Rewolucja w stażu urlopowym od 1 maja 2026 roku
Dzięki najnowszej nowelizacji przepisów, pracownicy zyskali 24 miesiące na udokumentowanie swojej przeszłej aktywności zawodowej u obecnego pracodawcy. Złożenie odpowiednich zaświadczeń czy umów z lat ubiegłych do działu HR często skutkuje natychmiastowym przekroczeniem progu 10 lat ogólnego stażu pracy. W myśl polskich przepisów, pracownikowi z takim stażem przysługuje już nie 20, a 26 dni urlopu wypoczynkowego rocznie. Zjawisko to staje się powszechne właśnie teraz, gdy osoby zatrudnione w sektorze prywatnym mogą wreszcie legalnie powiększać swój staż o lata przepracowane poza tradycyjnym etatem.
Nabycie prawa do 26 dni urlopu w trakcie roku
Zgodnie z art. 158 Kodeksu pracy, pracownikowi, który wykorzystał urlop za dany rok kalendarzowy, a następnie w ciągu tego samego roku uzyskał prawo do urlopu w wyższym wymiarze, przysługuje urlop uzupełniający. Wymiar tego urlopu to różnica między podwyższonym a dotychczasowym limitem, czyli 6 dni.
Co niezwykle istotne, przekroczenie 10-letniego stażu – niezależnie od tego, czy nastąpi w maju, lipcu czy listopadzie – daje prawo do pełnej rocznej puli 26 dni (przy założeniu zatrudnienia u danego pracodawcy do końca roku). Nie przelicza się tych 6 dodatkowych dni proporcjonalnie do pozostałych miesięcy kalendarzowych.
Jak zaktualizować ewidencję czasu pracy krok po kroku?
Działy HR muszą być przygotowane na sprawną obsługę tych wniosków. Proces aktualizacji ewidencji powinien wyglądać następująco:
-
Weryfikacja dokumentacji: Dokładne sprawdzenie dostarczonych umów zlecenia, zaświadczeń z ZUS lub CEIDG (w przypadku działalności gospodarczej). Kluczowe jest upewnienie się, że nowe okresy nie pokrywają się z dotychczasowym zatrudnieniem na etacie. Nakładające się na siebie okresy wliczane są do stażu pracy tylko raz.
-
Przeliczenie stażu: Wprowadzenie nowych danych do systemu kadrowo-płacowego z datą dostarczenia i weryfikacji dokumentów przez pracownika.
-
Korekta limitu urlopowego: Zmiana rocznego wymiaru urlopu z 20 na 26 dni w ewidencji czasu pracy. Odblokowana pula pozwala pracownikowi niemal od razu zaplanować dłuższy wypoczynek.
Wyliczenie ekwiwalentu za urlop po majowych zmianach
Sytuacja wymaga większej uwagi, gdy pracownik, który niedawno udokumentował wyższy staż pracy, rozwiązuje umowę w trakcie trwania roku kalendarzowego. Niewykorzystany urlop musi zostać zrekompensowany w formie ekwiwalentu pieniężnego.
Wyliczenie urlopu opiera się wówczas na proporcjonalności do okresu zatrudnienia, ale już przy uwzględnieniu nowej bazy.
Przykład obliczeniowy:
Załóżmy, że pracownik rozwiązuje umowę 31 sierpnia 2026 r., a w czerwcu udokumentował staż powyżej 10 lat. Należy wyliczyć wymiar urlopu na podstawie nowej, wyższej puli z wykorzystaniem poniższego wzoru:
$26 \text{ dni} \times \frac{8}{12} = 17,33 \text{ dni}$
Zgodnie z zasadami, niepełny dzień zaokrągla się w górę, co daje pełne 18 dni urlopu za dany rok. Od tej wartości odejmujemy dni urlopu już wykorzystane w naturze. Pozostałą liczbę dni mnożymy przez dzienną stawkę ekwiwalentu (obliczoną na podstawie tegorocznego współczynnika urlopowego).
Nowe terminy wypłaty ekwiwalentu (obowiązujące od 27 stycznia 2026 r.)
Przy rozliczaniu rozstającego się z firmą pracownika nie można zapomnieć o nowościach ze stycznia tego roku, które wreszcie uporządkowały kwestię terminów. Ekwiwalent za niewykorzystany urlop musi zostać wypłacony:
-
Dokładnie w dacie wypłaty ostatniego wynagrodzenia za pracę ustalonym w danej firmie, ALBO
-
W terminie do 10 dni od daty ustania stosunku pracy (w sytuacji, gdy termin wypłaty wynagrodzenia przypada jeszcze przed końcem trwania umowy).
