Biuro wirtualne to stosunkowo nowa na naszym rynku usługa polegająca na umożliwieniu rejestracji firmy pod prestiżowym adresem wraz z obsługą korespondencji, sekretariatu, księgowości itp. Dostęp do korespondencji i dokumentów firmowych realizowany jest zwykle drogą elektroniczną. Rozwój tego typu usług stał się możliwy dzięki powszechności dostępu do Internetu. Na czym to wszystko polega, kto powinien się zainteresować tą usługą i na co zwracać uwagę wybierając dla siebie wirtualne biuro.
Zakładając firmę musisz zadeklarować adres jej siedziby. Szczególnie w przypadku małych, prowadzonych w mieszkaniu działalności gospodarczych może to stanowić pewien problem. Oczywiście możesz podać na wizytówkach adres mieszkania w bloku i numer swojego telefonu komórkowego, jednak dla wielu klientów nie będziesz wtedy godny zaufania. Łatwiej też wybić się nad konkurencję sprawiając wrażenie profesjonalnej firmy mieszczącej się pod reprezentacyjnym adresem w biznesowej dzielnicy dużego miasta. Wirtualne biura często też świadczą obsługę sekretarską. Dzwoniąc pod stacjonarny numer telefonu klient usłyszy najpierw miły głos "Twojej” sekretarki, która przekieruje rozmowę do biura szefa, czyli na Twój telefon komórkowy. Dodatkowe usługi to odbiór i faksowanie korespondencji, obsługa księgowa, prawna, dostęp do sali konferencyjnej itp.
Usługa tego typu skierowana jest przede wszystkim do osób i firm dopiero zaczynających swoją działalność oraz małych rodzinnych i jednoosobowych działalności gospodarczych. Często korzystają z wirtualnego biura również firmy o ugruntowanej pozycji które zdobywają nowe rynki otwierając wirtualne oddziały w kolejnych miastach i krajach.
Wybierając wirtualne biuro należy przede wszystkim zwrócić uwagę na oferowany adres. Ważne, żeby był on faktycznie prestiżowy, a nie gorszy od naszego adresu zamieszkania. Firma świadcząca usługę wirtualnego biura powinna też być instytucją godną zaufania. Należy pamiętać że pracownicy tej firmy będą mieli dostęp do korespondencji i dokumentów finansowych naszego biznesu. Nie wygląda też dobrze gdy z jej strony www można odczytać listę klientów. Zachowanie poufności to obowiązkowy punkt umowy.
Na rynku pojawia się coraz więcej firm świadczących usługę wirtualne biuro. Kraków posiada już kilka takich biur. Rosnąca konkurencja w tej branży to korzyści dla klientów. Pozostaje tylko pytanie komu wierzyć, czy firma której zlecam ważne dla mnie i kosztowne zadanie to faktycznie duża, prestiżowa firma z siecią oddziałów czy może sąsiad z zza ściany.
