Obecnie standardowy podział teczki pracowniczej w Polsce obejmuje części od A do D (oraz dodaną niedawno część E dla specyficznych sytuacji). Jak prawidłowo grupować dokumenty, aby uniknąć bałaganu i kar ze strony Państwowej Inspekcji Pracy (PIP)? Oto szczegółowy przewodnik krok po kroku.
Część A: Od kandydata do pracownika (Proces Rekrutacji)
Część A akt osobowych gromadzi oświadczenia i dokumenty zebrane w związku z ubieganiem się o zatrudnienie. To swoiste archiwum procesu rekrutacyjnego zakończonego sukcesem. Co niezwykle istotne, przechowujemy tu wyłącznie dokumenty osoby, która faktycznie została zatrudniona (dokumenty odrzuconych kandydatów należy usunąć, zgodnie z wytycznymi RODO).
W tej sekcji powinny znaleźć się m.in.:
-
Wypełniony kwestionariusz osobowy dla osoby ubiegającej się o zatrudnienie.
-
Kopie świadectw pracy z poprzednich miejsc zatrudnienia (niezbędne do ustalenia np. wymiaru urlopu wypoczynkowego).
-
Kopie dokumentów potwierdzających kwalifikacje zawodowe, uprawnienia i wykształcenie (dyplomy, certyfikaty, zaświadczenia o kursach).
-
Skierowanie na wstępne badania lekarskie oraz orzeczenie lekarskie stwierdzające brak przeciwwskazań do podjęcia pracy.
Ważne: Pamiętaj, że w aktach osobowych przechowujemy wyłącznie kopie lub odpisy przedłożonych dokumentów. Pracodawca może prosić o oryginały jedynie do wglądu i potwierdzenia za zgodność z oryginałem.
Część B: Nawiązanie stosunku pracy i jej przebieg
To najobszerniejsza i najbardziej dynamicznie rosnąca część teczki pracowniczej. Gromadzi się w niej oświadczenia i dokumenty związane bezpośrednio z nawiązaniem stosunku pracy oraz całą historią zatrudnienia pracownika w Twojej firmie.
Do części B wpinamy w szczególności:
-
Umowę o pracę (lub inny akt stanowiący podstawę zatrudnienia) oraz wszelkie aneksy i porozumienia zmieniające warunki pracy lub płacy.
-
Szczegółowy zakres obowiązków (jeśli został sporządzony w formie odrębnego dokumentu).
-
Potwierdzenia na piśmie, że pracownik zapoznał się z regulaminem pracy, przepisami BHP, informacją o ryzyku zawodowym oraz zasadami poufności.
-
Karty szkoleń wstępnych oraz zaświadczenia o ukończeniu szkoleń okresowych BHP.
-
Zaświadczenia lekarskie z badań okresowych i kontrolnych wykonywanych w trakcie trwania stosunku pracy.
-
Dokumenty związane z podnoszeniem kwalifikacji zawodowych (np. umowy szkoleniowe z pracodawcą).
-
Wnioski i oświadczenia dotyczące korzystania z uprawnień rodzicielskich (np. urlop macierzyński, ojcowski, wychowawczy).
Część C: Zakończenie współpracy
Każdy stosunek pracy kiedyś dobiega końca, bez względu na to, czy przebiega to w atmosferze konfliktu, czy za obopólną zgodą. Część C jest zarezerwowana na dokumenty związane z rozwiązaniem lub wygaśnięciem stosunku pracy. Zebranie ich w jednej sekcji pozwala na przejrzyste i bezpieczne zamknięcie formalności.
Tutaj należy umieścić:
-
Oświadczenie o wypowiedzeniu umowy o pracę (niezależnie od tego, czy złożył je pracownik, czy pracodawca).
-
Dokumenty dotyczące rozwiązania umowy na mocy porozumienia stron.
-
Kopię wydanego pracownikowi świadectwa pracy wraz z ewentualnymi wnioskami pracownika o jego sprostowanie.
-
Umowę o zakazie konkurencji po ustaniu stosunku pracy (jeśli została zawarta).
-
Skierowanie na końcowe badania lekarskie (jeżeli pracownik złożył wniosek o ich wykonanie).
Część D: Odpowiedzialność porządkowa
Część D została wyodrębniona w przepisach po to, aby gromadzić w niej dokumenty związane z ponoszeniem przez pracownika odpowiedzialności porządkowej. Ma to ogromne znaczenie praktyczne w kontekście tzw. zatarcia kary.
W części D przechowujemy:
-
Odpisy zawiadomień o ukaraniu karą upomnienia, karą nagany lub karą pieniężną.
-
Inne dokumenty związane z wymierzaniem kar porządkowych (np. notatki z wysłuchania pracownika, sprzeciwy pracownika od nałożonej kary).
Dlaczego część D jest osobno? Zgodnie z Kodeksem pracy, po roku nienagannej pracy karę uważa się za niebyłą (tzw. zatarcie kary). Wtedy pracodawca ma prawny obowiązek usunąć dokumenty z nią związane z akt pracowniczych. Wydzielenie części D sprawia, że wyciągnięcie tych dokumentów i ich zniszczenie nie burzy chronologii ani numeracji stron w pozostałych częściach (zwłaszcza w potężnej części B).
Złote zasady porządkowania dokumentów
Bez względu na to, o jakiej części mówimy, dokumentacja musi być prowadzona w sposób rzetelny i uporządkowany. Obowiązują dwie kluczowe zasady:
-
Chronologia i spisy treści: Dokumenty w każdej części (A, B, C, D) muszą być ułożone w porządku chronologicznym (od najstarszych do najnowszych lub odwrotnie, o ile zachowujesz w tym konsekwencję). Każda z części musi posiadać swój własny, na bieżąco aktualizowany spis treści (wykaz dokumentów).
-
Numeracja: Każdy dokument w danej części musi być ponumerowany, a numery na dokumentach muszą odpowiadać tym w spisie treści.
Warto wiedzieć: Od 2023 roku wprowadzono w polskim prawie również część E akt osobowych. Służy ona do przechowywania dokumentacji związanej z ewentualnymi prewencyjnymi kontrolami trzeźwości w miejscu pracy lub kontrolami na obecność środków działających podobnie do alkoholu.
Niezależnie od tego, czy prowadzisz akta w formie papierowej, czy przeszedłeś na system cyfrowy (e-akta), trzymanie się tego ustrukturyzowanego podziału zapewni Ci spokój podczas każdej kontroli i znacząco ułatwi pracę działu HR.
