Tradycyjna forma przechowywania dokumentacji medycznej stanowi duże wyzwanie dla placówek medycznych. Wymaga bowiem odpowiedniej i bezpiecznej powierzchni magazynowania dokumentacji, aby nie doprowadzić do utraty kluczowych dla funkcjonowania podmiotów medycznych informacji. W wyniku rozporządzenia zobowiązującego placówki medyczne do elektronicznego zarządzania dokumentacją medyczną uruchomiony został proces wdrożeń EDM.
Wybór odpowiedniego dostawcy oprogramowania
Przy wyborze oprogramowania do zarządzania Elektroniczną Dokumentacją Medyczną (EDM) kluczowym etapem jest określenie zakresu informatyzacji placówki. Oferta rozwiązań systemowych na rynku IT jest dosyć szeroka i jeśli placówka medyczna posiada doświadczonych pracowników IT, to dobór odpowiedniego oprogramowania nie będzie utrudnieniem. Niemniej jednak firmy oferujące oprogramowanie do elektronicznego zarządzania dokumentacją podczas analizy przedwdrożeniowej doradzą, które obszary warto zinformatyzować, przeprowadzą wdrożenie oraz zaoferują profesjonalną obsługę serwisową po zakończonym wdrożeniu.
Przy wyborze kompetentnej firmy należy określić zakres planowanej współpracy w ramach wdrożenia oraz przeprowadzić analizę przedwdrożeniową
Analiza przedwdrożeniowa
Poznanie kluczowych procesów zachodzących w placówce medycznej jest ważnym elementem analizy przedwdrożeniowej. Na tym etapie oceniany jest stan wyposażenia technicznego, na który składa się sprzęt oraz oprogramowanie. Wdrożenie nowego systemu informatycznego powinno zapewnić bezpieczne przechowywanie i używalność dokumentacji medycznej. Analiza przedwdrożeniowa to także czas na zweryfikowanie dotychczasowych metod przechowywania oraz obiegu dokumentacji medycznej. Na podstawie wszystkich informacji następuje indywidualne dopasowanie odpowiedniego oprogramowania dla danej placówki medycznej.
Bezpieczeństwo danych medycznych
Oprogramowanie do zarządzania dokumentacją medyczną zawierającą newralgiczne informacje dotyczące danych medycznych pacjenta musi spełniać wytyczne GIODO (Generalny Inspektor Danych Osobowych) w zakresie administrowania danymi i zabezpieczenia danych osobowych pacjentów.
Dlaczego warto wdrożyć EDM
Szybki dostęp do informacji medycznej
Elektroniczna Dokumentacja Medyczna pozwoli na szybkie wyszukanie dokumentów oraz bezproblemowy dostęp do historii choroby pacjenta w dowolnym momencie, bez konieczności przeglądania dokumentów w pomieszczeniu archiwum. Elektroniczna dokumentacja umożliwia szybki przepływ informacji na temat historii choroby pacjenta pomiędzy lekarzami.
Bezpieczeństwo przechowywanych informacji
Dokumentacja medyczna przechowywana w wersji elektronicznej gwarantuje bezpieczeństwo danych zawartych w systemie. System wyposażony jest w szereg zabezpieczeń nałożonych zarówno na użytkowników, jak i na przechowywane dokumenty. Podgląd zmian i definiowanie uprawnień pozwalają wykluczyć sytuację, że dokumenty dostaną się w „niepowołane ręce”. Elektroniczna Dokumentacja Medyczna zapewnia poufność przetwarzanych danych.
Ograniczenie wydatków na papierową archiwizację
Eliminacja dokumentacji papierowej i większa przestrzeń do wykorzystania w innym celu niż przechowywanie dokumentacji w wersji papierowej.
W służbie zdrowia wyróżniamy dwie części obiegu dokumentów. Pierwsza z nich to część biała, obejmująca elektroniczną dokumentację medyczną pacjenta. Z kolei w części szarej odbywa się obieg dokumentów administracyjnych i księgowych.
W przypadku wdrożeń dotyczących elektronicznego zarządzania dokumentacją jest możliwość zintegrowania obu części.
