Zarządzanie dokumentacją
W każdym przedsiębiorstwie tworzonych jest wiele różnego rodzaju dokumentów, które są efektem realizacji działań wynikających z poszczególnych procesów składających się na funkcjonowanie przedsiębiorstwa. W dokumentacji firmowej znajduje się wiele informacji o realizowanych projektach i zadaniach, obowiązkach pracowników, zasobach firmy, kontrahentach i klientach, przeprowadzonych transakcjach. Dlatego niezmiernie ważne jest, aby pisma były sporządzane zgodnie z przepisami prawa gospodarczego i archiwizowane w sposób adekwatny do specyfiki danego przedsiębiorstwa.
Każdy generowany dokument powinien być zweryfikowany pod względem rodzaju i sprawy, opatrzony datą, a następnie zindeksowany w odpowiednim dla niego zbiorze. Zarządzanie dokumentacją firmową wymaga więc precyzji i dobrej organizacji, by uniknąć niepotrzebnych i w konsekwencji problematycznych błędów. Dlatego obecnie większość przedsiębiorstw dysponuje systemami informatycznymi lub aplikacjami dostępnymi online ułatwiającymi prawidłowe i bezpieczne zarządzanie dokumentacją firmową.
Aplikacje biznesowe
Zarówno narzędzia będące integralną częścią systemów informatycznych w firmie, jak i te będące osobnymi produktami mają wiele zalet, które znacząco usprawniają procesy administracyjno-biurowe. Jako najważniejsze wskazuje się:
- łatwość organizowania i ewidencjonowania dokumentacji,
- sprawne koordynowanie dokumentacją firmową,
- usystematyzowane archiwizowanie pozwalające na szybkie odnalezienie potrzebnych dokumentów,
- bezpośredni dostęp do bazy danych dla każdego uprawnionego pracownika.
Aplikacje biznesowe pozwalające na zarządzanie dokumentacją firmową są idealnym rozwiązaniem dla każdego przedsiębiorstwa, bez względu na wielkość i rodzaj prowadzonej działalności. Tak automatyzowane procesy administracyjno-biurowe przekładają się na intensyfikację pozostałych działań warunkujących funkcjonowanie firmy.
Zarządzanie i generowanie
Jednak tego typu systemy zarządzania to nie tylko możliwość koordynowania już istniejącą dokumentacją, to również możliwość samodzielnego generowania dokumentów – coraz częściej też w języku angielskim. Aplikacje z opcją generatora pozwalają na samodzielne redagowanie dowolnych dokumentów na podstawie gotowych wzorów różnego rodzaju umów, pism, formularzy itd. Ponieważ każda wersja wzorów jest na bieżąco weryfikowana przez specjalistów z zakresu prawa gospodarczego, przedsiębiorca może modyfikować dokument, dostosowując go do aktualnych potrzeb.
Stosowanie specjalistycznych narzędzi to dla przedsiębiorców możliwość usprawnienia organizacyjnego, ograniczenia nakładów pracy i w konsekwencji obniżenia kosztów. Dzięki temu przedsiębiorca może skupić się na zasadniczych celach strategicznych wynikających z rodzaju prowadzonej działalności.
