraz składanie deklaracji to podstawa odpowiedzialnego prowadzenia firmy.
Jeśli przestrzegasz wszystkich zasad i korzystasz z dostępnych ulg, prowadzenie działalności jako ZZP może przynieść Ci dużą swobodę i korzyści finansowe.
