Wybór właściwego konsultanta, który wesprze nas w pozyskaniu dofinansowania inwestycji, jest nie tylko trudnym, ale też odpowiedzialnym zadaniem. Od trafności naszej decyzji może zależeć zarówno czy grant zostanie nam przyznany, czy będziemy mogli w pełni wykorzystać przyznaną kwotę, oraz co najważniejsze może zależeć utrata jedynej, ostatniej szansy pozyskania dotacji. Stawka może być bardzo wysoka nie tylko ze względu na potencjalne wynagrodzenie, na które się zdecydujemy, ale także wartość uzyskanych lub utraconych korzyści. Zatem, na którego konsultanta postawić? Czy kierować się czymś więcej niż wyczuciem i doświadczeniami innych?
Rola konsultanta dotacyjnego
Krajobraz grantów dla firm ukształtowany jest przez dwa żywioły. Z jednej strony administracja, która ma na celu wdrażanie norm (prawo) i zachęt (dotacje) dla zapewnienia odpowiedzialnego i trwałego rozwijania gospodarki. Z drugiej działa biznes, którego nadrzędnym celem jest tworzenie zysku dla właścicieli. Doradcy dotacyjni od samego początku stanowią, bardzo potrzebną rolę swoistego tłumacza pomiędzy urzędnikami, którzy odpowiadają za wdrażanie w codzienne życie zamierzeń polityków a biznesmenami, którzy w genach mają zapisane maksymalizowanie efektywności. W dobie internetu, po bez mała 10 latach kumulowania doświadczeń fundusze nie stanowią już dla przedsiębiorców wiedzy tajemnej. Dlatego informacje o źródłach dotacji, planowanych naborach czy zasadach przygotowania „wygrywającej” aplikacji to zdecydowanie za mało, aby sprostać oczekiwaniom zleceniodawcy poszukującego doradcy w zakresie subsydiów.
Badania rynkowe (np. ARC Rynek i Opinia dla PNO Consultants w 2013) pokazują, że potencjalni beneficjenci poszukują dużo szerszej ekspertyzy zawsze wyrastającej poza samą aplikację dotacyjną. Bardzo ważnym aspektem dla 59% badanych firm okazuje się być analiza przeprowadzona przez konsultantów w zakresie możliwości dotacyjnych. Firmy zaczynają patrzeć na subsydia w sposób strategiczny, chcą ten element funkcjonowania gospodarki uwzględniać w swoich planach rozwojowych, budować na nich swoją przewagę konkurencyjną. W takiej sytuacji doradcy muszą nie tylko mieć głębokie rozeznanie o potencjalnie dostępnych dotacjach w całej perspektywie budżetu unijnego, wiedzę o celach Komisji Europejskiej i polskiego rządu w zakresie rozwoju gospodarki, ale przede wszystkim rozumieć sposób funkcjonowania przedsiębiorstwa swojego klienta aby wskazać i wykorzystać wspólne pola dla tej dość trudnej czasami układanki. Na koniec doradca powinien mieć odwagę, przed podjęciem decyzji o aplikowaniu, przedstawić wszystkie ryzyka klientowi, u którego widzi możliwość pozyskania dotacji, ale jednocześnie ocenia, że prawdopodobieństwo jej niewykorzystania lub nawet odebrania jest wyższe od przeciętnego. Nie chodzi tylko o ryzyko finansowe projektu z powodu samego dofinansowania, ale także w ostatecznym rozrachunku potencjalnie niepotrzebne koszty, z którymi wiąże się pozyskanie wsparcia.
Istotnym aspektem dla starających się o dotacje zgodnie z tymi samymi badaniami jest zarządzenie przez konsultanta procesem przygotowania aplikacji o grant. Proces ten najczęściej jest bardzo kompleksowym przedsięwzięciem, wymagającym cross-funkcyjnych ustaleń we wszystkich wymiarach działania firmy; od codziennych operacji poprzez taktykę po strategię, skompletowania dokumentów wspierających i zaangażowania/zmotywowania wielu osób, dla których aplikowanie jest kolejnym z obowiązków. Dla firmy doradczej pozyskanie dotacji jest celem wiodącym, co powinno gwarantować fokus na zadaniu i dopilnowanie najwyższej jakości podejmowanych działań. Firma doradcza, która nie tylko dysponuje ekspertyzą dotacyjną, ale także ma profesjonalnych projekt managerów zadba o planowe przeprowadzenie wszystkich działań pomimo – jak to zwykle bywa – bardzo napiętego grafika. Ma to niebagatelne znaczenie dla ostatecznego rezultatu i komfortu wszystkich stron zaangażowanych w działanie.
Niezwykle ważną wartością, na którą zwracają uwagę beneficjenci, jest wzięcie przez firmę doradczą odpowiedzialności za wykorzystanie dotacji w całym jej czasookresie: od podjęcia decyzji o aplikowaniu do zakończenia okresu trwałości. A zaprojektowanie losów dotacji w jej wieloletnim życiu wymaga doświadczenia, wiedzy, umiejętności przewidywania i ograniczania ryzyk – po stronie oczekiwań urzędników, ale też ze względu na oczywistą zmienność w realizowanym projekcie ze strony wymagań biznesowych. Zarządzenie projektem objętym dotacją przez firmę doradczą to nie tylko reagowanie na bieżące wymagania: zapewnienie wypełnienia wszystkich (często niewystępujących w niedotacyjnym funkcjonowaniu firmy) obowiązków w trakcie realizacji, sprawozdawczość, kontrolę postępu. Zarządzanie powinno uwzględniać przewidywanie – i o ile to możliwe – zapobieganie trudnościom, właściwą komunikację wewnętrzną, ale też z urzędnikami, szczególnie w przypadku konieczności dokonania zmian w projekcie.
Korzystanie z dofinansowania, szczególnie w zakresie działań badawczo-rozwojowych coraz częściej wiąże się dla beneficjenta ze spełnieniem wymogu nawiązania współpracy z jednostką naukowo-badawczą. Także sięgnięcie po dotacje z Komisji Europejskiej może wiązać się z koniecznością zawiązania konsorcjum. Jeśli firma nie ma doświadczeń w tym obszarze to jest oczywiste, że może oczekiwać od konsultantów dotacyjnych wsparcia w wyszukaniu i doborze partnerów w projekcie, a następnie takiego sformalizowania tego partnerstwa, aby wypełnić wymogi nakładane przez udzielających grant przy maksymalnym zabezpieczeniu własnych interesów.
Ostatnim – ale z pewnością nie mniej istotnym aspektem współpracy pomiędzy beneficjentem, a firmą doradczą – jest rola tej ostatniej w przypadku wystąpienia trudności na styku z instytucjami odpowiedzialnymi za dotację. Niestety do takich trudności dochodzić może zarówno z powodów leżących po stronie beneficjenta (np. na tle zmian w realizowanym projekcie) jak i urzędników, którzy obsługują projekt (np. z powodu różnic interpretacyjnych). Firma konsultingowa w takiej sytuacji powinna w oparciu o swoje doświadczenia, dogłębną znajomość danego programu, obowiązującego prawa i case studies z danego obszaru wesprzeć klienta w ocenie sytuacji, w podjęciu optymalnych kroków w celu eliminacji zaistniałych trudności tak, aby ograniczyć zagrożenia, a jeśli będzie taka potrzeba wskazać i przedsięwziąć wszystkie możliwe działania w celu ochrony interesów klienta.
Czym kierować się wybierając firmę doradczą?
Aby odpowiedzieć na tak postawione pytanie należy najpierw podjąć decyzję czego nasza firma oczekuje od konsultanta dotacyjnego. Jeżeli celem jest zatrudnienie konsultanta, którego zadaniem będzie przygotowanie tzw. wygrywającej aplikacji to z pewnością wystarczy zweryfikować jego dotychczasowe osiągnięcia w takim samym programie w jego wcześniejszych naborach. Musimy jednak wówczas, w celu minimalizacji rozczarowań, zadbać o weryfikację przygotowanego wniosku pod kątem realizowalności zobowiązań (wypowiedzianych i wynikających z wytycznych programowych) podejmowanych w przypadku ewentualnego podpisania umowy o przyznaniu dotacji. Jest to szczególnie krytyczne jeśli ustaliliśmy z konsultantem wynagrodzenie za sukces. Taki sposób wynagradzania może zachęcać do nieetycznego działania doradcy, który silniej będzie dbał o pozytywną ocenę samego wniosku niż interes jego klienta z perspektywy realizacji dotacji po jej ewentualnym przyznaniu.
Na rynku dotacji można zaobserwować jednak bardzo pozytywny trend polegający na tym, że coraz więcej firm dostrzega wartość we współpracy z doradcami-ekspertami w danej dziedzinie pomimo kosztów, które na taką współpracę trzeba zarezerwować. Jeśli zatem chcemy w konsultancie mieć nie tylko wyręczenie w napisaniu aplikacji, ale wsparcie w innych obszarach korzystania z dotacji powinniśmy zweryfikować gotowość dostawcy usługi na wzięcie odpowiedzialności za te inne obszary oraz zweryfikować jego doświadczenia w oczekiwanych aspektach. Weryfikacja ta może oprzeć się nie tylko o ustne lub lepiej pisemne zapewnienia oferenta, ale także sprawdzenie przedstawionych przez niego referencji. Taka pełna współpraca polegająca na powierzeniu całości zarządzania dotacją wyspecjalizowanemu dostawcy, jeżeli będzie realizowana jest prawidłowo, z pewnością zapewni komfort i sukces w korzystaniu z dofinansowania.
