Brak dobrze przemyślanego planu spotkania może przyczynić się do niskiej efektywności.
Konferencja to niezwykle ważne wydarzenie dla każdej firmy. Podczas tego typu spotkań ustalane są priorytety działania oraz przedyskutowywane są propozycje zmian, które mają na celu usprawnienie funkcjonowania przedsiębiorstwa. Żeby jednak konferencja mogła być owocna, musi być odpowiednio zorganizowana. Brak dobrze przemyślanego planu spotkania może przyczynić się do niskiej efektywności.
Komunikacja z uczestnikami
Najważniejszym aspektem wpływającym na owocność przebiegu konferencji jest sprawna komunikacja między jej uczestnikami. Nie może ona być zakłócona w żaden sposób. Uczestnicy powinni mieć zapewnioną możliwość swobodnego wypowiadania się oraz dobrego słyszenia się nawzajem. W przypadku konferencji organizowanej dla większej ilości uczestników, którzy gromadzeni są w pomieszczeniu o dużej przestrzeni, warto pomyśleć o słuchawkach z mikrofonem, który nagłośni wypowiedzi wszystkich uczestników i umożliwi komfortową wymianę zdań.
Wsparcie komunikacji
Ważnym elementem planowania konferencji jest wsparcie komunikacji werbalnej dodatkowymi kanałami przekazywania informacji, które pomogą przyswoić omawiane tematy. Bardzo dobrze sprawdzają się bodźce graficzne przekazywane pod postacią prezentacji, wykresów, tabel, czy zestawu danych liczbowych. Tego typu wsparcie komunikacji werbalnej zawsze przyczynia się do lepszego zanotowania przekazu w pamięci.
W omawianej sytuacji idealnym rozwiązaniem będzie zastosowanie dydaktycznego zabiegu - tzw. rekapitulacji pierwotnej – na przykład w formie konkursu lub quizu.
Wprowadzenie elementu rywalizacji połączonego z dobrą zabawą – z pewnością wzmocni proces zapamiętywania i przyswajania przekazywanych wcześniej treści. Atrakcyjność prowadzonego konkursu na pewno podniesie nagroda dla zwycięzcy.
Wspomnianym upominkiem może być gadżet powiązany z konkretną firmą lub wydarzeniem: na przykład power bank z nadrukiem logo firmowego (Na stronie https://printmar.pl/gadzety-reklamowe/power-bank-z-nadrukiem można zobaczyć jak mogą wyglądać przykladowe power banki reklamowe).
Gadżety reklamowe mogą przybierać najróżniejsze formy. W dzieszejszych czasach ogromną popularność obok przenośnych baterii zyskały pendrivy, długopisy z grawerem logo czy też notesy. Na rynku dostępny jest szeroki wybór przeróżnych gadżetów reklamowych.
Dobra atmosfera sprzyja
Efektywność konferencji zawsze zależy od atmosfery. Im bardziej swobodnie, neutralnie i przyjemnie czują się uczestnicy, tym większe mają chęci do aktywnego udziału w spotkaniu. Podniesieniu morale sprzyja rozdanie drobnych upominków firmowych, które poprawiają humor uczestników i zwiększają poczucie przynależności do danej firmy. Idealnie w tym zakresie sprawdzają się smycze reklamowe, znakowane długopisy. Uczestnicy, którzy czują się tożsami z danym przedsiębiorstwem o wiele chętniej biorą udział w procesie usprawniania jego funkcjonowania.
Czas na przerwę
Warto pamiętać, że koncentracja ma największe znaczenie w kontekście aktywności uczestników konferencji. Nie wolno dopuszczać do przemęczenia zgromadzonych. W tym celu warto zaplanować przerwy, podczas, których będzie można skorzystać z toalety czy posilić się.
