Przygotowanie spotkania biznesowego warto rozpocząć od dokładnego określenia: ile osób będzie zaproszonych i jaki charakter ma mieć spotkanie: oficjalny czy nieformalny oraz czy spotkanie ma być połączone z cateringiem albo rozrywką. Od odpowiedzi na te pytania zależy wybór miejsca, a także: ustawienie sali, menu, rodzaj rozrywki, oprawy muzycznej, a nawet dobór ewentualnego upominku dla gości. Warto też wybrać osobę czy podmiot odpowiedzialny za organizację całości spotkania.
Ważne składniki sukcesu spotkania
Coraz częściej ważnym kryterium przy wyborze miejsca na spotkanie biznesowe jest jego atrakcyjność, niekoniecznie wyrażająca się najniższą ceną. Przede wszystkim liczą się: ciekawa atmosfera, estetyczne wnętrza i możliwość dowolnej rearanżacji ustawienia oraz wysoki standard wyposażenia. Firmy zachęca opcja wynajęcia razem z salą całego sprzętu do oświetlenia oraz nagłośnienia, ekranów i rzutników – wraz z obsługą techniczną. Jest to szczególnie ważne, jeśli firma planuje krótką prezentację osiągnięć firmy, nowego projektu czy produktu. Ważnym czynnikiem, który może zdecydować o wyborze danego miejsca przez firmę, jest dostęp do Internetu, najlepiej bezprzewodowego.
Warto dowiedzieć się na jakiej zasadzie organizowany jest w danym miejscu catering i czy ma się wpływ na menu tak, aby możliwe było dopasowanie go do upodobań gości. Firma, która zadba, by osoby zaproszone znalazły smakołyki zarówno wegetariańskie, regionalne czy orientalne, z pewnością wywrze dobre wrażenie na zaproszonych. Wcześniej trzeba też uzgodnić dekoracje oraz rodzaj krótkiego show, które uatrakcyjni całe spotkanie. Może to być występ muzyczny, pokaz tańca, film, a nawet spektakl teatralny.
Kiedy rezerwować?
– Firma, która decyduje się na zorganizowanie spotkania biznesowego w popularnym terminie, powinna dokonać rezerwacji nawet trzy miesiące wcześniej – radzi Małgorzata Nowak. – Do takich okresów należą: miesiące od marca do czerwca oraz od września do grudnia. Warto wziąć też pod uwagę, że w okresie świątecznym wiele firm organizuje np. wigilie dla pracowników czy klientów, więc wynajem sali w ostatniej chwili może być także utrudniony – dodaje Pani Małgorzata. Wcześniejsza rezerwacja jest korzystna dla firmy, pozwala dokładnie zaplanować przebieg spotkania, jest czas na przygotowanie materiałów oraz na dogranie wszystkich szczegółów. Dodatkowo firma ma wtedy możliwość wynegocjowania większych zniżek, co ma istotne znaczenie dla całego wydarzenia. Dzięki temu można np. przesunąć część budżetu na lepszy catering czy ciekawszą część artystyczną dla gości.
Kto odpowiada za organizację?
Koordynowanie przygotowań do spotkania biznesowego można powierzyć pracownikowi, czy zespołowi pracowników z firmy – zależnie od skali imprezy. Organizowanie takiego wydarzenia jest pracochłonne, wymaga dużych umiejętności np. negocjacji oraz planowania działań, dzięki czemu możliwe jest zsynchronizowanie wszystkich dostawców i podwykonawców tak, aby impreza mogła się odbyć w terminie.
Zorganizowanie spotkania biznesowego można także powierzyć zewnętrznej agencji eventowej. Jest to o wiele wygodniejsze rozwiązanie z punktu widzenia firmy, niż powierzenie koordynacji pracownikowi, bądź zespołowi pracowników. Firma zleca zadanie i obserwuje postęp prac. Nie uczestnicząc bezpośrednio w poszczególnych etapach przygotowań, oszczędzany jest czas, zaś firma i tak jest na bieżąco informowana o wszelkich działaniach, np. w formie raportów. Wybranie usług zewnętrznej agencji eventowej wiąże się jednak z dodatkowymi kosztami, co wynika z dłuższego łańcucha pośredników do opłacenia, nie licząc prowizji samej agencji.
Warto wiedzieć, że istnieją też miejsca, które posiadają dział eventowy. – Jest to znaczne udogodnienie dla firm, które mogą przekazać koordynację imprezy doświadczonemu zespołowi. Nasz dział eventowy na co dzień zajmuje się przygotowaniem różnych wydarzeń w teatrze – mówi Małgorzata Nowak. – Dodatkową zaletą jest możliwość dowolnego, indywidualnego dopasowania wszystkich szczegółów, zaczynając od ustawienia sali, oświetlenia, nagłośnienia, po dekoracje, catering, muzykę czy nawet przygotowanie dopasowanego krótkiego występu aktorów, które uatrakcyjnia spotkanie i wprowadza gości w dobry nastrój. Zaproszeni na imprezy w Teatrze Kamienica dobrze je wspominają i jest to powód, dla którego firmy powracają, organizując spotkania cykliczne – dodaje Pani Małgorzata.
Ważny akcent na zakończenie spotkania
Firma powinna zadbać o materiały, które mogą być przekazane uczestnikom spotkania po jego zakończeniu. Razem z materiałami, np. informacjami o firmie, projekcie czy produkcie, warto wręczyć drobny upominek. – Powinien być on dopasowany do charakteru spotkania, czyli elegancki prezent wręcza się na spotkaniu formalnym, a swobodniejszy gadżet na nieformalnej imprezie firmowej – sugeruje Pani Małgorzata. Przygotowanie materiałów, będących podsumowaniem spotkania to świadectwo, że firma poważnie traktuje swoich gości, że zależy jej na podtrzymywaniu dobrych relacji. Drobny upominek, wręczony razem z materiałami, to z kolei miły gest, który z pewnością wywrze dobre wrażenie na zaproszonych.
Udane spotkanie z partnerami czy klientami to duże korzyści dla firmy, zarówno biznesowe, jak i wizerunkowe. Dlatego warto przygotować je uważnie i starannie, by pozostawiło dobre wrażenie u zaproszonych oraz zachęciło do szybkiego kontaktu, np. przy nowym projekcie. Sukces spotkania to sukces firmy.
