Urzędnicy działać jednak muszą w zgodzie z wytycznymi Rady Języka Polskiego, która ustala zalecenia i opiniuje kłopotliwe dla urzędów wnioski. Według obowiązujących zasad określonych przez Radę jako „Zalecenia dla urzędów stanu cywilnego dotyczące nadawania imion dzieciom osób obywatelstwa polskiego i narodowości polskiej”, kierownicy Urzędu Stanu Cywilnego mają obowiązek oceny nadawanych przez rodziców imion. Jeśli imię nie spełnia ustanowionych warunków – rodzice mogą spotkać się ze stanowczą odmową przyjęcia ich oświadczenia. Stanie się tak, kiedy wybrane imię zostanie zinterpretowane jako ośmieszające, nieprzyzwoite, zadeklarowane w formie zdrobnienia lub niepozwalające odróżnić płci dziecka.
Nie wolno nadać dziecku więcej, niż dwóch imion - muszą być one adekwatne do płci i pisane osobno, bez łącznika.
Przede wszystkim zaleca się wybieranie imion w postaci przyswojonej przez język polski. Oznacza to więc, że rodzice nie mogą dziecku nadać imienia o obcojęzycznym brzmieniu, jeśli posiada ono rodzimy odpowiednik. I tak – wpisane we wniosku imię Ann powinno być zastąpione polską Anna, John – Janem, a Victor – Wiktorem. W odróżnieniu od ustawodawstwa amerykańskiego – polscy biurokraci w oparciu o zalecenia Rady Języka Polskiego nie zatwierdzą imienia pochodzącego od nazw pospolitych, w związku z czym, próżno szukać wśród rodaków osób noszących imię Ameryka, Dakota czy Alaska. Adekwatnie – wielbiciel serwisów społecznościowych nie może nazwać swojego dziecka Facebook, a polski fan komiksów Batmanem będzie mógł syna przywoływać jedynie na stopie nieformalnej.
Ponadto, wszystkie imiona nadawane obywatelom Rzeczypospolitej powinny uwzględniać zasady gramatyczne i ortograficzne obowiązujące w języku polskim. Oznacza to, że fantazja rodziców ograniczona jest niejako słownikiem poprawnej pisowni i Jakub nie może być „Jakóbem”, a Katarzyna – „Katażyną” W związku z tym, że we współczesnym alfabecie polskim nie występuje „x” - imiona zawierające tę literę zapisujemy stosując „ks” ( np. Aleksandra, Aleks, a nie Alexandra, Alex). Analogicznie - „w” wypiera „v” (Wioleta a nie Violeta), „ia” czy „ie” zastępuje „yja” i „yje” (Gabriel, a nie Gabryjel), zamiast „c” należy postawić „k” w przypadku imion pochodzenia łacińskiego (Klaudia, a nie Claudia, Klemens zamiast Clemensa). W połączeniu spółgłosek zamiast „-i-” należy napisać „-j-” (np. nie Raimund, ale Rajmund). Wyjątkiem jest imię Aida, które zapisujemy przez „-i-”. Dodatkowo, imię nie powinno poddawać w wątpliwość, czy dziecko jest dziewczynką, czy chłopcem. Oznacza to niemożność wpisania do rejestru imienia Carol, zwłaszcza, kiedy nazwisko dziecka nie podlega odmianie przez rodzaje (np. Nowak, Kozak czy Czajka). I tak – Carol Czajka uznany nie będzie – trudno bowiem na podstawie zarówno imienia jak i nazwiska wskazać jednoznacznie płeć dziecka. Wyjątkiem są imiona „Maria” i „Miriam”, które można nadać dzieciom niezależnie od ich płci.
Przyjęło się, że dziewczynkom powinno się nadawać imiona zakończone na „a” (Adela, Joanna, Zuzanna), a chłopcom na dowolną spółgłoskę (Piotr, Paweł, Zenon) lub samogłoski: „i”, „y” oraz „o” ( Antoni, Walery, Mieszko). W tradycji kulturowej są jednak zakorzenione imiona kobiece, które nie kończą się samogłoską „a”, takie jak: Beatrycze, Noemi, Rut – chęć ich nadania dziewczynce nie może wg wytycznych Rady Języka Polskiego spotkać się z odmową urzędnika.
Kolejna zasada określa zapis imienia – nie może przybierać on formy archaicznej, która wyszła już z użycia. Wyjątkiem jest w tym przypadku rodzinna tradycja i chęć jej podtrzymania. Przez wzgląd na tradycję możliwy jest też zapis imienia z podwojonymi spółgłoskami (np. Izabella, Wioletta), czy imion będących obocznymi formami słowotwórczymi (Bazyl obok Bazyli, Konstanty obok Konstantyn).
Nie można jednak nadawać imion w formie zdrobnień (Kasia, Ania, Jaś). Wyjątek stanowią imiona pierwotnie pełniące funkcję zdrobnień, ale współcześnie istniejące jako formy samodzielne (mp. Lena, Rita). Przy nadawaniu nowych, a raczej „nowoczesnych” imion zaleca się, żeby ich zapis nie odbiegał od oryginalnej pisowni (np. Jessica, a nie Dżeskika, czy Dustin, a nie Dastin). Przede wszystkim, przy wyborze imienia powinno się bezwzględnie unikać nazw i przydomków wulgarnych i budzących negatywne skojarzenia ( np. Lucyfer czy Kurtyzana).
W przypadku, gdy rodzice małego człowieka nie mogą dojść do porozumienia w kwestii wyboru imienia, na ich wniosek może to zrobić sąd opiekuńczy. Dodatkowo rodzice (wymagany jest udział obydwojga) mają prawo jednokrotnie zmienić imię pociechy, ale tylko w ciągu 6 miesięcy od daty sporządzenia aktu urodzenia.
