Choć księgowość staje się coraz bardziej elektroniczna i dążymy do ograniczenia papierowej dokumentacji – to nadal ona jest podstawą prowadzenia ksiąg rachunkowych. Od tego, czy faktury, rachunki i inne dokumenty finansowe zostaną właściwie oznaczone, zależy poziom organizacji archiwów. To istotne na przykład wówczas, gdy w firmie pojawi się kontroler z urzędu skarbowego, PiP czy innej instytucji. Ogromnym ułatwieniem w sprawnym znakowaniu dokumentacji odgrywają właśnie nowoczesne stemple. Oto lista najważniejszych, w które warto się wyposażyć.
- "Sprawdzono pod względem merytorycznym” / „Sprawdzono pod względem merytorycznym, formalnym, rachunkowym”
Przybycie takiego stempla na dokumencie finansowym oznacza, że został on zweryfikowany i zatwierdzony do zaksięgowania przez osobę odpowiedzialną. Często na takiej pieczątce zostawia się miejsce na podpis upoważnionego do sprawdzenia faktur i rachunków.
- Pieczątka do dekretacji faktur
To duża, „tabelkowa” pieczątka, która pozwala w przejrzysty sposób oznaczyć, w jaki sposób dokument został ujęty w księdze finansowej organizacji.
- „Wydatki strukturalne”
Stemplem z takim napisem oznacza się faktury, które – zgodnie z opisem – zostały zaklasyfikowane jako strukturalne wydatki organizacji.
- Stempel „winien-ma”
Przydatny m.in. wówczas, gdy przygotowywany jest firmowy bilans środków.
- „Wpłynęło dnia…”
Taki stempel z datownikiem pozwala w prosty sposób oznaczyć, kiedy dokument finansowy został otrzymany przez firmę. To ważna informacja, ponieważ pozwala np. łatwiej dotrzymać terminów odpowiedzi na różnego rodzaju pisma.
- „Za zgodność z oryginałem”
Tego typu pieczątki są wymagane na dokumentach, które są pozostawiane w archiwach księgowych jedynie w kopii. Przybicie stempla i podpisanie odpowiedniego pola przez osobę upoważnioną potwierdza, że kopia ma dokładnie tę samą treść co oryginał dokumentu – pozostający np. w rękach drugiej strony transakcji.
- Pieczątka głównej księgowej
Pozwala zatwierdzić dokumentację finansową przez osobę, która zarządza działem księgowym.
Pamiętaj: pieczątki stosowane w księgowości zazwyczaj są używane wielokrotnie każdego dnia. Dlatego warto zdecydować się na takie, które pozwalają wykonać wiele wyrazistych odbić bez konieczności uzupełniania tuszu. Dobrym przykładem są stemple oferowane przez Modico, produkowane w technologii błyskowej. Za ich pomocą, na jednym kartridżu z tuszem wykonasz aż do 20 000 odbić. Właśnie dlatego są one odpowiednie również dla działów księgowych i innych, gdzie z pieczątek korzysta się tak
