Choć z pozoru wydaje się ono jedynie standardowym formularzem podsumowującym okres zatrudnienia, w rzeczywistości jest to dokument o potężnej wadze prawnej. Wokół terminu jego wydania narosło jednak przez lata wiele szkodliwych mitów. Ile dni w świetle aktualnych przepisów ma pracodawca na dopełnienie tego obowiązku? Wyjaśniamy najważniejsze zawiłości, z którymi na co dzień mierzą się specjaliści do spraw kadr.
Bezwzględny obowiązek pracodawcy – zasada „tu i teraz”
Polski Kodeks Pracy w kwestii wydawania świadectw pracy jest niezwykle precyzyjny i restrykcyjny. Główna, najważniejsza zasada, o której powinien pamiętać każdy pracodawca i pracownik działu personalnego, brzmi: świadectwo pracy należy wydać w dniu, w którym następuje ustanie stosunku pracy. Niezależnie od tego, czy umowa rozwiązuje się na mocy porozumienia stron, za wypowiedzeniem, z upływem czasu, na jaki była zawarta, czy też w trybie natychmiastowym (tzw. zwolnienie dyscyplinarne) – obowiązek ten aktualizuje się dokładnie w ostatnim dniu trwania zatrudnienia.
Dla działów HR oznacza to konieczność perfekcyjnej organizacji pracy. Dokument musi być przygotowany, poprawnie wypełniony, podpisany przez osobę upoważnioną i fizycznie wręczony pracownikowi, zanim ten na dobre opuści mury firmy. Ustawodawca zakłada bowiem, że odchodzący pracownik już następnego dnia może potrzebować tego dokumentu, aby podpisać umowę z nowym pracodawcą lub zarejestrować się w Powiatowym Urzędzie Pracy w celu uzyskania statusu osoby bezrobotnej i prawa do zasiłku.
Sytuacje wyjątkowe, czyli kiedy pojawia się bufor 7 dni?
Ustawodawca zdaje sobie jednak sprawę z realiów biznesowych i sytuacji losowych, w których fizyczne wręczenie dokumentu w ostatnim dniu pracy jest obiektywnie niemożliwe. Pracownik może przebywać na zwolnieniu lekarskim (L4), na urlopie wypoczynkowym, pracować całkowicie zdalnie z innego końca kraju lub po prostu opuścić miejsce pracy bez pożegnania. Co w takiej sytuacji?
Tylko w przypadku, gdy wydanie świadectwa pracy w dniu rozwiązania lub wygaśnięcia stosunku pracy jest niemożliwe, przepisy otwierają przed pracodawcą dodatkową furtkę. Wówczas organizacja ma 7 dni na przesłanie dokumentu pracownikowi. Czas ten liczy się od dnia ustania stosunku pracy. Przesyłka powinna zostać nadana za pośrednictwem operatora pocztowego (najlepiej listem poleconym za zwrotnym potwierdzeniem odbioru – ZPO, co stanowi twardy dowód w przypadku ewentualnego sporu) lub doręczona w inny legalny sposób. Należy tu wyraźnie podkreślić: termin 7 dni dotyczy wysłania dokumentu, a nie jego faktycznego doręczenia do rąk własnych pracownika. Decyduje data stempla pocztowego.
„Obiegówka” a świadectwo pracy – zakazane praktyki i pułapki
Jednym z najczęściej powielanych, a zarazem najbardziej niebezpiecznych błędów w polskim środowisku biznesowym jest uzależnianie wydania świadectwa pracy od uprzedniego rozliczenia się pracownika z powierzonego mienia. W wielu firmach wciąż funkcjonuje tzw. karta obiegowa (obiegówka). Pracodawcy nierzadko wstrzymują wydanie świadectwa do momentu zwrotu służbowego laptopa, telefonu, samochodu czy odzieży roboczej.
Z prawnego punktu widzenia jest to praktyka całkowicie nielegalna. Przepisy Kodeksu Pracy wprost i kategorycznie zakazują uzależniania wydania świadectwa pracy od uprzedniego rozliczenia się pracownika z pracodawcą. Nawet jeśli odchodząca osoba wyrządziła firmie szkodę materialną, nie oddała drogiego sprzętu lub nie przekazała ważnej dokumentacji, dział HR ma bezwzględny obowiązek wydać świadectwo pracy w terminie. Ewentualnych roszczeń finansowych czy majątkowych pracodawca musi dochodzić na innej drodze – najczęściej na drodze powództwa cywilnego przed sądem. Mieszanie tych dwóch kwestii to prosta droga do poważnych problemów prawnych.
Ile kosztuje opieszałość? Konsekwencje finansowe i prawne
Zlekceważenie terminów wydania świadectwa pracy to błąd, który może słono kosztować. Organizacja naraża się na dwa główne fronty ryzyka:
-
Kary ze strony Państwowej Inspekcji Pracy (PIP): Niewydanie świadectwa pracy w terminie stanowi wykroczenie przeciwko prawom pracownika. Inspektor PIP, po stwierdzeniu takiego naruszenia podczas kontroli, może nałożyć na osobę odpowiedzialną (np. dyrektora HR, prezesa lub samego pracodawcę) mandat karny lub skierować sprawę do sądu, gdzie grzywna może wynieść od 1 000 zł do nawet 30 000 zł.
-
Roszczenia odszkodowawcze pracownika: Jeśli w wyniku nieterminowego wydania dokumentu pracownik poniesie wymierną szkodę (np. nowy pracodawca wycofa się z podpisania umowy z powodu braku dokumentacji potwierdzającej staż pracy), ma pełne prawo wystąpić do sądu pracy o odszkodowanie w wysokości wynagrodzenia za czas pozostawania bez pracy (maksymalnie do 6 tygodni).
Dowiedz się więcej i chroń swoją organizację!
Powyższe zagadnienia to zaledwie wierzchołek góry lodowej związanej z dokumentacją zakańczającą stosunek pracy. Jak prawidłowo sprostować błędy w świadectwie? Co zrobić, gdy pracownik odmawia jego przyjęcia? Jak legalnie wydać e-świadectwo z podpisem kwalifikowanym?
Zapraszamy do lektury pełnego, wyczerpującego artykułu na naszym blogu „Kodeks Pracy i Prawo Ogólnie”, gdzie krok po kroku, na konkretnych biznesowych przykładach, analizujemy wszystkie aspekty związane ze świadectwem pracy. Kliknij i zyskaj pewność, że Twoje procedury HR są kuloodporne i w 100% zgodne z aktualnym prawem!
