W czasie zwykłego dnia pracy otrzymujemy do wykonania zadania. W pracy biurowej na ogół wiąże się to ze sporządzaniem dużej ilości dokumentów, które w różnej formie przekazujemy naszym przełożonym, urzędom lub prezentujemy klientom. W dzisiejszych czasach zanim ostatecznie wydrukujemy raport lub pismo jest ono wielokrotnie sprawdzane i poprawiane. Przez długi czas gromadzimy interesujące nas informacje a następnie staramy się w przystępnej formie ująć je w postaci Np. zestawienia finansowego. Pracując w dziale sprzedaży rywalizujemy z kolegami z firmy tworząc pliki zawierające dane osobowe klientów ich adresy, telefony a nierzadko również daty urodzin i zainteresowania osób, do których chcemy dotrzeć z naszym produktem. Departamenty finansowe tworzą na potrzeby firmy statystyki, które bywają podstawą do nagród i prowizji. Osoby odpowiedzialne za rozwój przygotowują szczegółowe plany biznesowe i projekty.
W natłoku codziennej rywalizacji nie dopuszczamy nawet możliwości utraty dokumentów, skrzętnie chowając nasz dorobek zanim tryumfalnie zaprezentujemy go naszym szefom czy klientom. Utrata danych może jednak być całkiem realna. Jakie błędy popełniamy najczęściej?
Wyobraźmy sobie dużą rozbudowaną organizację. Regulamin organizacyjny opisuje departamenty i działy, nad wszystkim czuwa prezes zarządu, specjaliści od IT oraz administrator bezpieczeństwa informacji. My jednak nie mamy zaufania do polityk stosowanych przez przełożonych. Nie interesuje nas ochrona danych osobowych ani próby przekonania nas do umieszczania danych na serwerze. Codziennie po pracy skrzętnie przegrywamy ważne dokumenty na pendrive. Ostatecznie na serwerze niedokończone projekty mogą przedwcześnie zostać odkryte przez przełożonego a wtedy efekt naszej pracy straci ostatecznie element zaskoczenia, nad którym ciężko pracujemy. Rezultat takiego postępowania może być jednak znamienny w skutkach.
Przede wszystkim serwery w przeciwieństwie do stacji roboczych czy laptopów są codziennie backupowane. Jeśli przydarzy nam się awaria dysku komputera, na którym pracujemy może okazać się, że odzyskanie danych będzie po prostu niemożliwe.
Po drugie pendrivy czy dyski przenośne pomimo swoich niewątpliwych zalet takich jak przeniesienie pracy do domu, są bardzo niebezpiecznym medium. Pendrdrive łatwo zgubić lub zniszczyć. Jeśli nie posiadamy kopii danych w innym miejscu efekty pracy tracimy bezpowrotnie. A co jeśli pendrive z danymi trafi do rąk konkurencji? W takim scenariuszu możemy narazić naszą firmę na realne straty rynkowe, co nie skończy się tylko na połajance szefa...
