Segregacja i kategoryzacja domowych dokumentów
Być może nieraz zdarzyło Ci się w panice szukać polisy ubezpieczeniowej na samochód lub chciałeś dokładnie sprawdzić i przeanalizować swoją umowę o pracę? W takich chwilach znalezienie dokumentów jest ogromnym wyzwaniem, a wynika to z faktu, że ciężko zachować w nich względny porządek. Jeśli jednak postanowiłeś poświęcić chwilę i zrewidować zgromadzoną dokumentację, to najlepiej zacząć od segregacji i kategoryzacji.
Pracując w biurze lub odwiedzając takie miejsca, doskonale wiesz, że teczki i segregatory na dokumenty są absolutną podstawą ich wyposażenia. Dzięki nim masz pod ręką zawsze wszystko to, co może się przydać w najmniej oczekiwanym momencie. Warto więc, żebyś wyposażył się w teczki na dokumenty – z gumką lub bez – i odrobinę cierpliwości.
W pierwszej kolejności podziel swoje dokumenty na poszczególne kategorie. Mogą być to na przykład:
- ubezpieczenia samochodu i domu;
- umowy o pracę lub kontrakty z partnerami biznesowymi;
- rachunki – czynsz, woda, energia elektryczne itp.;
- dokumenty medyczne;
- dokumenty edukacyjne.
Dokładnie posegreguj wszystko, a także pozbądź się pism, które straciły już swoją ważność, jak choćby paragony gwarancyjne na dany sprzęt RTV czy AGD. W tym momencie sięgnij po zakupione wcześniej teczki na dokumenty A4 i opatrz każdą z nich odpowiednim podpisem.
Kolejnym krokiem jest nic innego, jak tylko włożenie posegregowanych grup dokumentów i umieszczenie teczek na dokumenty w bezpiecznym miejscu. W ten prosty sposób każdy z nas – w tym także i Ty – zaprowadzi względny porządek w dokumentacji, bez obaw o to, że nie znajdzie na czas najważniejszych umów i dyplomów.
Pamiętaj o odkładaniu dokumentów na bieżąco!
Plastikowe teczki na dokumenty, czy też ich papierowe odpowiedniki, nie mogą jedynie bezczynnie leżeć na Twojej półce. Z pewnością zdajesz sobie sprawę z tego, że wszelakie rachunki za wodę czy prąd pojawiają się każdego miesiąca. Nie zapominaj więc o tym, by o zaprowadzony w dokumentach porządek dbać na bieżąco.
Po opłaceniu zobowiązania schowaj rachunki do konkretnej teczki z odpowiednią kategorią. W ten sposób będziesz mógł w sposób ciągły segregować dokumenty, uwzględniają nie tylko ich kategorię, ale także datę, a to z pewnością znacznie ułatwi Ci późniejsze ich znalezienie.
Zorganizuj odpowiednią przestrzeń na swoje dokumenty
W sytuacji, gdy udało Ci się już posegregować wszelaką papierologię, a papierowe teczki na dokumenty są wypełnione po brzegi, postaraj się również znaleźć dla nich najlepsze miejsce. Zapewne masz świadomość, że w każdym biurze – dokładnie tak samo, jak i w domu – najważniejsza jest organizacja wszystkich teczek na dokumenty czy segregatorów.
Postaraj się więc umieścić je w widocznym, a jednocześnie bezpiecznym miejscu tak, byś nigdy o nich nie zapomniał, ale też, by nie skupiały one na sobie zbyt wiele uwagi. W ten sposób zadbasz i o bezpieczeństwo swoich dokumentów, i o to, by zawsze panował w nich nienagannych porządek.
Nie ma na co czekać. Zaopatrz się w teczki, segregatory i uporządkuj rachunki, umowy czy inne pisma!
