Z przepisu art. 16 ust. 1 pkt 22 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych wynika, że nie stanowią kosztów uzyskania przychodów kary umowne i odszkodowania z tytułu wad dostarczonych towarów, wykonanych robót i usług oraz zwłoki w dostarczeniu towaru wolnego od wad albo zwłoki w usunięciu wad towarów, albo wykonanych robót i usług.
Od zasady tej przewidziane są jednak wyjątki. Okazuje się, że przypadki wymienione we wspomnianym przepisie należą do kategorii nienależytego wykonania umowy. Tym samym kary umowne zapłacone z innych przyczyn mogą stanowić koszt podatkowy.
Również w przypadku popadnięcia w zwłokę (jest to sytuacja, kiedy podatnik nie spełnia świadczenia w terminie) istnieje możliwość zaliczenia określonych wydatków do kosztów. Istotne jest jednak to, by opóźnienie w spełnieniu świadczenia wynikało z okoliczności, za które podatnik nie ponosi odpowiedzialności. W takim przypadku kara umowna będzie mogła zostać uznana za koszt uzyskania przychodów, co potwierdziło również Ministerstwo Finansów w jednym z pism (nr PB3-2470-GM-722-357/99). Czytamy w nim, że istotą przepisu art. 16 ust. 1 pkt 22 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych jest niezaliczenie do kosztów uzyskania przychodów odszkodowań i kar umownych związanych generalnie z wadami towarów lub usług, a nie samą zwłoką w dostarczeniu towaru. Wypływa stąd prosty wniosek dla podatników. Zawsze wtedy, gdy zapłacą karę umowną z tytułu zwłoki w dostarczeniu towaru, będą mogli zaliczyć ją do kosztów uzyskania przychodów. Oczywiście, jeśli dodatkowo zwłoka została wywołana okolicznościami, za które nie ponoszą odpowiedzialności.
