Jednym z największych pożeraczy czasu w pracy jest e-mail. Problem zalewani skrzynek pocztowych lawiną mało przydatnych wiadomościwciąż narasta. Największe firmy z branży IT, takie jak Microsoft, Intel, Google czy IBM już teraz wdrażają działania i opracowują kolejne rozwiązania, które mają na celu opanowanie nadmiernego przepływu informacji i odciążenie pracowników, którzy toną w korespondencji e-mailowej. Firma badawcza RescueTime wyliczyła, że przeciętny pracownik, który cały czas wykorzystuje w swojej pracy komputer, wchodzi na pocztę elektroniczną ponad 50 razy dziennie ! Skąd my to znamy...
Jest poniedziałek rano i Twoja lista zadań do zrobienia jest długa. Włączasz komputer, otwierasz skrzynkę pocztową, a następnie... kolejne sześć godzin spędzasz na „szarpaninie” z kilkoma różnymi problemami, które znalazłeś w stosie nowych e-maili. Lista ważnych zadań do wykonania pozostaje nietknięta... Gdzie jest źródło problemu ? Zawracanie sobie głowy kolejną sprawą, której nie możesz w danej chwili rozwiązać (bo masz akurat inne obowiązki), skutkuje często mniejszą efektywnością Twojej pracy. Można sprawdzać skrzynkę pocztową czy pocztę głosową częściej niż 2-3 razy dziennie. To przecież zajmuje dosłownie chwilę. A jaki jest tego skutek ? Jeśli tylko znajdziesz w swojej skrzynce kolejną nową sprawę do załatwienia, kolejny problem, który trzeba rozwiązać, świadomość tego, że coś „wisi” Ci nad głową będzie przeszkadzać w wypełnianiu ważnych zadań, które aktualnie się zajmujesz. Często to odczucie, że jest jeszcze ta jedna czy druga sprawa, która czeka na rozwiązanie, nie opuszcza Cię nawet wtedy, gdy wyłączysz już komputer i wyjdziesz z pracy. W ten sposób fundujesz sobie najgorszy sposób działania : mało efektywną pracę i mało efektywny odpoczynek po pracy (bo cały czas masz w głowie, że jeszcze jest coś, czym trzeba się zająć). Skup się więc na najważniejszych zadaniach i nie ulegaj pokusie, by „na minutkę” otworzyć skrzynkę pocztową. Czas poświęcony na pracę bez odpowiedniego skupienia nie jest wiele wart.
Żeby powstrzymać się przed zbyt częstym posługiwaniem się e-mailami w pracy, warto pamiętać, że - jak potwierdzą weterani e-mailowej „wojny o własny czas” - odpowiadanie na każdy e-mail najczęściej wiąże się z tym, że otrzymujemy ich w rezultacie jeszcze więcej. Tak więc niezwłoczne odpowiadanie każdemu na każdą wiadomość – co jest niestety nawykiem wielu ludzi – przysparza więcej, a nie mniej mało produktywnego zajęcia jakim jest „przerzucanie” stosów wiadomości na własnej skrzynce pocztowej.
Można inaczej ? Jasne, że tak. Sprawdzaj pocztę elektroniczną o wyznaczonej porze, najlepiej dwa raz w ciągu dnia. Powiadom wcześniej współpracowników o zmianie Twojej organizacji pracy. Niech otwieranie skrzynki pocztowej nie będzie pierwszą rzeczą, jaką robisz każdego dnia zaraz po włączeniu komputera.
