System hotelowy można także nazwać zestawem programów, które bezpośrednio odnoszą się do pracy recepcji hotelu oraz pracy działu sprzedaży i marketingu. Zarządzanie przychodami, zarządzanie rezerwacjami, zarządzanie pokojami, zarządzanie ceną, check-in & out, zarządzanie rachunkami to tylko nieliczne funkcje systemu hotelowego.
Obraz 1. Schemat typowego systemy hotelowego (PMS)
(duży obraz: kliknij)
PMS zbiera ogromną ilość danych, które mogą być wykorzystane do poprawy wyników operacyjnych, taktycznych i po odpowiednim przeanalizowaniu pomagają w podejmowaniu strategicznych decyzji. Istnieje wiele dostawców PMS dostępnych na rynku, które zapewniają różne rozwiązania i funkcjonalności. Większość oprogramowania PMS, 70%, są dostępne w systemie operacyjnym Windows i / lub na stronie internetowej (online).
Dobry PMS to przede wszystkim wielofunkcjonalność systemu oraz możliwość integracji danych z innymi programami (za pomocą interfejsów). Daje to możliwość tworzenia większego obrazu działania hoteli. Systemy hotelowe z wyższej półki potrafią komunikować z systemami PBX (centrale telefoniczne), systemami kontroli dostępu (zamki hotelowe), programami finansowo-księgowymi, telewizją hotelową (PAY TV i interaktywną), systemami/programami do zarządzania ceną (Yield Management) oraz systemami bms (inteligentny budynek).
Obraz 2. Komunikacja systemu hotelowego (PMS) z innymi zewnętrznymi systemami
(duży obraz: kliknij)
WYBIERZ SYSTEM ODPOWIEDNI DLA CIEBIE
Decydując się na pierwszą inwestycję hotelową inwestorzy często pochopnie wybierają system hotelowy co skutkuje jego zmianą w przeciągu kilku lat od przyjęcia pierwszych gości. Właściciele nowego hotelu otrzymują stos ofert dotyczących PMSów jednak tylko kilku dostawców oferuje solidne rozwiązania wspomagające zarządzanie obiektem hotelowym na wysokim poziomie. Przyszli hotelarze na etapie pierwszej inwestycji często nie rozumieją możliwości dobrego systemu hotelowego dlatego przy wyborze PMSu kierują się ceną. W rezultacie są skazani na system hotelowy, który nie daje wiele możliwości.
Na co zwrócić uwagę przy wyborze systemu PMS?
OCENA...
Ocecie cechy i funkcje oczekiwanego systemu hotelowego rozróżniając funkcje wymagane i opcjonalne. Dokładnie weź pod uwagę managerów jako użytkowników systemu oraz określ potrzeby innych powiązanych "stron" ( recepcja, zarząd, dział sprzedaży, dział rezerwacji, służba pięter, dział f&b itp.).
INTUICJA I PROSTOTA...
Pamiętaj, że system hotelowy powinien być intuicyjny i przyjazny dla użytkownika. Łatwa nawigacja przyspieszy pracę i zaoszczędzi czas.
AUTOMATYZACJA...
Wybierz rozwiązania, które wspierają automatyzacje procesów zapobiegając manualnej pracy. Przykład: rezerwacje online ze strony www hotelu oraz kanałów IDS "wpadające" do systemy bez udziału recepcjonisty.
REFERENCJE...
Sprawdź referencje i zapytaj jakie problemy lub niezastąpione funkcje wiążą się z zakupem danego oprogramowania hotelowego.
RAPORTOWANIE...
Możliwość generowania raportów związanych z najważniejszym obszarem hotelu daje możliwość reagowania na wszystkie zmieniające się warunki w hotelu. Odpowiednia analiza pomoże zdobyć przewagę rynkową.
Upewnijcie się, że firma dostarczająca oprogramowanie dostarczy Państwu raporty dokładnie takie jakie potrzebujecie (prócz podstawowych raportów dostarczanych z PMS).
Upewnijcie się, że będą mieli Państwo dostęp do wszelkich niezbędnych informacji historycznych, które pomogą zaplanować przyszłe działania sprzedażowe i marketingowe.
KOMUNIKACJA I INTERFEJSY...
Na etapie projektu wybierz system pms, który będzie komunikował z zewnętrznymi systemami typu: centrala telefoniczna czy zamki hotelowe. Bardzo ważne jest aby obciążenia z tytuły rozmów telefonicznych czy zamówień w restauracji bezpośrednio "spadały" na rachunek/folio gościa,
ROZWÓJ OPROGRAMOWANIA...
Zapytajcie jak często firma dostarcza nowe wersje programu i aktualizacje. Ważne aby system był stale rozwijany. "Pudełkowa" wersja programu oraz brak aktualizacji z pewnością przyczynia się po czasie do braku funkcjonalności takiego systemu.
SZKOLENIA I SERWIS...
Upewnijcie się, że pracownicy: recepcji i managerowie zostaną odpowiednio przeszkoleni oraz czy będą mieli Państwo dostęp do pomocy technicznej. Ważne jest aby mieć pewność, że serwis supportowy zareaguje w odpowiednim momencie na problemy pojawiające się o każdej porze: przy audycie nocnych, jak i w normalnych godzinach pracy.
PLANOWANE INWESTYCJE...
Upewnijcie się, czy w sytuacji rozwoju Państwa inwestycji hotelowych ( rozbudowa obiektu hotelowego o pokoje, sale konferencyjne, sale restauracyjne a nawet tworzenie własnej sieci hoteli) producent jest w stanie zapewnić dodatkowe funkcje eliminując przy tym konieczność wymiany systemu lub przekwalifikowania pracowników. W przyszłości spowoduje to ogromne oszczędności czasu i pieniędzy.
CZAS REALIZACJI...
Zapytajcie o czas instalacji, wdrożenia i szkolenia pracowników. Firmy obiecujące wdrożenie systemu hotelowego w 3 dni to firmy, które nierozsądnie podchodzą do Państwa inwestycji. Termin wdrożenia dobrego systemu hotelowego i szkolenie pracowników (różnych działów) to minimum 3 tygodnie. Czas realizacji uzależniony jest od wybranej wersji systemu, jego funkcjonalności i wybranych interfejsów do systemów zewnętrznych.
Teraz wiecie, jakie są wasze wymagania i na co zwrócić uwagę przy wyborze systemu do zarządzania Państwa obiektem hotelowym. Kolejny krok to dowiedzieć się, które produkty mogą spełnić te wymogi w ramach budżetu.
SYSTEM HOTELOWY I PRZEWIDZIANY BUDŻET
Niestety niski budżet spowoduje, że lista potencjalnych dostawców oprogramowania zawęzi się do kilku pozycji. Aby określić koszty związane z instalacją i wdrożeniem systemu hotelowego muszą Państwo wziąć pod uwagę:
- koszty licencji,- koszty dodatkowych funkcjonalności i "kastomizacja" celem dostosowania systemu do Państwa potrzeb
- koszty interfejsów - połączenia PMS hotelowego z zewnętrznymi systemami typu centrala telefoniczna, zamki hotelowe, programy do zarządzania rezerwacją czy ceną,
- koszty wdrożenia,- koszty szkoleń pracowników,
- koszty serwisu oprogramowania i utrzymania serwera,
- koszty wymaganego sprzętu i infrastruktury informatycznej.
Zarządzanie nawet niewielkim obiektem noclegowym można usprawnić, decydując się na program hotelowy. Otwierasz hostel, pensjonat lub hotel i zastanawiasz się, na co zwrócić uwagę, wybierając takie oprogramowanie? Poznaj kilka praktycznych wskazówek.
