Z jakich narzędzi korzystać kiedy tworzymy dokumenty w sieci, na co uważać i jak zabezpieczać swoje pliki?
Problemy w sieci?
Praca online to dla coraz szerszej grupy branż nie tylko przywilej, ale i konieczność. Wymusza ją praca zdalna, konieczność wielopoziomowej integracji narzędzi, a przede wszystkim potrzeba ciągłej komunikacji między pracownikami i z klientem. Technologia bywa jednak zawodna, z resztą tak samo, jak ludzie. W natłoku codziennych obowiązków zdarza nam się zapomnieć loginów, haseł lub korzystać z tego samego modelu szyfrowania na kilku platformach. Nie zawsze też pamiętamy, żeby na bieżąco aktualizować listy dostępu i często, nawet kilka miesięcy po zakończeniu projektu, wgląd do firmowych plików mają byli pracownicy lub klienci, z którymi zakończyliśmy współpracę. Wówczas niewiele brakuje, żeby nasze dane wpadły w ręce konkurencji. Może się również zdarzyć, że padniemy ofiarami ataków hackerskich. W najlepszym wypadku informacje o naszej firmie mogą po prostu zostać wykorzystane do celów marketingowych – jeśli podczas pracy online korzystamy z darmowego oprogramowania, takie prawdopodobieństwo jest szczególnie wysokie.
Jak się chronić?
Nowe technologie gwarantują nam możliwość zabezpieczenia swoich danych, warunkiem jest jednak pełne wykorzystywanie ich możliwości. Spośród narzędzi zabezpieczających mamy do wyboru min. RMS (dostępny w ramach usługi Office 365), S/MIME, ACL, czy BitLocker. Do ich podstawowych funkcjonalności należą np.: możliwość zaszyfrowania danych, spersonalizowanie zakresu dostępu pod kontem każdego z użytkowników, dostosowanie ustawień do polityki prywatności firmy lub konkretnego dokumentu (możliwość ustawienia opcji „do not forward”, „wygaśnij po 30 dniach” albo ograniczenie możliwości edycji i druku). Z punktu widzenia bezpieczeństwa istotna jest jednak także możliwość współpracy z zespołem, integracja z innymi usługami czy możliwość dostępu do danych w przypadku fizycznej utraty dysku. Największy zakres tych funkcjonalności znajdziemy w usłudze Office 365 (zobacz: www.microsoft.com/pl-pl/male-srednie-firmy/rozwiazania/elektroniczny-obieg-dokumentow-w-firmie.aspx)
Kto jeszcze może mieć do dostęp do naszych dokumentów?
Decydując się na firmowe oprogramowanie warto zwrócić uwagę na regulamin i standardy prywatności praktykowane przez jego dostawcę. Bywa, że firmy na wniosek organów rządowych udostępniają dokumentację firmy, choć czasem wcale nie mają takiego obowiązku, ani nawet prawa. Zanim zaczniemy korzystać z usług sieciowych dostawców, lepiej przyjrzyjmy się ich polityce prywatności – także pod kątem wykorzystania danych do celów marketingowych. Nie zawsze musimy wyrażać zgodę na tworzenie naszego profilu klienta i personalizowanie kolejnych produktów – pamiętajmy, że takie praktyki wcale nie muszą oznaczać bardziej korzystnych warunków finansowych.
