Decyzje te wydawane są w oparciu o ustawę z 27 marca 2003 roku o planowaniu i zagospodarowaniu przestrzennym (Dz. U. z 2003 roku Nr 80, poz. 717 ze zmianami).
Z wnioskiem o wydanie takiej decyzji może wystąpić każdy i nie jest wymagana, aby wnioskodawca posiadał praw do nieruchomości. Wydana decyzja nie daje żadnych praw do terenu i nie narusza prawa własności. Często potencjalny inwestor występuje o wydanie decyzji o warunkach zabudowy i zagospodarowania terenu, aby wiedzieć czy potencjalna inwestycja będzie możliwa.
Decyzja ta jest instrumentem planowania przestrzennego. Określa takie elementy jak wysokość budynku, jego kształt czy odległości od granicy itd.
Decyzja jest wydawana przez wójta, burmistrza lub prezydenta miasta.
Przepisy nie określają czasu, w jakim powinna zostać wydana decyzja o warunkach zabudowy i zagospodarowania terenu. W toku prowadzonego przez organ postępowania przeprowadzany jest szereg czynności dość czasochłonnych (np. analiza urbanistyczna). Jednak można przyjąć, że skoro przepisy ustawy o planowaniu i zagospodarowaniu przestrzennym nie określają terminu, w jakim decyzja ma być wydana, to należałoby ją wydać w terminie wynikającym z przepisów Kodeksu postępowania administracyjnego.
Postępowanie w sprawie wydania decyzji o warunkach zabudowy i zagospodarowania terenu może zostać zawieszone na okres 12 miesięcy. Zawieszanie może nastąpić, jeżeli trwają prace nad mpzp. Postępowanie zostanie podjęte, jeżeli w ciągu dwóch miesięcy od dnia zawieszenia postępowania rada gminy nie podjęła uchwały o przystąpieniu do sporządzania planu miejscowego albo, jeżeli w okresie 12 miesięcy nie uchwalono planu miejscowego lub jego zmiany.
Decyzja o warunkach zabudowy i zagospodarowania terenu zostanie wydana, jeżeli zostaną spełnione łącznie następujące warunki:
1) co najmniej jedna działka sąsiednia, dostępna z tej samej drogi publicznej, jest zabudowana w sposób pozwalający na określenie wymagań dotyczących nowej zabudowy w zakresie kontynuacji funkcji, parametrów, cech i wskaźników kształtowania zabudowy oraz zagospodarowania terenu, w tym gabarytów i formy architektonicznej obiektów budowlanych, linii zabudowy oraz intensywności wykorzystania terenu;
2) teren ma dostęp do drogi publicznej;
3) istniejące lub projektowane uzbrojenie terenu, jest wystarczające dla zamierzenia budowlanego;
4) teren nie wymaga uzyskania zgody na zmianę przeznaczenia gruntów rolnych i leśnych na cele nierolnicze i nieleśne;
5) decyzja jest zgodna z przepisami odrębnymi.
