SMOK przeważnie budowany jest w taki sposób, że codziennie o określonej godzinie lub co określoną ilość minut, automatycznie sprawdzane są wybrane wielkości, które następnie są porównywane z zadeklarowanym wzorcem. W przypadku przekroczenia ich wielkości wysyłany jest komunikat do osoby odpowiedzialnej za dany proces. Na przykład w przypadku obniżenia wielkości kluczowych zapasów poniżej dopuszczalnego poziomu. W takim przypadku osoba odpowiedzialna za zaopatrzenie otrzymuje powiadomienia mail'em lub SMS'em o konieczności dokonania zakupu.
Generalnie system typu SMOK pozwala na wykrycie nieprawidłowości znacznie wcześniej i mniejszym nakładem pracy niż przy wykorzystaniu tradycyjnych metod i dzięki temu mogą być podjęte stosowne działania zaradcze.
Zastosowania
Systemy typu SMOK najczęściej wykorzystywane są tam, gdzie występuje duża ilość dających się zdefiniować „punktów kontrolnych" takich jak wspomniany poziom zapasów lub poziom zadłużenia lub ilość otwartych zgłoszeń serwisowych itp. Menadżerowie firmy mogą być odciążeni od żmudnych i powtarzających się czynności (np. drukowanie jakiegoś raportu) przez to, że czynność kontroli będzie wykonywana przez system SMOK. Menadżer natomiast zostanie powiadomiony tylko wtedy, gdy wymagana jest jego interwencja.
Komunikacja
Komunikaty najczęściej wysyłane są za pośrednictwem poczty elektronicznej lub SMS'em. Serwery bazy danych, na których umieszczony jest system transakcyjny, przeważnie są wyposażone w możliwość wysyłania komunikatów drogą mail'ową (np. MS SQL i Oracle). Wysyłanie SMS'ów wprost z systemu wymaga nieco innego podejścia, ale też jest możliwa (np. przy wykorzystaniu bramek SMS'owych lub SMSC). W niektórych przypadkach jest to jedyna sensowna droga komunikacji, gdyż osoby odbierające powiadomienia są w większości w terenie.
Przykłady zastosowań
Na zakończenie niniejszego artykułu posłużę się przykładami zastosowań systemów typu SMOK.
Dla firmy zajmującej się sprzedażą telefonów komórkowych został stworzony system monitoringu. Kluczowe informacje o „kondycji" firmy są wysyłane w postaci wiadomości SMS na telefony komórkowe członków zarządu.
Dla firmy z branży chemiczno kosmetycznej został stworzony system monitoringu powiadamiający administratorów o awariach na oddalonych odcinkach infrastruktury. Również dla pionu handlowego został stworzony system powiadamiający o postępach w realizacji planów sprzedaży.
