Forma takiego dokumentu nie jest prawnie regulowana. Zazwyczaj to po prostu ewidencja sprzętów znajdujących się w lokalu i opis ich technicznego stanu. Protokół powinien też zawierać ustalenia dotyczące użytkowania wyposażenia (czyim obowiązkiem jest naprawa zepsutego podczas okresu wynajmu sprzętu). Jeżeli jest pobierana kaucja, należy wpisać jej wysokość, warunki i formę jej zwrotu. Ważne jest spisanie stanu liczników mediów.
Poza tym w protokole muszą znaleźć się informacje typowe dla każdej umowy: określenie stron i ich dane oraz oznaczenie mieszkania i umowy najmu, której dotyczy.
Podstawowe korzyści dla najemcy i wynajmującego
Taki aneks do umowy jest zabezpieczeniem zarówno dla właściciela mieszkania, jak i nowych lokatorów. Wynajmujący ma wtedy gwarancję, że w razie zniszczenia pozostawionych do dyspozycji lokatora sprzętów, będzie mógł łatwiej wyegzekwować zwrot kosztów naprawy. Łatwiej jest na podstawie protokołu zdawczo-odbiorczego ustalić, które usterki pojawiły się w czasie wynajmu, a które były już wcześniej – w końcu najemca może się wprowadzić nawet na kilka lat; w tym czasie wynajmujący nie musi wcale odwiedzać mieszkania w celu kontrolowania stanu technicznego na bieżąco.
Kaucja gwarancyjna
Taka „ocena szkód” jest bardzo ważna w przypadku, gdy od najemcy została pobrana kaucja gwarancyjna. Na podstawie protokołu właściciel ustali, czy zostanie ona zwrócona w całości czy część jej potrąci na pokrycie strat.
Opłaty za media
Obowiązkowo należy spisać stan liczników – da to wgląd w opłaty za media. Jasne będzie, ile wody/elektryczności/gazu zostało zużyte przez poprzednich, a ile przez następnych lokatorów. Warto od czasu do czasu samemu kontrolować stan liczników, nawet jeśli właściciel o to nie prosi. Daje to wgląd w średnie, comiesięczne zużycie mediów i możliwość jego ograniczenia.
Protokół zdawczo-odbiorczy jest więc niezbędnym dokumentem w trakcie podpisywania umowy najmu. Pozwala na jasne określenie warunków umowy, jak i ułatwia jej bezkonfliktowe rozwiązanie. Powinien stać się standardem na polskim rynku najmu.
