Dokument w świetle prawa
Prawnie dokumentem staje się przedmiot, który stanowi dowód prawa, albo stosunku prawnego. Jego głównym zadaniem jest potwierdzanie i poświadczanie jakiegoś stanu prawnego. Brzmi zawile, ale sprowadza się do prostej zasady – dokument jest świadectwem regulującym każdą naszą działalność w świetle prawa. Jego uwierzytelniającymi wyznacznikami najczęściej są pieczęć i podpis. Na co dzień w naszym życiu spotykamy mnóstwo dokumentów - oświadczeń, umów, świadectw, gwarancji czy nawet zwykłych faktur.
Podwójne oblicze dokumentacji
Zauważmy, ze wraz z rozwojem technologicznym doszło do przemian w materiale, z którego sporządzane są dokumenty. Obecnie, jeśli musimy złożyć dokumentacje jakiegoś projektu –obok wersji papierowej coraz częściej pojawia się wymóg digitalizacji danych – czyli opracowania i przechowywania ich w wersji cyfrowej. Płyta, na której te dane są nagrane staje się automatycznie dokumentem równie ważnym, jak wersja drukowana. Nie dziwi nas więc, że firmy zajmujące się profesjonalnym niszczeniem dokumentacji umieszczają w swojej ofercie niszczenie nośników cyfrowych.
Nowe formy i formaty starych dokumentów
Przyjrzyjmy się chociażby dowodom osobistym i niektórym legitymacjom - papierowe książeczki kontra karty z poliwęglanu. Karty płatnicze i karty do bankomatów wykonane z masy plastycznej. Nasze osobiste dokumenty nie stanowią dla nas problemu, gdyż po określonym okresie ich użytkowania oddajemy je z powrotem instytucji, która nam je wydała. Niszczenie dokumentów nie jest już naszą sprawą, ale staje się wyzwaniem dla firm specjalizujących się w usługach tego typu.
Z dokumentem jak z jajkiem
Każdego z nas – nawet jeśli nie jesteśmy podmiotem gospodarczym – jako obywatela Rzeczpospolitej Polskiej obejmują przepisy dotyczące archiwizowania dokumentów. Mamy obowiązek posiadać dowody wszystkich transakcji – kupna, sprzedaży czy wynajmu nieruchomości oraz każdy rodzaj zawieranej umowy o świadczeniu usług. Musimy także przechowywać i archiwizować ewidencję naszych przychodów. Warto więc zapoznać się z kanonem ustaw regulujących przechowywanie dokumentów, żeby wiedzieć – kiedy je zachować i dlaczego trzeba zadbać, by je zniszczyć.
