Bardzo często restrukturyzacja kosztów jest rozumiana jako restrukturyzacja naprawcza rzadko jako restrukturyzacja rozwojowa. Poprzez restrukturyzację kosztów rozumiemy oszczędności generowane poprzez cięcie kosztów natomiast restrukturyzacja rozwojowa wiąże się z poszukiwaniem nowych elementów działania, które usprawnią procesy zachodzące w ramach zarządzanego podmiotu. Oba rodzaje restrukturyzacji podnoszą efektywność wykorzystywanych zasobów (majątku i pracowników), a docelowo wpływają pozytywnie na wzrost wyników przedsiębiorstwa.
Do działań restrukturyzacyjnych możemy zaliczyć min. poprawę efektywności zarządzania, zwiększenie konkurencyjności oferowanych usług, podnoszenie kultury organizacyjnej.
Jednostki gospodarcze świadczące usługi zarządzania wspólnotami mieszkaniowymi będące w większości przypadków mikro i małymi firmami rzadko stosują restrukturyzację naprawczą głównie ze względu na dość racjonalne gospodarowanie posiadanymi zasobami. W związku z tym ich działania powinny być skierowane głównie na działania związane z restrukturyzacją rozwojową.
Aby poprawić efektywność zarządzania, zwiększyć konkurencyjność oferowanych usług należy ograniczyć koszty funkcjonowania i lepiej wykorzystać istniejące zasoby. Szczególne znaczenie ma to dla mikro firm jakimi najczęściej są przedsiębiorstwa zarządców wspólnot mieszkaniowych, ponieważ jedno stanowisko pracy może zwiększać dwukrotnie koszty funkcjonowania firmy.
Zarządcy wspólnot mieszkaniowych ponoszą koszty typowe dla sektora usług. Wśród kosztów można wyodrębnić grupy:
- kosztów ogólnych związanych z funkcjonowaniem firmy ,
- kosztów zarządzania wspólnotami .
Koszty ogólne (w większości koszty stałe) są ponoszone bez względu na ilość obsługiwanych wspólnot mieszkaniowych. Ich optymalizacja polega na właściwym gospodarowaniu zasobami i optymalnym ich wykorzystaniu. W artykule chciałbym jednak pominąć optymalizację kosztów ogólnych, ponieważ jak wspomniałem wcześniej w mikro i małych firmach ponoszenie wydatków na koszty ogólne jest najczęściej racjonalne.
Działania rozwojowe można i należy podejmować szczególnie w drugiej grupie: kosztów zarządzania wspólnotami ponieważ wiele działań związanych z ponoszeniem tych kosztów można w obecnych czasach w prosty sposób wyeliminować lub wysoce ograniczyć.
Do kosztów zarządzania wspólnotami można przypisać:
1. koszty zatrudnienia i koszty pracy własnej
2. koszty obsługi administrowanych nieruchomości:
- korespondencja pocztowa,
- przypisana część kosztów wynagrodzeń,
- amortyzacja drukarek i zakup tonerów,
- papier do drukarek,
- rozmowy telefoniczne,
- paliwo,
- wynajem lokali na zebrania wspólnot i głosowania uchwał
- korzystanie z oprogramowania do rozliczeń wspólnoty
Wymienione powyżej koszty można wyeliminować lub ograniczyć przez zastosowanie internetowego oprogramowania. Oprogramowanie desktop-owe w obecnym czasie staje się powoli przeżytkiem , jest drogie i można z niego korzystać tylko na określonym komputerze co w erze mobilności przeszkadza w normalnym prowadzeniu spraw wspólnoty. Drugim rozwiązaniem o wiele nowocześniejszym jest oprogramowanie w modelu SaaS połączone z modułami do komunikacji przez internet. Oprogramowanie w tym modelu jest znacznie tańsze w stosunku do gotowych programów, jest automatycznie aktualizowane i można z takiego oprogramowania korzystać na wielu stanowiskach i wielu komputerach w każdym miejscu i czasie.
Dodatkowo wielką zaletą modelu SAAS jest możliwość udostępnienia danych użytkownikom finalnym (np. mieszkańcom wspólnot mieszkaniowych), a także połączenie z funkcjonalnościami serwisów społecznościowych (komunikacja pomiędzy zarządcą a klientem finalnym, a także pomiędzy klientami). W Polsce istnieje od niedawna tylko jeden portal łączący wszystkie zalety oprogramowania typu SaaS, zawiera on innowacyjne rozwiązania, które są odpowiedzią na potrzeby zarządców wspólnot mieszkaniowych oraz mieszkańców w zakresie:
- komunikacji (indywidualne konta pocztowe, forum dyskusyjne, elektroniczne głosowania, ankiety społeczne, tablica informacyjna, akty prawne),
- rozliczeń (automatyczne naliczanie należności, elektroniczne rachunki, historia płatności, wydruk formularzy płatności, dane do przelewów internetowych - widoczne z poziomu lokatora),
- wsparcia zarządców i mieszkańców (katalog firm, zamówienia i przetargi, ogłoszenia, bank czasu Pomoc Sąsiedzka).
O optymalizacji kosztów i restrukturyzacji firmy powinno się myśleć stale bez względu na poziom koniunktury gospodarczej. Wymaga tego postęp techniczny a dodatkowo wymusza konkurencja. Wiele kosztów nie jest uświadomionych przez przedsiębiorców i są często ponoszone zwyczajowo (bez głębszej analizy). Systemy do zarządzania są obecnie najlepszym rozwiązaniem problemu optymalizacji i restrukturyzacji kosztów. Szacunki oparte na bardzo ostrożnych założeniach pokazują, że na zmianie sposobu zarządzania uwzględniającym najnowsze osiągnięcia e-biznesu można dużo zarobić, taką możliwość daje serwis z oprogramowaniem SaaS.
