Ważne jest, abyś miał ogólny plan, w którym umieścisz wszystkie ważniejsze sprawy, które na spotkaniu mają zostać poruszone. Taki zarys umożliwi skupienie się na sprawach aktualnie poruszanych i pozwoli na zerknięcie w niego w każdej chwili, np. wtedy, gdy będziesz czuł, że zaczynają cię rozpraszać inne tematy rozmów, które przecież mogą się pojawić,
Kiedy już masz przygotowany plan konferencji, to pora, aby zrobić listę uczestników oraz określić datę i godzinę spotkania. Jeżeli w konferencji biorą udział osoby znajdujące się w innej strefie czasowej – pamiętaj o uwzględnieniu różnicy godzin.
Kolejnym krokiem, jaki powinieneś zrobić, jest wysłanie zaproszeń do uczestników konferencji. Oczywiście, warto poprosić, aby dali znać czy zaproponowany przez ciebie termin będzie im odpowiadał i czy wezmą udział w spotkaniu.
Zaproszone strony muszą uzyskać od ciebie informację, jak zalogować się do rozmowy. Miłym gestem jest dopisek, zapewniający, że jeśli mają jakiekolwiek problemy z logowaniem, mogą zwrócić się do ciebie z prośbą o pomoc (nie zapomnij umieścić swojego numeru telefonu oraz maila).
Co do samej konferencji:
Zleć swoim pracownikom dokładne sprawdzenie sprzętu lub zrób to sam. Pamiętaj, że głośniki muszą działać nienagannie, aby kontakt z uczestnikami był prawidłowy. Na początku spotkania poproś, aby każdy zabierający głos się przedstawił. Nie zapominaj, że to, do Ciebie jako przewodniczącego konferencji należy dbanie o jej niezakłócony przebieg. Nie przerywaj mówiącym, raczej zachęcaj milczących do zabrania głosu. Pod koniec spotkania upewnij się, że podsumowanie jest prawidłowe i zgodne z prawdą, w razie gdyby tak nie było - dokonaj sprostowania. Kiedy konferencja dobiegnie końca, podziękuj wszystkim za uczestnictwo, zapewnij, że bez ich udziału spotkanie nie byłoby tak wartościowe oraz wyraź chęć dalszej współpracy.
Stosując się do powyższych rad na pewno przygotujesz satysfakcjonującą telekonferencję, która pozostanie pozytywnie zapamiętana przez uczestników.
Powodzenia!
