Rezerwując termin jesteście zobligowani do zapłaty zaliczki. Najczęściej w wysokości ok. 10% kosztów.
Już przy rezerwacji warto podać kilka szczegółów:
Godzina i miejsce ślubu, oraz przewidywana godzina przyjazdu na salę. Pozwoli to dokładnie zaplanować czas organizatorom.
Podstawową sprawą jaka powinna znaleźć się w umowie to cena oraz to co obejmuje.
Obecnie wiele lokali zabezpiecza się w umowie zapisem o tym, że stawka może ulec zmianie, np. w związku z inflacją. W takiej sytuacji konieczny jest zapis – w jaki sposób liczona jest inflacja; podany powinien być również poziom zmian, których cena nie może przekroczyć.
Konieczne jest sprecyzowanie w umowie - jakie usługi obejmuje cena, i za co tak naprawdę płacimy.
- czy zawiera napoje bezalkoholowe, soki, ciepłe napoje (kawę herbatę) – jeśli tak – to czy podawane są w nieograniczonych ilościach, czy są jakieś limity;
- ciasta/desery – niektóre sale zastrzegają, że ilość dokładek jest ograniczona, np. 2. Co jednak nie rzadko okazuje się niewystarczające.
- godzina zakończenia przyjęcia – warto zapytać do której godziny organizatorzy przewidują obsługę przyjęć; często jeśli przekroczymy tą granicę jesteśmy zmuszeni do pokrycia dodatkowych kosztów;
- liczba osób obsługujących przyjęcie; cena za dzieci oraz za osoby techniczne (DJ, zespół, kamerzysta, fotograf – często płaci się 50% standardowej ceny);
- minimalna liczba gości (tu lepiej podać zaniżoną liczbę, by w razie rezygnacji części gości nie ponosić niepotrzebnych kosztów za zdeklarowaną liczbę. Którą i tak zawsze możemy zwiększyć).
- dodatkowe opłaty za dekorację (w niektórych salach nie mamy możliwości zamówienia dekoracji z zewnątrz, możemy tylko skorzystać z usług współpracujących z danym lokalem).
- ilość ciepłych i zimnych dań;
Ustalanie menu następuje najczęściej nie przy podpisywaniu umowy, ale później, jakiś czas przed ślubem.
Warto również, uzgadniając również z zespołem czy DJ, przedstawić „plan działania” – godzina oczepin, godzina podania tortu;
Należy zaplanować i uzgodnić najmniejszy szczegół, by w dniu ślubu mieć pewność, że wszystko przebiegnie po naszej myśli.
