Podstawowe zasady wystawiania faktur
Obecnie faktury można sporządzać w postaci papierowej lub elektronicznej. Trzeba pamiętać, aby wystawiona ona była w dwóch egzemplarzach – po jednym dla nabywcy i wystawcy. Terminy wystawiania faktur są różne w zależności od prowadzonej działalności gospodarczej. Standardem jest jednak wystawienie rachunku do dnia 15-tego miesiąca, który następuje po miesiącu, w którym został dostarczony towar lub świadczenie usługi.
Aby faktura VAT została poprawnie wystawiona musi zawierać poniższe informacje:
- datę wystawienia
- numer, który będzie kolejnym numerem nadanym w danej serii lub danym roku
- kompletne dane nabywcy i wydawcy
- szczegółowy opis towaru lub usługi wraz z ilością i ceną jednostkową netto
- informację o rabatach
- odpowiednią stawkę VAT
- kwotę netto ogółem
- kwotę VAT ogółem
- kwotę brutto ogółem
- informację na temat terminu płatności jak i jej formy (np. przelew)
W przypadku błędu np. w cenie jednostkowej towaru czy stawce VAT można wystawić dokument korygujący na wcześniej wystawioną fakturę. Ważne jest, by na nowym dokumencie znalazł się dopisek „faktura korygująca” bądź „korekta” oraz numer faktury i pozycji, którą chcemy poprawić. Jeśli błąd dotyczy elementu, który nie ma wpływu na kwotę VAT np. numer faktury czy niepoprawna nazwa nabywcy, wtedy należy wystawić „notę korygującą”.
Czy warto zainwestować w program do wystawiania faktur?
Co raz bardziej popularną formą poświadczenia dokonania transakcji jest tzw. e-faktura. Na rynku jest wiele programów do fakturowania, które ułatwiają pracę księgowym przy wystawianiu tego typu rachunków. Programy te pozwalają na przygotowanie gotowych szablonów. Załóżmy, że często współpracujesz z firmą „X”. Program do faktur zapamięta twoje dane jako wystawcy, ale także dane nabywcy. Oznacza to, że część pól faktury zostanie już wypełniona. Dodatkowo, programy do fakturowania pozwalają na przygotowanie listy produktów czy usług jakie świadczy dana firma. Wystarczy wybrać z listy odpowiednią pozycję i pola uzupełnią się same.
Trzeba brać pod uwagę to, że komercyjne programy do fakturowania posiadają dużo większe możliwości niż programy darmowe. Dodatkowo mają dużo bardziej przyjazny interfejs i są bardziej intuicyjne w obsłudze. Jest to bardzo ważny aspekt podczas wyboru takiego programu. Dodatkową funkcją jaką posiadają programy do wystawiania faktur z górnej półki to monitoring zadań. Przedsiębiorca na bieżąco może kontrolować dochody jak i koszty zleceń.
Czy programy do fakturowania są bezpieczne? Tak. Aby móc wystawić fakturę należy wcześniej zalogować się do programu używając odpowiedniego loginu i hasła. Danych tych jednak nie wolno udostępniać osobom nieupoważnionym.
