Świat biurowości dla wielu osób wydaje się światem dość hermetycznym, który jawi się im jako materia zupełnie obca i wroga. Wynika to głównie z tego, że w świadomości społeczeństwa utrwalił się obraz biur sprzed dekady, kiedy to w ciasnych pokojach przepełnionych dymem papierosowym, majaczyły zgarbione nad wielkimi maszynami do pisania sylwetki pracowników.
Dziś, nowoczesne biuro w średniej wielkości firmie, to najczęściej estetycznie urządzone, przestronne pomieszczenie, gdzie każdy przedmiot, każda teczka zawierająca dokumenty, ma swoje jasno określone miejsce. Oczywiście, nadal zdarzają się wyjątki od tej reguły, ale ponieważ firmy świadczące usługi archiwizacyjne są coraz bardziej aktywne na naszym rynku, należą ona już do rzadkości. Wyspecjalizowane przedsiębiorstwa świadczą usługi archiwistyczne wszelkiego rodzaju podmiotom: instytucjom państwowym oraz prywatnym, małym i średnim przedsiębiorstwom, a nawet osobom prywatnym, chcącym na przykład stworzyć w swoim domu profesjonalne archiwum. Oczywiście wybór firm jest już dość szeroki, jednak nadal nie wypełniła się luka na rynku, która spowodowana jest bardzo dużą liczbą potencjalnych klientów. Czego zatem potrzebują dziś nowoczesne biura?
Na pewno najważniejszą rzeczą jest nadal stworzenie dobrego systemu dotyczącego obrotu dokumentów. Sprawne zarządzanie dokumentacją jest kluczową sprawą; by wszystko funkcjonowało płynnie, niezbędne jest więc stworzenie takich pomocy kancelaryjnych, jak wykaz akt i instrukcja kancelaryjna. Kolejną sprawą jest unowocześnienie formy tworzenia dokumentacji, która przy dzisiejszej technologii nadal jest, niestety, produkowana w formie papierowej. Wystarczy więc przeprowadzić skanowanie akt i stworzyć elektroniczną bazę, by pod tym względem wprowadzić firmę w XXI w. Archiwum cyfrowe staje się już standardem na zachodzie Europy, więc i u nas z czasem będzie musiało się przyjąć. Decydują o tym głównie względy finansowe i te dotyczące zagospodarowania przestrzeni użytkowej; takie archiwum jest o wiele tańsze w utrzymaniu niż tradycyjne oraz nie wymusza wydzielenia mu oddzielnego pomieszczenia.
Perspektywiczne działająca firma, chcąca unowocześnić swoje działanie i podnieść efektywność swoich działań, z pewnością skorzysta na inwestycji w dział swojej biurowości. Profesjonalnie przeprowadzone mogą sprawić, że całą swoją uwagę będzie ona mogła poświęcić swojej działalności na rynku, a nie na walce z dokumentacją.
