Zarządzanie czasem (ang. time management) to podstawowa umiejętności jaką musi opanować mężczyzna w biznesie. Polega na podnoszeniu skuteczności działania poprzez efektywniejsze wykorzystywanie czasu. Terminu używa się najczęściej w kontekście pracy czy kariery, jednak zasady time menagementu można stosować do wszystkich sfer życia.
Najogólniej mówiąc chodzi o właściwe wykorzystywanie czasu, dzięki czemu można więcej zrobić i tym samym zwiększyć prawdopodobieństwo sukcesu.
Podstawową sprawą jest wyznaczenie sobie celu, do którego będziemy dążyć. Dobre sformułowanie zamiarów jest konieczne do skutecznego działania.
Badania wykazały, że ludzie, którzy wyznaczają sobie jasne cele (jest to niestety tylko 3% populacji) osiągają największe sukcesy.
Cechy dobrze sformułowanego celu określa zasada SMARTER nazwana tak od pierwszych liter angielskich słów określających te cechy:
S – specific - konkretny
M – measurable - mierzalny
A – ambitious - ambitny
R – realistic - realistyczny
T – time oriented - określony w czasie
E – exciting - ekscytujący
R – recorded - zapisany
Tak więc dobrze sformułowany cel powinien być na tyle rzeczowy, żeby było wiadomo, co chcesz konkretnie osiągnąć. Powinien być mierzalny- trzeba określić kiedy będzie wiadomo, że cel został osiągnięty. Warto także narzucić sobie ramy czasowe, plany podzielić na długo- i krótkoterminowe. To, że cel jest ambitny i ekscytujący ma zwiększać nasza motywację. I wreszcie cel musi być możliwy do zrealizowania, bo jak twierdzi Graham Greene, angielski dramaturg,: „Rozpacz to cena, jaką płacimy za postawienie sobie nieosiągalnego celu”.
Hierarchizacja działań
W pierwszej kolejności należy zająć się rzeczami ważnymi i pilnymi, w drugiej kolejności czas należy poświęcić na rzeczy ważne, choć mniej pilne. Istotnym elementem dobrego wykorzystywania czasu i efektywnego działania jest planowanie, – więc po wyznaczeniu celu (oczywiście zgodnie z zasadami Smarter) należy większe zadania (cele długoterminowe lub też złożone projekty) rozbić na zadania mniejsze, tak, aby nawet w przypadku odległych planów, już dziś móc zacząć działać w kierunku ich realizacji.
Dobra organizacja pracy
Podstawą dobrej organizacji pracy jest prawidłowo sporządzony plan. Opracowanie planu to coś więcej niż wypisanie listy rzeczy do zrobienia. Zadania trzeba zapisywać w odpowiedni sposób i również w odpowiedni sposób na bieżąco uzupełniać plan. Można to zrobić następująco:
- spisz zadania - lista musi być wyczerpującą, choć w formie
krótkich notatek. Trudno pracować z bardzo rozbudowanym
planem.
- oszacuj jak najdokładniej czas, jaki zajmie wykonanie
każdego zadania.
- dodaj czas na nieprzewidziane wypadki - zazwyczaj wszystko
zajmuje więcej czasu, niż oszacowano. Uwzględnij również
powtarzające się czynności, które wykonujesz codziennie
na bieżąco.
- ustal priorytety- to kluczowy, niezwykle istotny aspekt
zarządzania czasem.
Pokonanie „barier mentalnych”
Wielu osobom dobre zorganizowanie kojarzy się ze sztywnością i drętwością, choć w rzeczywistości właśnie lepsze panowanie nad swoim czasem daje swobodę i możliwość odprężenia. Przeszkadzać może także negatywna samoocena, której skutkiem bywa niewiara w możliwość zmiany i opinia o własnej niekompetencji, oraz ograniczające poglądy, że takie cechy jak spóźnianie czy roztargnienie są stałą i niepodlegającą zmianie właściwością danej osoby.
To także nie jest prawdą, ponieważ wiadomo, że człowiek jest w stanie zmieniać swoje nawyki, pod warunkiem, że tego bardzo chce. Tymczasem, wydaje się, że głównym źródłem nieefektywności jest opór przed zmianą swoich nawyków, jako że zawsze wymaga to dyscypliny i wysiłku.
Najogólniej mówiąc chodzi o właściwe wykorzystywanie czasu, dzięki czemu można więcej zrobić i tym samym zwiększyć prawdopodobieństwo sukcesu.
Podstawową sprawą jest wyznaczenie sobie celu, do którego będziemy dążyć. Dobre sformułowanie zamiarów jest konieczne do skutecznego działania.
Badania wykazały, że ludzie, którzy wyznaczają sobie jasne cele (jest to niestety tylko 3% populacji) osiągają największe sukcesy.
Cechy dobrze sformułowanego celu określa zasada SMARTER nazwana tak od pierwszych liter angielskich słów określających te cechy:
S – specific - konkretny
M – measurable - mierzalny
A – ambitious - ambitny
R – realistic - realistyczny
T – time oriented - określony w czasie
E – exciting - ekscytujący
R – recorded - zapisany
Tak więc dobrze sformułowany cel powinien być na tyle rzeczowy, żeby było wiadomo, co chcesz konkretnie osiągnąć. Powinien być mierzalny- trzeba określić kiedy będzie wiadomo, że cel został osiągnięty. Warto także narzucić sobie ramy czasowe, plany podzielić na długo- i krótkoterminowe. To, że cel jest ambitny i ekscytujący ma zwiększać nasza motywację. I wreszcie cel musi być możliwy do zrealizowania, bo jak twierdzi Graham Greene, angielski dramaturg,: „Rozpacz to cena, jaką płacimy za postawienie sobie nieosiągalnego celu”.
Hierarchizacja działań
W pierwszej kolejności należy zająć się rzeczami ważnymi i pilnymi, w drugiej kolejności czas należy poświęcić na rzeczy ważne, choć mniej pilne. Istotnym elementem dobrego wykorzystywania czasu i efektywnego działania jest planowanie, – więc po wyznaczeniu celu (oczywiście zgodnie z zasadami Smarter) należy większe zadania (cele długoterminowe lub też złożone projekty) rozbić na zadania mniejsze, tak, aby nawet w przypadku odległych planów, już dziś móc zacząć działać w kierunku ich realizacji.
Dobra organizacja pracy
Podstawą dobrej organizacji pracy jest prawidłowo sporządzony plan. Opracowanie planu to coś więcej niż wypisanie listy rzeczy do zrobienia. Zadania trzeba zapisywać w odpowiedni sposób i również w odpowiedni sposób na bieżąco uzupełniać plan. Można to zrobić następująco:
- spisz zadania - lista musi być wyczerpującą, choć w formie
krótkich notatek. Trudno pracować z bardzo rozbudowanym
planem.
- oszacuj jak najdokładniej czas, jaki zajmie wykonanie
każdego zadania.
- dodaj czas na nieprzewidziane wypadki - zazwyczaj wszystko
zajmuje więcej czasu, niż oszacowano. Uwzględnij również
powtarzające się czynności, które wykonujesz codziennie
na bieżąco.
- ustal priorytety- to kluczowy, niezwykle istotny aspekt
zarządzania czasem.
Pokonanie „barier mentalnych”
Wielu osobom dobre zorganizowanie kojarzy się ze sztywnością i drętwością, choć w rzeczywistości właśnie lepsze panowanie nad swoim czasem daje swobodę i możliwość odprężenia. Przeszkadzać może także negatywna samoocena, której skutkiem bywa niewiara w możliwość zmiany i opinia o własnej niekompetencji, oraz ograniczające poglądy, że takie cechy jak spóźnianie czy roztargnienie są stałą i niepodlegającą zmianie właściwością danej osoby.
To także nie jest prawdą, ponieważ wiadomo, że człowiek jest w stanie zmieniać swoje nawyki, pod warunkiem, że tego bardzo chce. Tymczasem, wydaje się, że głównym źródłem nieefektywności jest opór przed zmianą swoich nawyków, jako że zawsze wymaga to dyscypliny i wysiłku.
Licencja: Creative Commons
