Wybór oprogramowania ERP lub CRM to nie tylko decyzja o wydaniu pewnej ilości pieniędzy. To decyzja mająca duży wpływ na efektywność pracy firmy czy nawet samopoczucie pracowników. Odpowiednie oprogramowanie dla firmy to możliwość wprowadzenia wielu usprawnień w firmie i obniżenia kosztów lub też odwrotnie - spowodowanie dodatkowych problemów, zwiększenie kosztów, utrata pracowników. Zapytaliśmy eksperta, na co zwrócić uwagę aby wybrać najbardziej efektywne oprogramowanie dla firmy?
Oto jego przykładowe odpowiedzi:
Oprogramowanie powinno pracować w środowisku graficznym.
Programy pracujący w środowisku DOS są już obecnie nierozwojowe, nie będzie można w przyszłości uruchomić niektórych potrzebnych funkcjonalności.
Zapytaj dostawcę czy jego oprogramowanie pracuje pod Linuxem lub Windows i czy jest to aplikacja 32-bitowa (aplikacja 32-bitowa będzie pracować szybko i nie będziemy mieć problemów pod Windows XP lub Windows Vista).
Oprogramowanie jest systemem zintegrowanym tzn. dowolny dokument do systemu wprowadza się tylko raz, a wszystkie informacje przechowywane są w jednej bazie.
W systemie zintegrowanym faktura wystawiona przez handlowca jest natychmiast widziana przez księgową w module księgowo-rozliczeniowym, przez menedżera w module analiz, przez magazyniera jako odzwierciedlenie w zaktualizowanym stanie magazynowym, itp. Nie trzeba już takiego dokumentu jeszcze raz wprowadzać czy importować.
Zapytaj dostawcę czy jego oprogramowanie jest systemem zintegrowanym i czy wystawiona faktura jest od razu widoczna w module finansowo-księgowym, czy trzeba dodatkowo wykonać jakieś operacje.
Oprogramowanie może pracować tak samo szybko i sprawnie na jednym stanowisku, jak i na trzydziestu.
Nasza firma ciągle się rozwija, dziś potrzebujemy jedno stanowisko ale za rok może będziemy potrzebować już dwudziestu. Jeśli program trzeba będzie zmienić gdy firma będzie większa to spowoduje to niepotrzebny zamęt, koszty, utratę danych historycznych, stratę czasu na naukę nowego systemu, itp.
Zapytaj dostawcę na ilu maksymalnie stanowiskach może pracować jego oprogramowanie. Nie daj się zwieść - poproś o podanie nazwy firmy, w której program pracuje na 20 stanowiskach.
Serwer bazy danych, z którego korzysta oprogramowanie jest wydajny i nowoczesny.
Danych cały czas przybywa, komputery często wykonują równolegle inne działania. Z biegiem czasu praca może stać się mocno uciążliwa bez wydajnej bazy danych.
Zapytaj dostawcę czy serwer bazy danych to nowoczesna technologia (np. SQL), czy ma jakieś ograniczenia na ilość dokumentów czy transakcji, czy praca nie zostanie spowolniona przy większej ilości danych. Stare, mało wydajne systemy są oparte o bazy plikowe - pliki mają rozszerzenie np. DBF lub MDB.
Oprogramowanie jest konfigurowane pod kątem potrzeb Klienta.
Każda firma ma własny styl prowadzenia biznesu i ma różne potrzeby. Nowoczesne oprogramowanie można konfigurować pod kątem indywidualnych potrzeb.
Zapytaj dostawcę co można konfigurować i jak bardzo można program dostosować do swoich potrzeb, czy można np. modyfikować wydruki.
System może być bez problemu rozszerzony o potrzebne w przyszłości moduły (jak np. CRM czy obsługa klientów przez Internet).
Nasza firma ciągle się rozwija, może w niedalekiej przyszłości nie obędziemy się bez modułu CRM (Zarządzanie Relacjami z Klientem). Czy nasz program można rozbudować o taki moduł, czy trzeba wszystko zmieniać na nowe i znów ponosić dodatkowe koszty?
Zapytaj dostawcę czy oprogramowanie posiada moduł CRM.
Oprogramowanie posiada rozbudowany moduł analiz i raportowania.
Dzisiaj bardzo trudno jest menedżerowi podejmować właściwe decyzje, jeśli nie otrzymuje na bieżąco raportów i analiz dotyczących działań firmy i jej efektywności.
Zapytaj dostawcę czy oprogramowanie posiada moduł analiz i czy raporty oraz wydruki można modyfikować pod kątem potrzeb.
System jest sprawdzony, ma dobre referencje a producentem jest znana firma.
Lepiej aby nasza firma nie była firmą testową dla nowego oprogramowania. Niebezpiecznie jest też wybierać oprogramowanie nieznanych i małych firm, gdyż nie posiadają one wystarczających środków na rozwój produktów, a przecież przepisy zmieniają się dość często i oprogramowanie musi być stale modyfikowane.
Sprawdź jak duży jest producent, czy ma wystarczające środki na rozwój, jaką ma sieć sprzedaży i pomocy technicznej, czy ma jakieś osiągnięcia (nagrody).
Przykładem oprogramowania, które spełnia wszystkie wyżej wymienione kryteria jest CDN OPTIMA oraz CDN XL firmy Comarch.
