Każda działająca firma prywatna, każdy urząd czy instytucja państwowa, ma obowiązek należytego przetrzymywania dokumentacji, nie może ot tak sobie, wyrzucić papierów na śmietnik czy oddać do skupu makulatury. Według ustawy, każda instytucja, powinna przechowywać dokumenty w archiwach, gdzie w praktyce lądują wszystkie dokumenty, jakie zostały wytworzone w toku działania biurowego.
Archiwum oznacza dokumentacja dwoma symbolami, a mianowicie literą A, gdzie mówimy o dokumentach o statusie archiwalnych, a także oznaczone listerą B, czyli dokumenty, które nie są archiwalnymi. Dodatkowo do dokumentów, oznaczonych literą B, dodaje się często cyferki, tak aby było wiadomo w jakim czasie ów dokument, będzie nam jeszcze potrzebny. Przykładowo, jeżeli dokument w archiwum, posiada symbol B2, będzie to oznaczało iż, taki dokument po dwóch latach staje się bezużyteczny. Po owych 24 miesiącach, należy wykonać profesjonalne brakowanie dokumentów. Brakowanie dokumentów, to nic innego jak pozbycie się niezbędnej dokumentacji, oczywiście z zachowaniem wszelkich obowiązujących przepisów.
Dokumenty oznaczone literą B, mają również inne dodatki, świadczące o ich statusie, takie jak chociażby mała literka „c”. Symbol takowy, ma oznaczać, iż dany dokument, nie jest w praktyce użyteczny i dlatego należy dość szybko pozbyć się go, wysyłając na makulaturę.
Ostatnie oznakowanie, dotyczące dokumentów z literkami B, to duże E. Duże E oznacza tyle, iż dokument po danym okresie będzie podlegał jeszcze jednemu sprawdzeniu, przez specjalne instytucje. W wyników owych, kolejnych sprawdzeń, dokument taki może dostać w archiwum nowy symbol, co spowoduje iż zostanie on natychmiast zniszczony, albo przeniesiony na długi okres przechowywania.
