Tylko profesjonalnie zajmujące się tym tematem firmy potrafią sprawnie i bez wpadek zorganizować konferencję branżową. Amatorzy, niestety, popełniają zwykle zbyt dużo błędów, aby konferencja mogła się udać w 100%. Na co zatem zwracać szczególną uwagę? Jakie potknięcia zdarzają się najczęściej i jak się przed nimi uchronić?
Źle wybrany termin
Organizując konferencje branżowe, na przykład marketingowe, zwracajmy uwagę na to, czy w wybranym przez nas terminie ktoś inny nie organizuje eventu o podobnym profilu i czy przypadkiem nie rozpoczął już działań reklamowych promujących to wydarzenie. Nie ma sensu konkurować w taki sposób i wzajemnie odbierać sobie uczestników. Lepiej zdecydować się na termin odrobinę wcześniejszy lub – co jest bezpieczniejsze organizacyjnie - o wiele późniejszy.
Brak planu promocji konferencji
Niezaplanowane, zbyt późno rozpoczęte, nieprzemyślane działania promocyjne naszego wydarzenia skutkują, niestety, niewypełnioną salą konferencyjną. Dziś na rynku panuje spora konkurencja w zakresie tego typu wydarzeń branżowych, dlatego musimy precyzyjnie zaplanować działania związane z pozyskiwaniem uczestników konferencji. Mowa tu oczywiście o uczestnikach, którzy płacą za udział w evencie, a nie o gościach honorowych. Przy założeniu, że organizujemy konferencję na przykład na 100 osób, powinniśmy zapewnić sobie co najmniej kilka kanałów dotarcia do potencjalnych jej uczestników. Nie należy ograniczać się tylko do jednego źródła, na przykład wyłącznie do odbiorców kampanii linków sponsorowanych reklamującej naszą konferencję. Sięgnijmy po narzędzia telemarketingowe, wykorzystajmy bazę subskrybentów naszego newslettera, rozważmy też inne kanały promocji. Ułóżmy na tej podstawie plan działania uwzględniający poszczególne kroki, a przy każdym z nich wyraźnie zaznaczmy cel do osiągnięcia – na przykład procent pozyskanych uczestników na danym etapie przygotowań plus dwa scenariusze, czyli - co robimy, jeśli dany cel pośredni został osiągnięty, a co, jeśli nie. Trzeba mieć tzw. plan B i wyjście awaryjne z każdej sytuacji.
Nieskuteczne zarządzanie współpracą z prelegentami
Niestety, niezdyscyplinowani prelegenci to częsta „zmora” organizatorów wszelkiego rodzaju konferencji. Nie przysyłają prezentacji na czas, odwołują wystąpienia w ostatniej chwili etc. Jeśli jednak z góry założymy, że tak będzie, jesteśmy w stanie skutecznie nad tym zapanować i odpowiednio skoordynować wszystkie działania, a zatem… Rozmowy i negocjacje z potencjalnymi prelegentami zacznijmy na długo przed konferencją. Zależnie od kalibru wydarzenia, może to być nawet kilka miesięcy wcześniej. Dając im termin na przygotowanie tematu / konspektu wystąpienia, od razu przyjmijmy, że się z tym spóźnią, a zatem zostawmy odpowiednio duży zapas czasu. Ich deadline nie może być naszym deadlinem. Ważną zasadą we współpracy z prelegentami jest również regularne i dość intensywne utrzymywanie z nimi kontaktu (choćby e-mailowego). Informujmy o postępie prac, przypominajmy o zbliżających się terminach, brakujących materiałach lub / i dziękujmy za ich dostarczanie. Dajmy im odczuć, że są bardzo ważni, ale że nawet ich obowiązuje dyscyplina.
Zero wniosków po konferencji
No właśnie! Jednym z kardynalnych błędów jest to, że… nie uczymy się na błędach. Każda zorganizowana przez nas konferencja powinna stać się dla nas źródłem informacji i wniosków na temat tego, co dobre, co złe, co się sprawdza w praktyce, a co tylko w teorii, co warto powtórzyć, a w co już nigdy nie inwestować… Po pierwsze zbierzmy opinie od uczestników. Ich zdanie jest tu najważniejsze – warto je poznać, najlepiej poprzez anonimowe ankiety. Po drugie, zadbajmy o to, aby te ankiety chciano wypełniać… może jakiś bonus? Po trzecie wreszcie, przeanalizujmy to, co pojawi się w ankietach. Nie robi się ich tylko dla zasady. Warto przedyskutować wszystko z całym zespołem biorącym udział w przygotowaniach konferencji i wysłuchać opinii także poszczególnych osób odpowiedzialnych za różne prace realizowane na potrzeby tego wydarzenia.
