Poszukiwania
W pierwszej kolejności czeka nas problem związany ze znalezieniem odpowiedniego miejsca na organizację konferencji. Na szczęście w Internecie istnieje wiele portali, które to prezentują piękne i eleganckie sale konferencyjne usystematyzowane według województw czy też miast. Oczywiście nie wierzmy do końca prezentowanym tam zdjęciom. Najlepszym rozwiązaniem jest samodzielne obejrzenie takiego miejsca, sprawdzenie jego wyposażenia oraz obsługi technicznej. W ten sposób unikniemy przykrych niespodzianek i będziemy mogli mieć pewność, że nasz szef nie zawiedzie się na nas. W obiektach konferencyjno - szkoleniowych zazwyczaj oferowany jest również catering lub też znajduje się tam restauracja. W hotelach czy SPA niejednokrotnie trzeba osobno zamawiać drobne przekąski w innych firmach, które specjalizują się obsługą tego typu spotkań. Jednakże główny posiłek jakim jest obiad czy kolacja można spożyć w hotelowej restauracji. Wielu gości jest zazwyczaj przyjezdnych, dlatego też trzeba zorientować się, które osoby życzą sobie, aby zarezerwować im nocleg. Sale konferencyjne są zazwyczaj tak usytuowane, że w ich pobliżu znajduje się wiele renomowanych hoteli, dlatego też z pewnością nie będziemy mieli problemu ze znalezieniem odpowiedniego pokoju. Ponadto należy pamiętać, że czasem też istnieje konieczność rezerwacji miejsc parkingowych.
Doświadczenie w organizowaniu konferencji
Organizacja konferencji nie jest łatwym zadaniem, ale nawet osoby bez żadnego doświadczenia są w stanie temu podołać. Trzeba również podkreślić, że w ten sposób będziemy w przyszłości wiedzieć czy wynajęta sala spełniła oczekiwania naszego szefa i gości oraz nauczymy się radzić w każdej sytuacji. Podczas tego typu spotkania bowiem może wydarzyć się praktycznie wszystko, a naszym zadaniem będzie zniwelowanie wszelkich niespodzianek i załagodzenie sytuacji. Nic nie może nam się w żadnym momencie wymknąć spod kontroli.
