W dzisiejszych czasach funkcjonowanie nawet małego przedsiębiorstwa bez wykorzystania oprogramowania dla firmy jest bardzo kłopotliwe, jeżeli w ogóle możliwe. Komputery są już wszechobecne nie tylko w firmach ale praktycznie w każdym domu.
Wykorzystanie oprogramowania komputerowego w firmie daje możliwość znacznego uproszczenia i przyspieszenia pracy choćby w tak elementarnym zagadnieniu, jak wystawienie faktury. Pozwala na uniknięcie elementarnych błędów rachunkowych. Faktura lub rachunek wystawiony ręcznie jest już chyba niespotykanym zjawiskiem. Nawet taksówkarze używają kas fiskalnych.
Faktura to oczywiście końcowy etap sprzedaży. Jedną z niezbędnych funkcjonalności, jaką większość przedsiębiorców oczekuje od używanego programu dla firmy, jest precyzyjne określenie zysku na danej transakcji. Czy wartość sprzedaży minus wartość zakupu towarów to dokładne obliczenie zysku? Raczej nie, bo nie ma tu śladu choćby kosztów wynagrodzeń pracowników, opłat za lokal, telefony itp.
A jak sytuacja wygląda w firmach produkcyjnych, gdzie nie ma tak prostej zależności pomiędzy zakupionym materiałem a sprzedanym produktem ?
A co nam pomoże odpowiedzieć na pytanie, na których klientach zarabiamy najwięcej, który produkt przynosi zyski, a który straty?
Podobnych pytań można mnożyć prawie w nieskończoność. Najważniejsze jest to, abyśmy dokładnie sprecyzowali, czego oczekujemy od oprogramowania i w jakiś sposób zweryfikowali czy rozwiązania, które bierzemy pod uwagę przyniosą nam oczekiwane rezultaty.
Jak to zweryfikować? Przede wszystkim wskazane jest, aby nasze potrzeby były spisane na papierze i ustawione w istotnej dla nas hierarchii (najważniejsze na początku, mniej istotne na dole spisanej listy). Jest prawdopodobne, że żaden program nie spełni w 100% naszych oczekiwań, dlatego musimy potrafić precyzyjnie ocenić z czego można zrezygnować, a co jest absolutnie konieczne.
Jest bardzo wiele kryteriów, które mogą być istotne. Ważna jest cena oprogramowania, ale nie powinno to być jedyne kryterium. Może się okazać, że za niedługo konieczne będą ponowne poszukiwania. Czy zatem można w kilku zdaniach sprecyzować czym się kierować? Moim zdaniem nie i wymaga to głębszej analizy.
Nadeszły czasy, w których małe firmy potrzebują bardzo podobnych rozwiązań jak dużo większe przedsiębiorstwa i system ERP pojawia się już często w niewielkich organizacjach. Istotą problemu jest jednak kwestia kosztów. Mali przedsiębiorcy nie są w stanie przeznaczyć na oprogramowanie dla firm zbyt dużych środków, dlatego powinni się szczególnie dobrze przygotować do tak ważnej decyzji.
