Biura rachunkowe czy własna księgowość?
Biura rachunkowe – są to podmioty gospodarcze, które pełnią usługi innym podmiotom gospodarczym, instytucji, osób fizycznych itp. w zakresie rachunkowości, płac, czasem zdarza się też, że obsługuje dokumentacje kadrową. Biuro rachunkowe na pewno jest tą tańszą opcją, jednak istnieje większe ryzyko. Kwota się waha, zależnie od potrzeb przedsiębiorcy. Kilkaset złoty miesięcznie kosztuje uproszczone prowadzenie księgowości (KpiR). Największym ryzykiem jest zły wybór firmy. Na rynku widnieje wiele biur rachunkowych ze swoimi usługami. Zdarzają się przypadki, kiedy biuro gubi dokumenty, nie dba o dobro klienta, nie dotrzymuje terminów. Istnieje też wybór mniejszych firm. Takie firmy, jedno lub dwuosobowe, zazwyczaj nie budzą zaufania, ponieważ klienci obawiają się o brak wystarczających umiejętności w zakresie fachowości oraz stabilności. Wiele firm jednak zatrudnia bardzo dobrych fachowców z dużym doświadczeniem. Ważnym elementem, o którym zawsze trzeba pamiętać podczas podpisywania umowy, jest sprawdzenie czy pojawia się klauzula poufności rozliczeń i dokumentów.
Własna księgowość – zatrudnienie pracownika, który zajmowałby się tylko księgowością może wydawać się znacznie bezpieczniejszym rozwiązaniem, jednak zdecydowanie kosztowniejszym. Za tą opcją często idzie przekonanie, że dzięki takiej osobie możemy mieć dostęp do wszystkich informacji księgowo – finansowych na wyciągnięcie ręki. Jednak zatrudniając taką osobę trzeba też pamiętać o inwestowaniu w jej rozwój. Szkolenia, zapewnienie sprzętu, programy itd. Te koszta ponosi właściciel działalności.
Wybór pomiędzy własną księgowością, a korzystaniem z biura rachunkowego to niełatwy wybór. Zanim się go dokona najlepiej wyznaczyć wszystkie „za” i „przeciw”, aby nic nam nie umknęło, a decyzja była najwygodniejsza i najrozsądniejsza. Niektórzy właściciele małych działalności podejmują się też samodzielnego zarządzania księgowością. Trzeba jednak pamiętać, że takie rozwiązanie jest bardzo czasochłonne, wybija i skupia uwagę na innych rzeczach niż np. rozwój firmy oraz wymaga dodatkowego kształcenia się w tej dziedzinie.
Odpowiedzialność za błędy księgowe
Kto ponosi odpowiedzialność? To bardzo istotna kwestia w momencie wyboru rozliczania księgowości, kto ponosi odpowiedzialność za ewentualne błędy? Jeśli chodzi o zatrudnienie księgowości przedsiębiorca ma prawo obarczyć taką osobę maksymalnie sumą róną trzykrotnego jej miesięcznego wynagrodzenia. Natomiast z przypadku biura rachunkowego taka kwota może dochodzić nawet do kilkuset tysięcy. Każda firma, która świadczy usługi księgowe musi mieć wykupione ubezpieczenie odpowiedzialności cywilnej, które gwarantuje poszkodowanemu automatyczny zwrot kosztów.
Decyzja o tym czy wybrać biuro rachunkowe czy zdecydować się na własną księgowość nie jest prosta. Nie można podejmować jej pochopnie i musi być dobrze zaplanowana. Na pewno łatwiej jest funkcjonować przedsiębiorcy, który może pozwolić sobie na którąś z tych opcji, niż jeśli miałby sobie sam dawać z tym radę.
