Identyfikowanie użytkowników przez system kontroli dostępu zależny jest od zastosowanego typu urządzenia identyfikującego. Mogą to być: odcisk linii papilarnych, tagi RFID, tablice rejestracyjne pojazdów, piloty radiowe. System na podstawie danych zebranych podczas konfiguracji decyduje o tym, czy w danej chwili użytkownik ma prawo dostępu do sektora i uruchamia procedury mające na celu zezwolić lub zabronić przedostanie się użytkownika na strefę.
Kontrola dostępu cechuje się głównie pełną kontrolą nad obecnością użytkownika w strefach systemu, identyfikacją elektroniczną użytkownika, zrzut na bieżąco zdarzeń występujących w obrębie systemu oraz sterowaniem zaporami.
System kontroli dostępu to w zasadzie kolejny krok, w kierunku bezpieczeństwa firmy. Zamiast szafek z kluczami do każdego pomieszczenia, ogromnych skoroszytów z wpisami o wejściach i wyjściach, pracowników sprawdzających identyfikatory przy kluczowych przejściach, można po prostu mieć elektronikę, jeśli dawne metody przestają wystarczać w rozwijającym się przedsiębiorstwie.
W zasadzie od nowoczesnego systemu oczekujemy dużej elastyczności pod względem przeznaczenia w zależności od miejsca jego instalacji. W magazynach zwykle chodzi o ścisłą kontrolę nad osobami pobierającymi z nich materiały. W zakładach i halach produkcyjnych o to, aby nikt nieuprawniony nie miał dostępu do skomplikowanych maszyn produkcyjnych. W biurze – aby nieproszeni goście nie przeszkadzali pracownikom. W każdym z tych miejsc – aby pracownik mógł skupić się na pracy, czego przykładem skrajnym są systemy funkcjonujące w szpitalach.
Podstawowymi elementami systemu kontroli dostępu są czytniki, karty transponderowe (zbliżeniowe), rygle lub zwory elektromagnetyczne montowane przy drzwiach, kołowroty (bramki obrotowe), zasilanie z podtrzymaniem akumulatorowym oraz oprogramowanie.
