Niestety, przeciętna firma wystawiająca ok. czterech - pięciu faktur dziennie zapełnia półki w swoim biurze mniej więcej trzema segregatorami miesięcznie, do których zazwyczaj nie zagląda się już wcale. No, może raz przekartkuje je Wasza księgowa :).
Biorąc pod uwagę że wymagany czas przechowywania dokumentów to nawet 7 lat od dnia wystawienia, dojdziemy do momentu, w którym zawsze cenne miejsce naszego biura będzie zajmować już ok. 21 segregatorów.
Nie wiem, czy wiecie, ale nie musi tak być.
Wystarczy, jeśli jeden egzemplarz wydrukujecie dla swojego klienta, papierowa kopia nie jest już Wam potrzebna.
Pozwala na to Rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 28.03.2011 r. w sprawie zwrotu podatku niektórym podatnikom, wystawiania faktur, sposobu ich przechowywania oraz listy towarów i usług, do których nie mają zastosowania zwolnienia od podatku od towarów i usług (Dz. U. Nr 68, poz. 360) .
Zgodnie z § 21 tego rozporządzenia podatnik jest zobowiązany do przechowywania wszystkich wystawionych faktur, aż do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego, w podziale na okresy rozliczeniowe (np. w podziale na miesiące), jednak może to robić w dowolnej formie.
Ważne jedynie jest to, aby był to sposób zapewniający:
1) autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego;
2) łatwe ich odszukanie;
3) organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do faktur, a w przypadku faktur przechowywanych w formie elektronicznej umożliwiający tym organom również przetwarzanie danych w nich zawartych.
Autentyczność pochodzenia oznacza pewność co do tożsamości dokonującego dostawy towarów lub usługodawcy albo wystawcy faktury.
Integralność treści oznacza, że w fakturze nie zmieniono danych, które powinna zawierać faktura.
Nic więc nie stoi na przeszkodzie, aby kopie wystawianych faktur sprzedaży przechowywać w formie elektronicznej, np. na dyskach CD. Jest to niewątpliwie bardzo ekonomiczne i ekologiczne rozwiązanie.
Mało tego, § 21 wymienionego wyżej rozporządzenia zezwala nam na przechowywanie faktur w formie elektronicznej nawet poza terytorium naszego kraju. Ważne jedynie, aby były one przechowywane w sposób umożliwiający organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej dostęp on-line do tych faktur za pomocą środków elektronicznych.
