Niezwykle ważny jest sam wybór odpowiedniego miejsca na taką konferencję. Oczywiście należy dostosować je do ilości uczestników i ich preferencji. Nie możemy pozwolić, aby pojawiły się jakiekolwiek kłopoty z zakwaterowaniem, uczestnicy konferencji muszą czuć się pewnie, inaczej nie będą mogli się skoncentrować, a ich myśli będą zaprzątać niepotrzebne sprawy. To podstawowa zasada psychologii. Dlatego też powinniśmy decydować się tylko na najlepsze hotele konferencyjne. Jeżeli już będziemy mieli wstępne rozeznanie, warto zdać się na zdanie kogoś, kto organizował już podobne przedsięwzięcia, i wybrać hotel, który nam poleci.
Bardzo istotne jest także, żeby takie spotkanie zakończyć w jakiś nietypowy, oryginalny sposób. Przecież sama konferencja nie przyniesie spodziewanych rezultatów bez prawidłowych działań z zakresu team building. Warto więc zastanowić się, co może być atrakcją dla osób biorących udział w konferencji. Dobrym pomysłem jest choćby zaplanowanie jakieś ciekawej wycieczki. Jeżeli jednak dana grupa osób entuzjastycznie reaguje na nowe wyzwania, można zdecydować się na coś wymagającego większego zaangażowania: sporty wodne, jadę konną, kulig, naukę wspinaczki bądź zjazdy na linie. Jeśli jednak zdecydujemy się na aktywności na świeżym powietrzu, warto wcześniej sprawdzić, jaka jest długoterminowa prognoza pogody, aby nie zepsuła nam ona potem zabawy.
Ciekawym rozwiązaniem będzie też wynajęcie przewodnika i zdecydowanie się na nocny wypad na zwiedzanie miasta. Będzie to stanowiło na pewno ciekawy punkt programu, a poza tym pozwoli rozładować napięcie. Poza tym sam hotel może nam wiele zaoferować. Często istnieje możliwość organizacji bankietu czy wytwornej kolacji. Będzie to doskonałe podsumowanie udanej konferencji.
