Jest to prawo o charakterze osobistym, co oznacza, że pracownik nie może się go zrzec ani przekazać innej osobie. Co więcej, wszelkie umowy cywilnoprawne czy porozumienia z pracodawcą, które miałyby na celu ograniczenie tego uprawnienia lub wypłatę ekwiwalentu w zamian za rezygnację z wypoczynku w trakcie trwania stosunku pracy, są z mocy prawa nieważne. Ideą stojącą za tymi przepisami jest konieczność zapewnienia zatrudnionemu czasu na regenerację sił fizycznych i psychicznych.
Wymiar urlopu a staż pracy i wykształcenie
Długość urlopu wypoczynkowego jest ściśle uzależniona od tak zwanego ogólnego stażu pracy, na który składają się wszystkie okresy zatrudnienia u wszystkich dotychczasowych pracodawców, bez względu na przerwy w pracy czy sposób rozwiązania stosunku pracy. Obecnie obowiązują dwa podstawowe wymiary urlopu. Pracownikowi zatrudnionemu krócej niż dziesięć lat przysługuje dwadzieścia dni wolnych w roku kalendarzowym. Natomiast osoba, której staż pracy wynosi co najmniej dziesięć lat, nabywa prawo do dwudziestu sześciu dni urlopu.
Warto podkreślić, że do okresu pracy, od którego zależy wymiar urlopu, wlicza się także okresy nauki. Ukończenie szkoły zasadniczej lub innej równorzędnej szkoły zawodowej dolicza do stażu trzy lata, a średniej szkoły ogólnokształcącej cztery lata. Absolwenci szkół policealnych zyskują sześć lat stażu, natomiast ukończenie studiów wyższych licencjackich lub magisterskich powiększa staż pracy aż o osiem lat. Okresy te nie podlegają sumowaniu, co oznacza, że bierze się pod uwagę jedynie ten etap edukacji, który daje pracownikowi najkorzystniejszy wynik.
Nabywanie prawa do pierwszego i kolejnych urlopów
Mechanizm nabywania prawa do dni wolnych różni się w zależności od tego, czy pracownik podejmuje pracę po raz pierwszy w życiu, czy też kontynuuje karierę zawodową. Osoba rozpoczynająca swoją pierwszą pracę uzyskuje prawo do urlopu z upływem każdego miesiąca pracy, w wymiarze jednej dwunastej wymiaru przysługującego jej po przepracowaniu roku. Jest to tak zwane nabywanie urlopu z dołu. Dopiero z dniem pierwszego stycznia następnego roku kalendarzowego pracownik ten nabywa prawo do kolejnego urlopu w pełnym wymiarze, z góry za cały rok. W przypadku pracowników niepełnoetatowych wymiar urlopu ustala się proporcjonalnie do wymiaru czasu pracy, przyjmując za podstawę wspomniane wcześniej limity, przy czym niepełny dzień urlopu zaokrągla się zawsze w górę do pełnego dnia.
Planowanie wypoczynku i podział urlopu
Kodeks pracy stanowi, że urlop powinien być udzielany zgodnie z planem urlopów, który ustala pracodawca, biorąc pod uwagę wnioski pracowników i konieczność zapewnienia normalnego toku pracy. Obecnie jednak w wielu firmach, w których nie działają związki zawodowe, pracodawca może odstąpić od tworzenia formalnego planu, ustalając terminy wypoczynku w drodze bezpośredniego porozumienia z pracownikiem. Należy pamiętać, że choć urlop z założenia ma być nieprzerwany, na wniosek pracownika może zostać podzielony na części. W takim przypadku przepisy nakładają jednak istotny warunek. Przynajmniej jedna część wypoczynku powinna trwać nie mniej niż czternaście kolejnych dni kalendarzowych. Do tego okresu wlicza się nie tylko dni robocze, ale także weekendy i święta przypadające w trakcie urlopu.
Urlop na żądanie i sytuacje nagłe
Specyficznym uprawnieniem pracowniczym jest instytucja urlopu na żądanie. W każdym roku kalendarzowym pracodawca ma obowiązek udzielić na żądanie pracownika i w terminie przez niego wskazanym nie więcej niż cztery dni urlopu. Dni te nie są dodatkową pulą wolnego, lecz pomniejszają ogólny wymiar urlopu wypoczynkowego przysługującego w danym roku. Pracownik powinien zgłosić chęć wykorzystania takiego dnia najpóźniej w dniu rozpoczęcia urlopu. Chociaż pracodawca co do zasady musi taki wniosek zaakceptować, orzecznictwo sądowe dopuszcza odmowę w wyjątkowych sytuacjach, gdy nieobecność pracownika mogłaby narazić firmę na znaczne straty lub spowodować poważne zakłócenia w toku pracy.
Urlop zaległy i okres przedawnienia
Jeżeli pracownik nie wykorzysta przysługującego mu urlopu w danym roku kalendarzowym, dni te stają się urlopem zaległym. Zgodnie z aktualnymi przepisami, pracodawca ma obowiązek udzielić pracownikowi niewykorzystanego urlopu najpóźniej do dnia trzydziestego września następnego roku kalendarzowego. Niedopełnienie tego obowiązku przez pracodawcę jest wykroczeniem przeciwko prawom pracownika i może skutkować nałożeniem kary grzywny przez Państwową Inspekcję Pracy. Roszczenia ze stosunku pracy, w tym roszczenie o udzielenie zaległego urlopu wypoczynkowego, ulegają przedawnieniu z upływem trzech lat od dnia, w którym roszczenie stało się wymagalne. W praktyce oznacza to, że po upływie tego terminu pracownik traci możliwość skutecznego domagania się zaległych dni wolnych przed sądem pracy.
