Świadcząc usługi lub sprzedając towary, tych klientów-kontrahentów jest dużo. W pewnym momencie może się okazać, że przybyło ich tyle, że nie można się samodzielnie połapać. I wtedy pojawia się kłopot. Dobrze by było tak ich posegregować, aby wiedzieć, komu co się sprzedaje, kto przynosi jakie zyski, a także którzy klienci są nieopłacalni. I do tego właśnie doskonale nada się system CRM.
Gdy baza klientów jest duża, pojawiają się problemy z przetwarzaniem danych o nich. Istotne jest, aby na bieżąco zbierać o nich informacje i aktualizować je w każdym potrzebnym momencie. Sprzedając klientom towary lub świadcząc usługi, istotna jest historia zamówień przypadająca na każdego klienta, rabaty, które im się udziela, a także poziom sprzedaży. Przydatne byłoby również to, aby każdy pracownik miał dostęp do poszczególnych części danych, czyli do nadania im odpowiednich uprawnień, które mogą usprawnić zarządzanie relacją z klientem.
W takiej sytuacji należy wdrożyć odpowiedni system CRM, który umożliwi dostęp do aktualnych danych o kliencie każdemu, kto będzie tego potrzebował, w czasie rzeczywistym. Gdy jeden użytkownik systemu wprowadzi dane, to każdy pracownik posiadający uprawnienia, będzie mógł z nich korzystać, a także dopisywać odpowiednie aktualizacje. Dzięki takiej sytuacji, każdy pracownik będzie miał dostęp do najświeższych informacji na temat poszczególnych klientów, a także historii jego zamówień i wszelkich innych informacji niezbędnych w prowadzeniu danego biznesu. Dzięki temu wszystkie dane będą uporządkowane.
System CRM przyda się również wtedy, gdy zaistnieje potrzeba oszacowania potencjału sprzedaży wśród danych klientów, co jest czasem potrzebne do przygotowania oferty specjalnej. Tego typu oprogramowanie skutecznie zamieni suche dane w przydatną wiedzę. Narzędzia analityczne ugrupują klientów pod kątem żądanej cechy (ilości zakupów, wieku, płci itp.). W takiej sytuacji, w prosty sposób, będzie można ustalić potrzeby danej grupy i zaproponować im produkt lub usługę, którymi mogą być mocno zainteresowani. Taką funkcję spełnia na przykład Microsoft Dynamics CRM Online.
Jak widać w powyższych przykładach, system CRM będzie doskonałym rozwiązaniem w firmie, która ma wielu klientów i chce zachować porządek w danych na ich temat.
