Pierwszym błędem jest całkowity brak kopii zapasowej lub trzymanie jej na twardym dysku, co gorsza - aktualnie używanego komputera. Właściwie jest to jeden ze skuteczniejszych sposobów, jednak nie na zabezpieczenie, ale raczej utratę danych. Awaria sprzętu, atak złośliwego oprogramowania, omyłkowe skasowanie pliku - przypadków można by mnożyć i mnożyć. Z podobną sytuacją spotkał się Tomasz Kuik, prezes firmy TotalSafe dostarczającej usługę do backupu danych SuperSafe: - Pamiętam dzień, kiedy w pociągu skradziono torbę, w której znajdował się mój laptop. Nie dość, że straciłem sprzęt, to jeszcze wszystkie informacje, biznesowe i prywatne, które na nim przechowywałem. Niestety, stało się to zanim zacząłem się interesować rozwiązaniami do backupu danych.
Równie prostym, co niebezpiecznym rozwiązaniem jest przechowywanie informacji na przenośnych dyskach, pendrive'ach czy płytach CD/DVD. Bywa, że danych składowanych w ten sposób nie da się przywrócić, czego najczęstszym powodem jest błąd ludzki - brak systematyki, źle przeprowadzony zapis danych czy zgubienie nośnika. Ciężko doszukać się zalet tego typu rozwiązań.
Z bardziej zaawansowanych technik archiwizacji warto wymienić kopiowanie na taśmę lub zewnętrzną macierz dyskową RAID. Metody te mają jednak kilka zasadniczych minusów. Backup lokalny zawsze będzie wiązał się z koniecznością poniesienia znacznych inwestycji na zakup sprzętu i stosownego oprogramowania oraz późniejszymi kosztami utrzymania, związanymi z obsługą i właściwą ochroną miejsca przechowywania danych (wykup alarmu, zatrudnienie pracowników ochrony, inwestycja w odpowiednią lokalizację itp.).
Alternatywą dla tradycyjnych metod archiwizacji staje się backup on-line oparty o model outsourcingu. Nie wymaga inwestycji w sprzęt, a i koszty miesięczne nie należą do wygórowanych. Jest to zatem rozwiązanie atrakcyjne zarówno dla przedsiębiorcy, jak i użytkownika domowego.
Decydując się na usługę backupu on-line należy pamiętać o kilku niezwykle ważnych kwestiach. Tworzenie kopii zapasowej nie może być czynnością jednorazową. Backup powinno się wykonywać tak często, jak często modyfikowane są kluczowe pliki komputerowe. Ponieważ nie jest rzeczą trudną zapomnieć o codziennym, systematycznym tworzeniu kopii zapasowych tym ważniejsze, aby wybrana usługa działała w sposób automatyczny. Na przykład w menu SuperSafe można określić jak często ma być wykonywany proces i jakich plików ma dotyczyć. Dodatkowo, funkcja Volume Shadow Copy powoduje, że backupowane są nawet otwarte dokumenty, czyli te na których użytkownik aktualnie pracuje.
Niemniej ważny jest poziom bezpieczeństwa, jeżeli chodzi o przesyłanie i przechowywanie informacji. - Trzeba sobie odpowiedzieć: czy lepiej chronione są dane składowane na płycie CD w biurku czy na nowoczesnych macierzach w super bezpiecznej serwerowni z wieloma źródłami prądu, chłodu, ochroną fizyczną i skomplikowanym systemem przeciwpożarowym - pyta Tomasz Kuik. Jednym z najnowocześniejszych obiektów w kraju jest bez wątpienia Data Center Beyond w Poznaniu. Użytkownik wie, że jego dane przechowywane są na sprawdzonych serwerach i pozostaną niewrażliwe na jakiekolwiek zniszczenia, które mogę się zdarzyć w domu czy firmie - kradzież, pożar, zalanie, uderzenie pioruna i wiele innych trudnych do przewidzenia zdarzeń.
Wybierając usługodawcę należy dokładnie wybadać, w jaki sposób dane są zabezpieczane na czas transmisji z komputera na serwer lub z serwera na komputer. Istotne jest, aby pliki poddawane były kompresji i szyfrowaniu przy użyciu sprawdzonych technik (jak np. AES czy SOAP/Message Signing) już na poziomie komputera. Tak przygotowane dane w czasie transmisji stanowią ciąg niemożliwych do odczytania znaków, co zasadniczo zwiększa poziom bezpieczeństwa dokonywanego procesu. Ponadto pliki powinny być wysyłane przy użyciu sprawdzonych protokołów SSL, które zapewniają taki sam poziom ochrony, jak przy korzystaniu np. z bankowości internetowej.
Jeżeli nie chcemy być jedną z firm, która znika z rynku po utracie danych, studentem, który nie oddał pracy magisterskiej, bo wirus pożarł wszystkie pliki bądź biznesmenem, który traci kluczowych klientów, bo ktoś ukradł jego laptop, to warto skorzystać z usługi backupu i już nigdy nie martwić się o bezpieczeństwo bezcennych informacji.
